Skip to main content
ProductivityQuản lý công việc

Các cách áp dụng phương pháp Eisenhower vào trong cuộc sống

By February 14, 2021August 7th, 2021No Comments

Intro

Một trong những điều mình thấy nuối tiếc nhất sau 4 năm đại học đó là mình chưa xây dựng được một hệ thống quản lý công việc thật chỉn chu.

Các công việc đến từ trường lớp (đặc biệt là các môn học nhóm cần thuyết trình), công việc từ câu lạc bộ, việc làm thêm, thi thố, chồng chéo lên nhau khiến mình hay bị quên, hoặc làm những công việc không quan trọng trước.

Thành ra, mình rất hay gặp tình trạng đến deadline mà những việc quan trọng vẫn chưa làm xong, và những kế hoạch cá nhân thì lại chưa đụng vào được.

Mãi sau này khi mình đi làm, mình mới bắt đầu biết đến các phương pháp quản lý công việc. Một trong những phương pháp đầu tiên mình thử trải nghiệm đó là Eisenhower.

Phương pháp Eisenhower là gì?

Eisenhower là phương pháp quản lý công việc dựa trên sự quan trọng và tính cấp thiết. Phương pháp này được đại tướng Eisenhower, người có nhiều đóng góp to lớn vào sự thành công của quân đội Mỹ, tạo ra và áp dụng trong cuộc sống hằng ngày của chính ông.

Trong bài blog lần này, mình sẽ chia sẻ về cách mình áp dụng phương pháp Eisenhower này vào trong cuộc sống, với sự hỗ trợ của công nghệ.

Để có thể hiểu được trọn vẹn nội dung bài blog này, bạn nên tham khảo cơ chế hoạt động của phương pháp Eisenhower mà mình đã giải thích trong bài blog post lần trước. Dưới đây là hai cách chúng ta có thể áp dụng phương pháp Eisenhower vào trong cuộc sống, dưới góc độ công nghệ:

  1. Thông qua một ứng dụng chuyên biệt
  2. Thông qua các ứng dụng todo list

Cách áp dụng Eisenhower bằng ứng dụng chuyên biệt

Khi cần giải quyết một vấn đề gì đó, mình vẫn luôn ưu tiên lựa chọn một công cụ được thiết kế chuyên biệt để làm việc đó (ví dụ: mình sẽ lựa chọn phần mềm quản lý mật khẩu chuyên biệt thay vì sử dụng phần mềm của trình duyệt). Và đối với phương pháp Eisenhower cũng vậy. Việc đầu tiên khi biết tới phương pháp này là mình nhanh chóng lên App Store kiếm một app được thiết kế dành riêng cho nó.

Trên Android: Ike Todo list

Khi mình còn sử dụng máy Android, mình rất thích ứng dụng có tên Ike. Đây là ứng dụng được thiết kế mô phỏng ma trận Eisenhower mà mình có giới thiệu ở phần trước. So với các ứng dụng dựa theo phương pháp này thì mình thấy Ike có độ hoàn thiện cao nhất, và giá cả hợp lý nhất (44.000đ cho phiên bản Pro, trả một lần).

Do không còn sử dụng máy Android nữa nên mình không thể review cho các bạn ứng dụng này một cách cụ thể.

Như bạn có thể thấy, màn hình chính của Ike sẽ chia sẵn làm 4 mảng màu tương ứng với 4 nhóm công việc mà chúng ta cần phân loại:

  • Góc trên bên trái: Quan trọng và cấp thiết
  • Góc trên bên phải: Quan trọng, không cấp thiết
  • Góc dưới bên trái: Không quan trọng, cấp thiết
  • Góc dưới bên phải: Không quan trọng, không cấp thiết

Để tạo một công việc mới, bạn chỉ cần nhấn và thả dấu (+) ở chính giữa vào một trong bốn ô màu, và bắt đầu nhập tên công việc, cùng với thời hạn (due date), nhắc nhở (reminder), ghi chú (notes).

Bên cạnh đó, Ike hỗ trợ bạn chia danh sách công việc theo từng nhóm (trong Ike gọi là List) để bạn dễ dàng quản lý hơn. Ví dụ, bạn có thể có một nhóm gọi là “Home”, “Work”, hay “School” và với mỗi nhóm bạn sẽ nhập những loại công việc khác nhau.

Bạn có thể tải miễn phí Ike trên Google Play Store tại đây.

Trên iOS

Rất tiếc là trên iOS không có ứng dụng nào đạt tới mức độ hoàn thiện như Ike cả. Mình đã thử một số app thì hoặc là app sẽ có nhiều tính năng nhưng rất khó sử dụng (hoặc rất xấu…), hoặc là app sẽ rất dễ dùng nhưng cực kì đơn giản.

Hài lòng nhất trên iOS có lẽ là ứng dụng Tasks. Ứng dụng này có cách thiết kế gần giống Ike nhất, và theo mình đánh giá là hoàn thiện nhất ở trên iOS.

Tuy số lượng tính năng không nhiều, nhưng Task sẽ cho phép mình làm được những thứ cần thiết nhất của phương pháp Eisenhower:

  • Tạo công việc dựa theo từng nhóm
  • Đặt reminder vào ngày, giờ cụ thể
  • Tạo checklist để chia nhỏ công việc hơn

Sở dĩ mình thích Tasks là bởi vì ứng dụng này được thiết kế đơn giản, dễ hiểu, thân thiện, và đặc biệt là không có quảng cáo và cũng chẳng mất phí. Có vẻ như nhà phát triển (tarento.com) đã dành thời gian và công sức để chuyển sang xây dựng một phần mềm dành cho doanh nghiệp rồi, nên cũng chẳng còn lo lắng về chuyện kiếm tiền từ app này nữa.

Bạn có thể tải Task trên App Store tại đây.

Cách áp dụng Eisenhower bằng phần mềm todo list

Tuy rằng mình luôn thích sử dụng một phần mềm chuyên biệt để giải quyết một vấn đề cụ thể, nhưng với phương pháp Eisenhower nói riêng cũng như những phương pháp quản lý công việc nói chung, mình luôn thích sử dụng các phần mềm todo list hơn. Lý do là vì các phần mềm này có thể sử dụng được ở trên cả laptop và điện thoại, và tính tuỳ biến cao hơn rất nhiều – mình không bị giới hạn bởi phương pháp Eisenhower mà có thể sử dụng chúng cho nhiều phương pháp khác mà mình sẽ giới thiệu ở phần sau.

Vì đa số các phần mềm todo list trên thị trường đều có thiết kế và cách sử dụng khá giống nhau, nên mình sẽ chỉ lấy ví dụ ở một phần mềm todo list thôi nhé.

Phần mềm todo list là gì?

Với các bạn chưa biết thì phần mềm todo list là phần mềm được sinh ra để bạn ghi chú và sắp xếp toàn bộ công việc bạn muốn làm.

Các phần mềm như Ike hay Tasks về bản chất cũng là các todo list, tuy nhiên mình không tính vào phần này bởi đó là các todo list chuyên biệt, với tính năng và thiết kế chuyên biệt. Còn các phần mềm todo list mà mình đang nói tới ở phần này là những phần mềm phổ thông hơn.

Phần mềm mình sẽ sử dụng để áp dụng phương pháp Eisenhower là Tick Tick. Mặc dù trước đây mình là fan trung thành của Things 3, mình nhận thấy đây là phần mềm đặc thù cho hệ sinh thái Apple, và có giá khá chát so với mức thu nhập ở thị trường Việt Nam.

Các phần mềm todo list tiếng tăm trên thị trường.

Trong khi đó, bạn có thể tải và sử dụng các tính năng lớn của Tick Tick miễn phí, và chỉ cần trả một khoản tiền khá nhỏ để sử dụng những tính năng nâng cao mỗi năm. Ngoài ra, Tick Tick cũng có mặt trên nhiều nền tảng khác nhau (iOS, macOS, Android, Windows, Web) nên mình nghĩ rằng sẽ có nhiều người có thể bắt đầu sử dụng được.

Bạn có thể tải Tick Tick trực tiếp từ link này.
(đây là link affiliate, nếu bạn đăng ký sử dụng và trả tiền, mình sẽ nhận được một khoản tiền nho nhỏ. Mình hi vọng bạn sẽ sử dụng link này để ủng hộ cho tuanmon.com nhé!)

Cách ứng dụng phương pháp Eisenhower bằng Tick Tick

Để áp dụng được phương pháp Eisenhower, dù sử dụng công cụ nào, chúng ta cũng cần chia được công việc ra theo đúng 4 nhóm. Dưới đây là hai cách để chúng ta có thể làm được điều đó ở trong Tick Tick.

Cách thứ nhất: sử dụng tính năng “Tags”

“Tags” là tính năng có mặt trên tất cả todo list, giúp chúng ta phân loại các công việc ra theo từng nhóm được quy định. Nó giống như việc bạn dán nhãn vở để quy định vở nào dùng cho môn học nào vậy.

Bước đầu tiên để sử dụng Tags trong Tick Tick đó là… tạo Tags. Bạn vào phần Tags, chọn Add Tags và sau đó điền thông tin của Tags.

Chúng ta có tổng cộng là 4 nhóm công việc, nhưng thực chất chỉ cần tạo 3 Tags ở trong Tick Tick là đủ:

  • 🚩 Urgent (để lá cờ màu đỏ cho nghiêm trọng)
  • ☀️ Important (mình hay để mặt trời vì mình hay làm công việc quan trọng nhất vào buổi sáng)
  • 🌙 Later (mình để mặt trăng vì các công việc này không quá quan trọng – đa phần là giải trí, làm cuối ngày được)

Với công việc thuộc nhóm 1, chúng ta sẽ gán nhãn 🚩Urgent và ☀️Important, nhóm 2 là ☀️Important, nhóm 3 là 🚩Urgent, còn nhóm 4 là 🌙Later

Sau khi tạo xong các Tags, chúng ta có thể gán 1 hay nhiều tags cho cùng 1 công việc bằng cách thêm ký tự “#” vào cuối tên của công việc, sau đó gõ tên Tags. Muốn gán nhiều tags thì gõ # + tên Tags nhiều lần.

Mình hay gán Tags ngay khi mình tạo một công việc mới trong Tick Tick, để công việc đó được tự động “rơi” vào đúng nhóm quy định luôn, thành ra khá khó để quên một công việc nào đó.

Mình hay sử dụng tính năng Quick Capture để thêm nhanh một công việc cần làm. Kết hợp với dùng Tags ngay tại thời điểm này, thì gần như list của mình lúc nào trông cũng gọn gàng.

Tính năng Quick Capture rất tiện. Khi làm việc gì đó mà mình chợt nhớ ra cần làm gì khác, thì mình dùng Quick Capture để không bị mất thời gian quá nhiều trong việc note lại.

Sau khi hoàn thành bước đầu tiên, về cơ bản chúng ta đã có một cái nhìn khá rõ ràng về những gì quan trọng nhất cần phải làm rồi.

Nếu như list của bạn còn hơi hỗn độn, thì bước tiếp theo chính là sử dụng tính năng “Sort” để nhóm các công việc thuộc cùng một Tag vào với nhau.

Bạn nhấn vào biểu tượng có dấu mũi tên đi xuống kèm 3 dấu chấm than ở góc trên, bên phải, sau đó chọn “By Tag” để nhóm công việc theo các Tags chúng ta vừa tạo, và, voila!

Phương pháp này có ưu điểm, nhược điểm gì?
a. Ưu điểm

  • Cài đặt nhanh chóng, không phức tạp
  • List lúc nào cũng gọn gàng, dễ nhìn
  • Tính tuỳ biến rất cao, có thể tạo thêm nhiều Tags nếu cần
  • Miễn phí để cài đặt

b. Nhược điểm

  • Với các công việc “Urgent”, mình sẽ phải làm một bước nữa là thêm deadline cho công việc này (cấp thiết mà!). Hơi phiền một chút.
  • Không thể vừa nhóm các công việc theo Tags, và theo thời gian được. Mình rất muốn xem trong Tags “Urgent” thì cái nào “Urgent” hơn, phải làm trước. Phương pháp này không giúp giải quyết điều đó.
  • Không thể tách riêng các công việc thuộc nhóm “Urgent and Important” ra được. Như bạn xem ảnh, chúng ta sẽ chỉ có 3 nhóm Tags mà thôi, và “Urgent and Important” bị gộp vào trong “Urgent” rồi. Đây là điểm hạn chế của Tick Tick.

Để giải quyết các hạn chế này, bạn có thể tham khảo tính năng Smart List ở phần Nâng Cao: Sử dụng tính năng Smart List ở cuối bài viết.

Cách thứ hai: Sử dụng một Tag + Due Date/Time

Nếu như cách ở trên chúng ta phải tạo tới 3 Tags, thì với cách này chúng ta chỉ cần tạo 1 tag là “☀️Important” mà thôi. Thay vào 3 Tags còn lại sẽ là Due Date hoặc là Due Time (ngày/thời gian công việc cần làm xong a.k.a deadline).

Phần cài đặt due date/due time của Tick Tick

Ở đây, Due Date hoặc Due Time có thể được hiểu là hạn của công việc. Một công việc có hạn tức là có sự cấp thiết (Urgent) nhất định.

Như vậy với combo Tag + Due Date, chúng ta cũng có thể tạo ra 4 nhóm ứng với 4 nhóm trong Eisenhower:

  • Công việc nào có tag “☀️Important” và có Due Date tức là vừa quan trọng, vừa cấp thiết. Nên làm luôn.
  • Công việc nào có tag “☀️Important” nhưng không có Due Date tức là quan trọng, không cấp thiết. Nên lên kế hoạch.
  • Công việc nào chỉ có Due Date tức là cấp thiết, nhưng không quan trọng. Nên giao phó cho người khác, hoặc tự động hoá, hoặc giảm thiểu nguồn lực cần đầu tư.
  • Công việc nào không có cả hai tức là không quan trọng mà cũng chẳng cấp thiết. Có thể để sau.

Để sắp xếp công việc, chúng ta lại sử dụng tính năng Sort như mình giới thiệu ở phần trước. Nhưng thay vì sắp xếp theo Tags, bây giờ chúng ta sẽ sắp xếp theo thời gian (Sort by Time)

Các công việc được sắp xếp theo trình tự thời gian từ gần nhất đến xa nhất so với thời điểm hiện tại.

Khi sắp xếp theo thời gian, Tick Tick sẽ tự động đưa những công việc có thời gian sớm hơn lên trước, bất kể Tag của nó là gì. Nghĩa là, danh sách công việc của chúng ta được sắp xếp dưới dạng: công việc cấp thiết nhất ở đầu, ít cấp thiết hơn ở sau, không cấp thiết (không có Due Date/Due Time) ở cuối.

Sau khi có một danh sách như vậy, chúng ta sẽ bắt đầu nhìn vào Tag. Chúng ta sẽ bắt đầu xử lý các công việc có Tag “☀️Important” trước vì chúng vừa cấp thiết vừa quan trọng.

Như trong ví dụ của mình, có 3 công việc có Tag ☀️Important là mang laptop đi thay pin, Viết blogTìm hiểu về Stoicism.

Nếu đúng theo quy tắc, mang laptop đi thay pin cần phải làm ngay trong sáng nay vì các cửa hàng sắp đóng cửa nghỉ Tết, sau đó là Viết blog – cần xong lúc 20:00 – vì chúng vừa quan trọng vừa cấp thiết. Tuy nhiên, ở giữa hai công việc này là Mua đồ Tết cho mẹ cần phải làm lúc 10:00 sáng (tuy không quan trọng lắm vì nó không có giá trị lâu dài nhưng lại cấp thiết vì… Tết mà :)). Vậy, mình cần phải làm gì?

Nếu như mang laptop đi thay pin xong sớm, mình sẽ dành thời gian để viết blog luôn trước khi phải đi mua đồ Tết cho mẹ. Nếu không xong kịp, mình sẽ nhắn cho em mình – hôm nay đang đi chơi – tiện đường mua mấy thứ mẹ đang cần. Vậy là tiện cho cả hai: mình vừa viết được blog, mà mẹ vừa có đồ Tết.

Trên thực tế, việc giao phó hoặc thoái thác các công việc trong nhóm “Cấp thiết, không quan trọng” không dễ dàng đến vậy. Nhưng ít nhất, khi có một danh sách công việc rõ ràng đến từng giờ như vậy, mình sẽ có thể sắp xếp và (tốt hơn là) tận dụng thời gian của mình. Chẳng hạn như nếu mình không biết có một việc là Mua đồ Tết cho mẹ xen giữa hai công việc cấp thiết và quan trọng, có thể mình sẽ để mai mới làm. Mà có thể mai em mình sẽ không đi chơi và mình bắt buộc phải tự đi mua =))

Phương pháp này có ưu điểm, nhược điểm gì?
a. Ưu điểm

  • Cài đặt rất dễ dàng, nhanh chóng. Thay vì phải tạo tới 3 Tags, bây giờ mình chỉ cần tạo 1. (tốt hơn cách 1)
  • Có cái nhìn chính xác về thứ tự công việc cần làm trong một khoảng thời gian (tốt hơn cách 1)

b. Nhược điểm

  • Không phân chia rõ ràng các thư mục. Cách Sort theo thời gian sẽ chỉ sắp xếp lại các công việc của bạn theo thứ tự thời gian, chứ không chia thành từng nhóm như cách thứ nhất. Nếu bạn chưa quen bạn sẽ cảm thấy hơi khó trong việc nhìn xem công việc nào vừa quan trọng, vừa cấp thiết để mà làm trước.
  • Đôi khi việc ước lượng thời gian cần hoàn thành là rất khó. Con người chúng ta thường hay đánh giá quá cao khả năng hoàn thành công việc trước deadline của mình :v

Nâng cao: Sử dụng tính năng Smart List

Smart List là tính năng có thể giải quyết được vấn đề về việc chia thư mục một cách rõ ràng và sắp xếp công việc theo thứ tự mà chúng ta mong muốn ở hai phương pháp nêu trên. Đây là một tính năng trả phí. Cá nhân mình khi đã thực sự sử dụng thì thấy nó thực sự xứng đáng để mình nâng cấp lên Premium.

Về cơ bản, Smart List sẽ cho phép bạn tạo ra nhiều bộ lọc (filter) để gộp những công việc có chung những tiêu chí vào cùng một chỗ. Gọi là “Smart” vì bạn có thể cài đặt nhiều điều kiện cho một folder cùng một lúc. Tính năng này có ở hầu hết các ứng dụng todo list phổ biến hiện nay: ở Tick Tick thì được gọi là Smart List, còn ở Todoist thì gọi là Filters. Cơ chế hoạt động tương đương nhau nên bạn có thể lấy ví dụ sau của mình để tham khảo nhé!

Để tạo một thư mục Smart List, bạn chỉ cần bấm vào + Add Smart List, sau đó lựa chọn các tiêu chí mà mình cần.

Với phương pháp tạo 3 Tags, mình sẽ tạo 4 thư mục tương ứng:

  • Do now/ASAP: Gồm những công việc có Tag 🚩Urgent và ☀️Important
  • To schedule: Gồm những công việc có Tag ☀️Important
  • To delegate: Gồm những công việc có Tag 🚩Urgent
  • Later: Gồm những công việc không có Tag

Do bản thân mỗi thư mục đã chứa một (hoặc 1 vài) Tag nhất định, nên mình không cần phải Sort theo Tag nữa. Thay vào đó, mình sẽ Sort theo thời gian mà task đó cần hoàn thành. Như vậy là giải quyết được nhược điểm của phương pháp thứ nhất.

Tick Tick sẽ ưu tiên liệt kê những công việc đã bị trễ (overdue) trước, rồi đến công việc ngày hôm nay, công việc ngày mai và 7 ngày tiếp theo 

Với phương pháp tạo 1 Tag + Due Date/Due Time, mình cũng sẽ tạo 4 thư mục với 4 rules tương ứng:

  • Do now/ASAP: Gồm những công việc có Tag ☀️Important và có Due Date
  • To Schedule: Gồm những công việc có Tag ☀️Important
  • To delegate: Gồm những công việc có Due Date
  • Later: Gồm những công việc không có cả hai.

Để cài đặt được các rules cho 1 thư mục (giả sử là ASAP), bạn sẽ làm theo các bước sau:

  1. Chọn Add Smart List. Vào phần Advanced, bấm chọn Filter > Tags và chọn Tag ☀️Important

2. Ở phần logic, chúng ta sẽ chọn điều kiện là AND (tức là phải đạt đủ cả 2 điều kiện thì 1 công việc mới được xếp vào đây)

  1. Chọn tiếp Filter > Date > chọn NOT > No Due Date (NOT No Due Date có nghĩa là một công việc có Due Date =)) Đoạn này hơi hack não tí)

Như vậy là xong, bạn đã tạo được một thư mục với nhiều Rules. Như vậy là chúng ta đã giải quyết được nhược điểm của phương pháp thứ 2. Thành quả của chúng ta sẽ trông như thế này:

Do sắp xếp theo thời gian nên công việc nào bị trễ (overdue) sẽ được đẩy lên đầu

Tổng kết

Trên đây mình đã giới thiệu với bạn những ứng dụng và phương pháp để áp dụng Eisenhower vào trong cuộc sống. Ở trên điện thoại chúng ta có Ike (Android) và Tasks (iOS). Ở trên laptop chúng ta có thể tận dụng các ứng dụng Todo list như Todoist, Tick Tick hay Things 3.

Mình luôn coi Eisenhower là phần khung, phần sườn cho suy nghĩ của mình mỗi khi cần phải sắp xếp công việc. Dựa vào đó, mình sẽ tận dụng, tuỳ biến các phần mềm sao cho phù hợp nhất với phong cách và cuộc sống của mình.

Vậy còn bạn? Bạn có đang áp dụng Eisenhower vào trong cuộc sống không, và áp dụng như thế nào? Chia sẻ ở phần comment cho mình biết với nhé!


Nếu bạn cảm thấy bài viết hay và hữu ích, đừng quên chia sẻ lên mạng xã hội để giúp cho nhiều bạn trẻ Việt Nam được tiếp cận với những phương pháp tối ưu năng suất nhé!

Còn nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên subscribe (ở ngay dưới đây) để nhận được email về những bài blog thế này, kèm theo những phát hiện công nghệ thú vị của mình nhé (chỉ subscribers mới được đọc).

Leave a Reply