Tối ưu hóa năng suất dựa vào nhịp sinh học

TL;DR
Trong bài viết này mình sẽ chia sẻ về cách mình quản lý công việc dựa vào nhịp sinh học của chính bản thân mình.

Tự đo đạc nhịp sinh học của mình

Sau khi tìm hiểu về nhịp sinh học ngày đêm (circadian rhythm), mình đã rất tò mò về cách lượng hóa nhịp sinh học để biết được khi nào mình nhiều năng lượng nhất, khi nào mình ít năng lượng nhất (để có thể áp dụng những phương pháp như nguyên tắc Eat The Frog)

Trên thực tế, có rất nhiều cách để đo đạc nhịp sinh học ngày đêm như sử dụng nhật kí giấc ngủ (đo thời gian ngủ, thời gian dậy, ngày trong tuần), hoặc đo đạc mức độ hoạt động/nghỉ ngơi trong ngày, đo nồng độ melatonin trong nước tiểu, đo thân nhiệt…

Tuy nhiên, những cách này nếu không yêu cầu nhiều dụng cụ khoa học thì cũng yêu cầu phải được thực hiện và giám sát bởi các phương pháp khoa học nghiêm ngặt ở trong môi trường thí nghiệm (hay còn gọi là lab protocol).

Đến đây thì chắc bạn cũng đoán được mình – một người thích công nghệ – đã làm gì rồi đúng không. Mình đã thử tải nhiều app, cũng như sử dụng các templates trên mạng. Cách này vừa đỡ tốn công vừa đỡ tốn kém.

Nhưng mình đều không thấy ưng ý.

Phiên bản sơ khai nhất mình từng sử dụng là Circadian Rhythm tracker của Evernote Tuy nhiên template này chỉ dùng để tracking chứ không có tính toán gì hết, thành ra mình không có cái nhìn tổng quan về mức năng lượng của bản thân theo tuần.

Có rất nhiều ứng dụng trên thị trường về đo đạc Circadian Rhythm, tuy nhiên mình thấy những app đó phức tạp hơn so với nhu cầu của mình (chỉ đo đạc mức năng lượng trong ngày), nên mình cũng không sử dụng. Vì thế… mình tự xây dựng một ứng dụng của riêng mình luôn (mình gọi nó là Circadian Rhythm Tracker). Lợi ích:

• Dùng miễn phí, không có quảng cáo gì hết :v
• Tự tính toán mà mình không phải làm gì cả
• Mình được toàn quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân. Nếu bạn đã theo dõi Many One Percents từ lâu bạn sẽ biết mình quan trọng tính bảo mật thế nào rồi đó.

Và… tada, đây là tracker mình tự xây dựng và đo đạc sau 1 tháng:

Vậy mình đã học được điều gì nhờ việc này?

Một chút về cách mình đo đạc

Mình đo đạc độ tỉnh táo của bản thân vào mỗi khung giờ trong ngày, từ 6h sáng tới 23 giờ đêm. Mình chia độ tỉnh táo ra thành 5 mức, với mức 5 là rất tỉnh táo, nhiều năng lượng, và mức 1 là rất buồn ngủ và mệt mỏi.

Mỗi giờ, mình sẽ chọn mức năng lượng mà mình đang cảm thấy. Sau khoảng 3-5 ngày, biểu đồ được hình thành dựa trên dữ liệu của mình.

Để kết quả được chính xác nhất, mình đo liên tục trong vòng 1.5 tháng, ngoại trừ ngày nghỉ vì thông thường lịch sinh hoạt của mình vào ngày nghỉ hơi bất thường. Con số biểu thị trên biểu đồ là mức năng lượng mình hay cảm thấy nhất vào khung giờ đó.

Để biết các bước cụ thể mình đã xây dựng ứng dụng theo dõi năng lượng, mời bạn đọc bài viết tiếp theo nhé!

Mình đã thay đổi cách quản lý công việc thế nào từ biểu đồ này?

Điểm dễ nhận thấy nhất đó là mức năng lượng của mình giảm dần đều từ buổi sáng (sớm) cho tới tối muộn, cho thấy rằng mình thuộc tuýp chị ong nâu (hope) chứ không thuộc đội bác cú mèo. Do đó, mình hay dồn các công việc yêu cầu nhiều năng lượng nhất vào buổi sáng, và các công việc ít năng lượng hơn vào chiều, tối. Nếu bạn cũng giống mình, thì việc áp dụng phương pháp Eat The Frog khá là hiệu quả.

Ngoài ra, có 5 điểm đáng chú ý ở trong cách mình quản lý công việc, tương ứng với 5 điểm màu đỏ mình đã đánh dấu.

Số 1

Điểm số 1 này mình đã nhận ra từ rất lâu.

Ở trong một ngày bình thường không có hoạt động gì cả, thì thời gian ngay sau khi ngủ dậy (6-7h) là khoảng thời gian mình nhiều năng lượng nhất, tuy nhiên rất nhanh chóng sau đó mình hay cảm thấy buồn ngủ kinh khủng.

Trước đây mình hay cố gắng đọc sách, đọc báo hoặc viết bài vào thời điểm này, tuy nhiên chỉ được khoảng 30p là mình díp hết cả mắt lại.

Khi nguồn năng lượng của mình tăng nhanh và giảm nhanh như vậy, điều đầu tiên mình nghĩ đến là đi tập gym. Yes, đây chính là quyết định rất đúng đắn. Khi mình nhiều năng lượng, mình có thể dễ dàng thức dậy, vượt qua sự chây ỳ của bản thân để chạy đến phòng gym. Khi năng lượng bắt đầu đi xuống cũng là lúc mình khởi động xong và đến với các bài nâng tạ nặng. Đã nâng tạ thì làm sao mà buồn ngủ được nữa đúng không các homies =)))

Việc tập gym buổi sáng phần nào đó cung cấp cho mình thêm năng lượng trong ngày chứ không tiêu hao bớt nguồn năng lượng sẵn có. Mình cảm thấy rằng cứ hôm nào mà không đi tập là y rằng hôm đó mệt mỏi kinh khủng.

Số 2 và số 3

Điểm số 2 và số 3 mình có nhận ra từ khi mới đi làm, nhưng thực sự được xác nhận lại qua biểu đồ này.

Khoảng từ 11-12h là khoảng thời gian mình nhanh mệt (năng lượng giảm từ 4 xuống 3) và do đó sự tập trung cũng kém đi nhiều. Giải pháp của mình là hay xếp các buổi họp vào gần hoặc trong khoảng thời gian này. Mình rất thích nói chuyện với mọi người nên các buổi họp giúp mình cảm thấy tỉnh táo và phấn chấn hơn rất nhiều.

Tương tự với khoảng 4-6h chiều. Thông thường đây cũng là khoảng thời gian (mình để ý) mọi người trong công ty mình hay cảm thấy mệt mỏi và ít chủ động trong các cuộc họp. Nếu được, mình hay sắp xếp có các cuộc gọi với khách hàng vào thời điểm này (khách hàng của mình ở nhiều múi giờ khác nhau), hoặc có những cuộc bàn luận ngắn với team design. Còn không nữa thì sẽ hay có chit-chat với mọi người để đẩy năng lượng của bản thân lên (sorry anh em!). Hôm nào không được nói chuyện với ai là mình hay mệt mỏi vào cái khung giờ này lắm lắm =))

Số 4

Có lẽ là ăn tối xong nên mức năng lượng vào khung giờ này tăng lên một chút. Tuy nhiên, theo mình đo đạc thì từ 7-9h thì mức năng lượng của mình giảm xuống và thường chỉ duy trì ở mức 2 thôi (khá buồn ngủ) – đúng là no cơ bụng thì trùng cơ mắt…

Vì lý do đó, trong khung thời gian này mình hay dành để nghỉ ngơi, giải trí thay vì nhảy vào làm việc luôn. Trái với nhiều người suy nghĩ, mình không hề làm trước – chơi sau, mà lại thường chơi trước, làm sau. Đây chính là ví dụ rất rất cụ thể cho việc này =)) Dĩ nhiên là chơi phải có kỉ luật nếu không bị lố giờ làm việc mất =))

Số 5

Tréo ngoe thế nào mà càng đến đêm thì mình lại càng năng suất. Mình đã để ý suốt thời gian theo dõi nhịp sinh học của mình là cứ đến khung giờ 10h-12h mình làm việc cực kì tập trung và sáng tạo, rất dễ vào “Flow” luôn (nếu bạn chưa biết đối với mình “flow” quý giá thế nào thì mời bạn tham khảo bài viết giành lại thời gian deepwork)

Mặc dù mức năng suất ở điểm số 5 là chỉ ngang bằng với mức năng suất ở điểm số 2 (thấp nhất trong buổi sáng), nhưng như vậy cũng là quá đủ để mình kịp hoàn thành xong một bài blog, hoặc học thêm một cái gì đó mới. Thế nên, mình toàn chọn khung giờ này để làm những việc cần sự tập trung cao độ và nhiều chất xám.

Kết quả của việc đưa công việc quan trọng vào khoảng tầm 10h-12h này đó là mình làm nó nhanh hơn, với chất lượng tốt hơn so với mình làm ở các thời điểm khác.

Lời kết: có cần phải cầu kì thế không?

Có thể bạn sẽ thấy việc theo dõi và tối ưu này quá tỉ mỉ và không cần thiết. Yeah, mình nghĩ rằng phương pháp này không dành cho tất cả mọi người (again, cũng giống như blog Many One Percents cũng không dành cho tất cả mọi người).

Mình nghĩ rằng, hiểu được chính bản thân mình là một điều không hề dễ, và do vậy nó cần sự kiên trì và tỉ mỉ. Thêm nữa, mình luôn tin rằng cái gì tự nhiên là tốt nhất. Lắng nghe và hiểu được cơ thể mình muốn gì, và điều chỉnh công việc, cuộc sống để đáp ứng được nhu cầu đó, thì cơ thể bạn sẽ cho lại bạn nguồn năng lượng, sự sáng tạo cần thiết để hoàn thành công việc một cách năng suất hơn. Tất cả suy cho cùng cũng là một quá trình cho và nhận. Việc lắng nghe và đáp ứng nhu cầu của cơ thể chính là cách chúng ta duy trì quá trình đó.

Về mặt tài chính mà nói, nếu chỉ cần điều chỉnh công việc dựa theo cơ thể mà đã có thể năng suất hơn (nhiều), thì việc phải bỏ tiền để mua thêm các công cụ năng suất dường như không còn cần thiết. Vừa tiết kiệm chi phí, mà vẫn đạt được kết quả tốt, vậy thì cầu kì một tí cũng được chứ sao, nhỉ?

Ở trong bài viết tiếp theo, mình sẽ hướng dẫn bạn từng bước tạo nên Circadian Rhythm Tracker của riêng bạn.

—

Chia sẻ bài viết tại:

• Facebook
• Twitter
• LinkedIn
• Mail

Nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên join newsletters của Many One Percents cùng gần 2000 bạn đọc mỗi tuần. Những lợi ích độc quyền cho các bạn subscribers:

• Đọc các bài blog sớm nhất (1 tuần trước khi mình publish lên mạng xã hội)
• Đọc Weekly Discovery (sản phẩm thú vị nhất tuần)
• Giveaway code để sử dụng các sản phẩm công nghệ miễn phí
• Những cập nhật và dự định mới nhất về blog