Skip to main content

Chào mừng bạn đã đến với Notion 102. Trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu về khái niệm nâng cao của Notion: Database.

Database chính là thứ khiến nhiều người phát cuồng vì Notion, thậm chí tới họ còn gọi Notion là: “Spreadsheet-killer” (kẻ hủy diệt của Excel).

Cá nhân mình thì thấy Notion chưa đủ tuổi để thay thế Excel hay Google Sheet. Tuy nhiên, mình thấy tính năng database của Notion rất mạnh mẽ và chắc chắn là hữu ích với rất nhiều bạn.

Database là gì?

Database của Notion được nhiều người biết đến dưới dạng bảng biểu, với nhiều cột và nhiều dòng.

Tuy nhiên về bản chất, Database của Notion thực ra là một [Page], với rất nhiều thuộc tính (Attribute) khác nhau. (nếu bạn chưa hiểu định nghĩa của [Page] là gì, mời bạn xem lại bài viết Notion 101)

Một thuộc tính là một mẩu dữ liệu nhỏ. Khác với [Block], thuộc tính là dữ liệu để mô tả về [Page].

Nếu lấy ví dụ LEGO ở trong bài Notion 101, vì [Page] là một chiếc ô tô LEGO. Thuộc tính của chiếc ô tô này là:

  • Màu: Đỏ
  • Tốc độ: Nhanh
  • Chạy bằng: Cơm

Trong khi đó, [Block] – nguyên liệu cấu thành nên chiếc ô tô này – lại là:

  • Bánh xe
  • Thân xe
  • Cửa xe

Quay trở về với Notion, mỗi một thuộc tính của [Page] chính là một cột của bảng. Đó là lý do vì sao bạn có thể thêm/xóa các cột thuộc tính, nhưng không thể xóa chính cái cột có chứa tên của [Page] được.

Bên trái là Page, bên phải cũng là Page, nhưng được biểu diễn thành dạng bảng (Database)

Một Database có thể chứa nhiều [Page] ở trong. Khi đó, database sẽ được biểu diễn ở nhiều hình thức khác nhau. Hình thức bạn hay nhìn thấy nhất là bảng (table), ngoài ra còn có gallery (thư viện ảnh), list (danh sách), calendar (lịch), kanban (board). Tất cả khác nhau chỉ ở cái tên và cách biểu diễn dữ liệu, còn về bản chất là một.

Relational Database

Relationale Database có thể hiểu là hai Database liên kết với nhau.

Về cơ bản, bạn đang biến một [Page] này trở thành thuộc tính của một [Page] kia. Và khi đó, [Page] này sẽ sở hữu những thuộc tính mà [Page] kia có.

Để mình lấy ví dụ.

Giả sử bạn có 2 [Page] là Đạo diễn và Danh sách phim. Hai page này liên quan tới nhau và được biểu diễn dưới dạng bảng biểu. Các đạo diễn ở trang đạo diễn là những người sản xuất ra các bộ phim ở trang Danh sách phim.

Câu hỏi: Khi chúng ta đang xem trang Đạo diễn, làm sao chúng ta biết họ đã tạo ra những bộ phim nào? Khi đó, ta sử dụng relational database. để “kết nối” đạo diễn với bộ phim tương ứng.

Ở trang Đạo diễn, ta sẽ thêm một cột mới với Type là Relation.

Notion sẽ hiện ra một bảng hỏi chúng ta muốn tìm dữ liệu ở bảng nào. Trong trường hợp này ta chọn Danh sách phim.

Tới đây, bạn có thể chọn những bộ phim tương ứng với các đạo diễn. Hãy để ý, mỗi một bộ phim tương ứng với một [Page], và việc chọn phim này chính là việc nói với Notion rằng [Page] Đạo diễn sở hữu những [Page] Phim đó.

Kết quả cuối cùng:

Ok, ngon, tới câu hỏi tiếp theo: Mỗi bộ phim có một lượng doanh thu nhất định. Vậy tổng doanh thu một đạo diễn đã thu được là bao nhiêu?

Ở phần trên chúng ta đã nối Đạo diễn với Phim liên quan. Như mình có nói ở trên, khi một trang Phim được lựa chọn trở thành thuộc tính của một đạo diễn, đạo diễn đó sẽ sở hữu toàn bộ thuộc tính của bộ phim đó, trong đó có “Doanh thu”. Vậy thì việc còn lại bây giờ là tính toán số doanh thu đó thôi.

Để tính được số doanh thu, ta lại tạo một cột mới, với Type là Roll Up (hiểu nôm na là tìm kiếm). Type này sẽ giúp ta tìm kiếm một cột nhất định nào đó ở trong một database (cụ thể ở đây là cột Doanh thu ở trong database Danh sách Phim). Đặt tên cột là “Tổng doanh thu”

Sau đó ta sẽ làm theo các bước sau để tìm được cột Doanh thu trong Database Danh sách phim, và tính tổng doanh thu (sum).

Như bạn có thể thấy, khi ta liên kết hai database lại với nhau, ta có thể tạo ra những bảng biểu có ý nghĩa hơn.

Quan điểm cá nhân

Có một tính năng đặc biệt liên quan tới database mà rất nhiều bạn hỏi mình: Formula.

Formula (dịch ra là Công thức) là tính năng giúp bạn xử lý dữ liệu theo hàng ngang, bao gồm những phép tính đơn giản như cộng trừ nhân chia, cho tới những thứ phức tạp hơn như ghép chữ (concat), tính ngày… Tính năng này làm cho database của Notion gần giống như Excel vậy.

Đây là tính năng Formula trên Notion

Vì Formula có rất nhiều công thức, nên nó đáp ứng được cực kì nhiều nhu cầu xử lý dữ liệu trên bảng. Ví dụ, mình từng thấy có người dùng Formula để tạo ra các cột progress bar khá bắt mắt, hoặc kiểm tra xem một công việc đã bị trễ deadline hay chưa. Nhiều người bắt đầu sử dụng Notion cũng vì nhìn thấy những ứng dụng thực tiễn của Formula.

Ví dụ về cách dùng Formula tạo ra Progress bar.

Cá nhân mình thấy rằng tuy kết quả cuối nhìn rất đẹp, nhưng bạn sẽ cần phải nghiên cứu rất nhiều về công thức mới có thể sử dụng được, và do đó, thời gian bạn bỏ vào chỉ riêng việc tạo ra một cột công thức thôi có thể tốn đến vài giờ đồng hồ.

Tại sao lại phải tốn ngần đó thời gian khi mà có rất nhiều công cụ ngoài kia có thể giúp bạn làm điều đó nhanh hơn?

Nếu bạn muốn tính toán phức tạp, dùng Excel. Database của Notion vẫn còn thua xa Excel về số lượng và độ phức tạp của công thức.

Nếu bạn muốn quản lý công việc, dùng các app Project Management (Asana, Jira, Clickup). Nó sẽ có đầy đủ những tính năng chuyên biệt để giúp bạn theo dõi tiến độ.

Mình luôn tin rằng, một app được thiết kế để làm mọi thứ, chắc chắn sẽ không mang lại cho bạn lợi ích trong dài hạn bằng một app chuyên biệt. Ngay cả việc bạn cố gắng ép mình sử dụng nó, bạn cũng sẽ không biết bắt đầu từ đâu.

Tổng kết

Mình nghĩ rằng database và relational database là hai tính năng đã làm nên tên tuổi của Notion. Chính vì nó mạnh mẽ tới vậy nên Notion mới có thể được biến tấu phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, từ theo dõi thói quen, quản lý công việc, quản lý tài chính…

Tuy vậy, mình không hề nghĩ rằng sử dụng Notion cho các mục đích kể trên là một ý tưởng hay, vì các tính năng của Notion vẫn còn quá hạn chế. Vả lại, Notion không hề được thiết kế từ đầu để dành cho các mục đích đó, nên không thể so sánh với các app chuyên biệt được.

Mình giới thiệu hai tính năng này, với hi vọng giúp bạn hiểu hơn về Notion để có thể đưa ra quyết định có nên sử dụng Notion hay không Cám ơn bạn đã đọc bài viết tới đây. Ciao!

Đăng ký nhận Newsletter

Nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên đăng ký newsletters của Many One Percents cùng 800+ bạn đọc mỗi tuần. Những lợi ích độc quyền cho các bạn subscribers:

  • Đọc các bài blog sớm nhất (2-3 tuần trước khi mình publish lên mạng xã hội)
  • Đọc Weekly Discovery (sản phẩm thú vị nhất tuần)
  • Giveaway code để sử dụng các sản phẩm công nghệ miễn phí
  • Những cập nhật và dự định mới nhất về blog

Leave a Reply