Skip to main content
ProductivityQuản lý email

Sử dụng email hiệu quả như Bill Gates

By May 30, 2021August 7th, 2021No Comments

Có lẽ ai trong chúng ta cũng biết đến Bill Gates, vị tỉ phú sáng lập ra Microsoft – một trong những tập đoàn công nghệ lớn nhất thế giới. Để có thể vừa điều hành một công ty với gần 180.000 nhân viên trên khắp thế giới, vừa đầu tư, làm từ thiện, lại vừa có thời gian đọc tới 50 quyển sách mỗi năm, Bill Gates hẳn phải sở hữu những phương pháp quản lý công việc rất hiệu quả.

Bạn có thể ghé thăm blog của Bill Gates, nơi ông chia sẻ những cuốn sách hay nhất hằng năm.

Một trong những phương pháp đó chính là cách Bill Gates quản lý email đến và đi mỗi ngày. Tuy rằng đây không phải là những phương pháp mới do Bill Gates tự nghĩ ra, nhưng nó là minh chứng cho việc những phương pháp đơn giản, nếu được vận dụng đúng cách, vẫn đem lại hiệu quả siêu to khổng lồ kể cả cho người bận rộn nhất thế giới.

Trong bài blog lần này, hãy cùng mình tìm hiểu ba cách sử dụng email hiệu quả của Bill Gates nhé!

  1. Luôn dành một màn hình cho email
  2. Giới hạn số lượng email nhận được mỗi ngày
  3. Ưu tiên xử lý các email quan trọng nhất

1. Luôn dành một màn hình cho email

Ở văn phòng, Bill Gates sử dụng tới 3 màn hình cùng một lúc.
Ở màn hình bên trái, ông sẽ mở danh sách email. Ở màn hình giữa là email mà ông đang đọc và trả lời. Ở màn hình bên phải là trình duyệt của ông.

Nguồn ảnh: chưa xác định

Bằng cách này, Bill Gates có thể tập trung vào một email quan trọng nhất ở trong một thời điểm, nhưng vẫn luôn cập nhật kịp thời mỗi khi có email mới.

Trên thực tế, không phải ai cũng có điều kiện để sở hữu tới 3 cái màn hình cùng một lúc (vào thời điểm của bài viết này mình cũng chỉ mới có 2 (。◕‿◕。))

Mình có một màn hình lớn 24 inch và màn hình Macbook hiện tại

Mình đã tìm ra một cách để vẫn đạt được kết quả như trên mà không cần phải mua thêm màn hình. Thay vì có 3 cửa sổ ở ba màn hình khác nhau, ta sẽ có 2 cửa sổ trên cùng 1 màn hình: 1 cửa sổ dành cho email, và 1 cửa sổ dành cho trình duyệt hoặc một ứng dụng khác (trong trường hợp bạn rất hay phải làm việc trên email).

Để đạt được điều này, trước tiên ta cần chia đôi được màn hình của ta thành 2 bên đã. Ở trên Windows, bạn chỉ cần bấm tổ hợp phím Windows + ← (phím mũi tên bên trái) hoặc Windows + → (phím mũi tên bên phải) để đưa một cửa sổ sang một nửa màn hình. Làm tương tự với cửa sổ còn lại.

Nếu ở trên mac, bạn chỉ cần đưa con trỏ chuột lên trên nút màu xanh (thường dùng để phóng to cửa sổ), và chọn Tile Window to Left of Screen hoặc Tile Window to Right of Screen là sẽ chia được 2 nửa màn hình.

Theo như cách của Bill Gates thì bên trái ta sẽ mở Gmail/Outlook, còn bên phải là trình duyệt. Với cửa sổ dành cho email (mình sử dụng Gmail), bạn có thể bấm vào phần Toggle Split pane mode để chia cửa sổ Gmail thành 2 phần: bên trái là danh sách email còn bên phải là email mà bạn đang đọc.

Với cách này, bạn sẽ luôn có một nửa màn hình dành cho email bạn đang xử lý, và một nửa còn lại để theo dõi xem có email nào mới đến hay không.

Màn hình cuối cùng của chúng ta sẽ giống thế này, cũng khá tiện phải không?

2. Giới hạn số lượng email nhận được mỗi ngày

Bill Gates chia sẻ rằng ông chỉ đọc và trả lời dưới 100 emails mỗi ngày (con số thực tế mà ông nhận được chắc phải nhiều hơn!). Trích dẫn lời của Bill, ông sẽ chỉ muốn đọc các email từ

“…anyone I’ve ever corresponded with, anyone from Microsoft, Intel, HP, and all the other partner companies, and anyone I know.”

Bill Gates

Để làm được điều này, Bill phải nhờ đến sự giúp đỡ của trợ lý, người sẽ thay ông đọc toàn bộ email được gửi đến, và sau đó forward cho ông những email quan trọng nhất.

Tuy nhiên, có phải ai cũng có (và kể cả muốn cũng chưa chắc có) một người trợ lý để làm chuyện đó đâu :))

Tin vui là chúng ta hoàn toàn có thể tự giải quyết vấn đề bị “khủng bố” bởi email mà không cần trợ lý nào cả. Một trong những cách nhanh nhất để chúng ta chỉ nhìn thấy email quan trọng trong hòm thư đó là thay vì việc sử dụng một email cho nhiều dịch vụ/người, thì ta sẽ sử dụng những email khác nhau cho mỗi một mục đích khác nhau.

Ví dụ, mình có một email chuyên để làm việc với các đối tác, một email chuyên để nhận newsletters từ các blogger mình quan tâm, và một email chuyên để đăng ký sử dụng thử các dịch vụ trực tuyến (để sau này còn review cho các bạn đó :v). Nếu bạn đang lăn tăn về quá trình khởi tạo rườm rà và việc quản lý một đống email như vậy thì… đừng lo! Bạn có thể xem bí quyết tạo ra 100 email dưới 1 phút của mình nhé!

Phương pháp trên mới giải quyết được bài toán phân loại email. Với Bill Gates, trợ lý của ông còn làm thêm một bước nữa là chỉ gửi cho ông những “email quan trọng nhất”. Đây là lúc chúng ta cần tạo ra những bộ lọc dành cho email.

Tạo các bộ lọc dành cho email

Những bộ lọc này là các quy tắc để những email quan trọng nhất sẽ được đánh dấu, nhóm lại và luôn hiện lên trên đầu. Còn đối với các email không gấp, chúng ta có thể gom chúng vào một chỗ để sau này dễ tìm lại. Như vậy mặc dù số lượng email ta nhận được mỗi ngày không đổi, nhưng những email ta thực tế nhìn thấy thì sẽ giảm đi rất nhiều.

Ví dụ, mình luôn đặt một quy tắc là bất cứ email nào đến từ hello@tuanmon.com sẽ được đánh dấu là Cực kì quan trọng, không bao giờ bị gửi vào Spam, và được xếp vào nhóm “Primary” trong hòm thư của mình.

Nếu bạn thắc mắc “Primary” là nhóm gì thì mời bạn đọc bài Cách gmail phân loại email nhé!

Trong khi đó, với những email được gửi từ các blogger mình quan tâm, mình sẽ không muốn đọc ngay, mà chỉ đọc vào cuối tuần. Vì vậy, mình thiết lập quy tắc là mỗi khi có email thuộc nhóm này đến, nó sẽ không bay vào Inbox nữa, và được đánh dấu là Newsletter. Khi nào mình rảnh mình sẽ tìm lại trong nhóm Newsletter để đọc.

Rules cho các email thuộc nhóm Newsletters của mình

Để tìm hiểu cách thiết lập hệ thống quy tắc này, mời bạn tham khảo cách tự động phân loại email với gmail filter.

3. Ưu tiên xử lý các công việc quan trọng nhất

Với Bill Gates, mỗi email là một dự án khác nhau. Vì vậy ông sẽ sử dụng email, các folder ở trên máy và lịch để sắp xếp và thực hiện từng công việc một.

“When I walk to my desk, I can focus on the emails I’ve flagged and check the folders that are monitoring particular projects”

Bill Gates

Ngày nay, các nhà cung cấp dịch vụ email thường sẽ cung cấp thêm các phần mềm quản lý công việc để người sử dụng dễ dàng ghi chú lại công việc sau khi đọc xong email.

Ví dụ, Gmail sẽ đi kèm với Google Tasks, còn Microsoft Outlook sẽ đi kèm với Microsoft Todo.

Gmail sẽ đi kèm với Google Tasks


Với Gmail, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng Google Task ở thanh menu bên phải màn hình, chọn Get Started là bạn đã có thể bắt đầu thêm các công việc cần làm rồi.

Nếu như có một email nào đó mà bạn muốn xử lý sau, hoặc email đó bản thân nó là một công việc bạn cần làm (ví dụ: Gửi proposal cho khách hàng) thì bạn có thể add thẳng email đó vào trong Google Tasks.

Chỉ cần kéo, thả email đó vào Google Tasks là một task mới sẽ được tạo. Lúc nào bạn xem lại công việc đó, mà không nhớ ngữ cảnh của nó là gì, chỉ cần bấm vào tên email là Gmail sẽ tự động bật email đó cho bạn xem.

4. Bonus: Một vài phương pháp quản lý email khác

Với các phương pháp trên, bạn đã có thể quản lý dòng thư đến/đi khá hiệu quả rồi. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thực sự làm chủ hòm thư của mình thì bạn có thể tham khảo vài cách sau.

Giữ cho inbox luôn gọn gàng

Ngay cả khi chúng ta đã phân loại email đầy đủ, nếu không dọn dẹp hòm thư thường xuyên thì hòm thư vẫn có thể bừa bộn như thường.

Các email mới, chưa đọc có thể bị lẫn lộn trong các email cũ, đã đọc. Nếu chúng ta sử dụng giao diện mặc định mà Gmail cung cấp thì sẽ rất khó để tách hai loại email này ra.

Bạn có thể đổi giao diện của Gmail sang Priority Inbox hoặc Important/Starred first để luôn nhìn thấy các email chưa đọc/quan trọng trên cùng. Phương pháp này dựa trên một trong những nguyên tắc dọn dẹp của Marie Kondo: sắp xếp theo chủ đề, thay vì địa điểm. Mình có dành riêng một bài blog post để chia sẻ về cách ứng dụng quy tắc KonMari, bạn có thể đọc tại đây nhé.

Bên cạnh đó, mình nghĩ ai cũng nên có thói quen Archive email ngay sau khi đọc/xử lý email đó để hòm thư luôn tối giản. Nếu bạn nghiêm túc thực hiện cách này thì bạn sẽ chẳng cần thay đổi giao diện email làm gì bởi cứ có email mới thì đó sẽ là email duy nhất bạn đọc được thôi.

Hạn chế email Spam

Spam là một trong những nguyên nhân chính gây ra việc hòm thư của chúng ta bị lộn tùng phèo hết cả lên.

Spam không phải lúc nào cũng xấu. Có những người gửi email cho chúng ta nhưng vô tình rơi vào hòm Spam. Cũng có những người gửi email để lừa đảo chúng ta, hoặc cố gắng (trong vô vọng) bán cho chúng ta một cái gì đó. Do đó không có một đáp án chung cho việc xử lý những email này. Bước đầu tiên là bạn cần biết có bao nhiêu loại email Spam (Tham khảo bài viết Hòm thư Spam và những điều có thể bạn chưa biết)

Sau khi đã xác định được các loại email Spam, bạn sẽ biết cách để xử lý chúng. Nhiều khi không phải cứ muốn giảm mấy email này là chỉ cần bật lên, bỏ nó vào hòm Spam, là xong. Có những loại email tinh vi lắm, bạn chỉ cần mở nó thôi, là bạn sẽ bị Spam nhiều hơn (Đọc thêm: Phải làm gì khi gặp một email Spam)

Túm cái váy lại

Đối với mình, email giống như một cái todo list khổng lồ, mà người gửi chính là những người sẽ thêm công việc vào trong cái list đó. Chúng ta không thể bảo đối tác, bạn bè, các doanh nghiệp đừng gửi email cho chúng ta nữa, hoặc gửi ít đi được. Cách chúng ta quản lý cái todo list khổng lồ này sẽ ảnh hưởng đến kết quả làm việc và đôi khi là cách xã hội nhìn nhận về năng lực của chúng ta.

Do đó, mình nghĩ rằng việc làm chủ email là một điều cực kì cần thiết. Bạn cứ tưởng tượng là nó quan trọng như việc trước đây chúng ta đi học để “xóa nạn mù chữ” vậy. Quản lý email không phải kĩ năng mềm, cũng chẳng phải kĩ năng cứng. Không có nó thì ta vẫn sống được. Tuy nhiên, nếu có nó thì cuộc đời bạn sẽ tốt đẹp hơn rất rất nhiều.

Bill Gates là một tấm gương tiêu biểu trong việc thực hành các phương pháp quản lý email. Bằng việc tập trung giải quyết từng email một, phân loại và ưu tiên email, ông có thể duy trì liên lạc với những người quan trọng nhất kể cả khi ông có vô vàn công việc phải quan tâm.

Vậy còn bạn, bạn có đang sử dụng email giống như Bill Gates không? Bạn có phương pháp nào mà mình chưa liệt kê ở đây không? Comment cho mình biết với nhé!

* Bài blog tham khảo tư liệu từ trang web:
– Ruthumohnews. (2018, June 20). 3 email hacks Bill Gates used to tame his inbox at Microsoft. CNBC. https://www.cnbc.com/2018/06/20/bill-gates-used-3-email-hacks-to-boost-productivity-at-microsoft.html.

Nếu bạn cảm thấy bài viết hay và hữu ích, đừng quên chia sẻ lên mạng xã hội để giúp cho nhiều bạn trẻ Việt Nam được tiếp cận với những phương pháp tối ưu năng suất nhé!

Còn nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên subscribe (ở ngay dưới thôi) để nhận được email về những bài blog thế này, kèm theo những phát hiện công nghệ thú vị của mình nhé (chỉ subscribers mới được đọc). Cảm ơn bạn rất nhiều và hẹn gặp lại ở bài blog post lần sau!

Leave a Reply