2020 – năm của sự thay đổi

2020 là một năm chứng kiến nhiều sự thay đổi về “productivity stack” của mình. Công việc mới, network mới và những mục tiêu cá nhân mới đã thay đổi cách mình tư duy và nhìn nhận về những sản phẩm công nghệ mình từng sử dụng trong năm 2019.

Trong bài blog lần này, mình sẽ chia sẻ với bạn những ứng dụng giúp tối ưu năng suất trong công việc và cuộc sống của mình trong năm 2020. Đây là những ứng dụng quan trọng nhất và có ảnh hưởng trực tiếp đến workflow của mình.

Để có cái nhìn rõ hơn về sự thay đổi trong cách tư duy và nhận thức về năng suất của mình trong năm 2020, bạn có thể ghé qua series review của mình về những ứng dụng hay nhất trong năm 2019 trước nhé!

My top picked apps in 2019 (Part 1)

Dưới đây là danh sách những ứng dụng tăng năng suất không thể thiếu đối với mình trong năm 2020. Bạn có thể đọc hết, hoặc click vào ứng dụng mà bạn quan tâm:

1. Ghi chú và học tập: Obsidian
2. Sản xuất nội dung: iAWriter
3. Quản lý email: Spark
4. Quản lý thông tin cá nhân: 1Password
5. Quản lý công việc cần làm: Things 3

1. Ghi chú và học tập: Obsidian

Obsidian là ứng dụng ghi chú được thiết kế để giúp mình xây dựng hệ thống kiến thức cá nhân lâu dài.

Nếu được nhận một giải thưởng, Obsidian sẽ là ứng dụng thú vị và hữu dụng nhất trong năm 2020 mà mình từng được trải nghiệm. Obsidian đã “cách mạng hoá” phương pháp ghi chú bấy lâu nay của mình, bởi cách tiếp cận hoàn toàn khác biệt so với các ứng dụng ghi chú khác.

Tất cả các ứng dụng ghi chú trước đây mình sử dụng (Evernote, Bear Note, Google Keep) đều hướng tới việc lưu trữ thông tin, trong khi Obsidian hướng tới việc kết nối và xử lý thông tin.

Với cách thiết kế này, Obsidian giúp mình kết nối những notes mà mình từng ghi chép lại với nhau, giúp mình tạo ra một mạng lưới kiến thức chặt chẽ hơn, và khi review kiến thức cũng không bị bỏ sót một khái niệm nào cả (điều mình rất hay gặp phải khi sử dụng Evernote).

Ví dụ, mình sử dụng Obsidian để hệ thống kiến thức về #Engineering mình học được khi đang làm việc tại Holistics. Giả sử mình mở một note có nội dung là “Introduction to architecture design”, và trong note này có đề cập tới những khái niệm mới như “cache”, “database”, “load balancer”. Mình chỉ cần click vào tên của mỗi khái niệm là sẽ mở được ghi chú của mình về các khái niệm đó để đọc thêm trong trường hợp mình quên mất.

Với thiết kế đẹp, tính năng hữu dụng, cộng đồng siêu đông đảo và việc Obsidian cho phép mình quản lý dữ liệu của mình thay vì lưu trữ trên đám mây đã quá đủ để thuyết phục mình chuyển hơn 400 notes của mình từ Evernote sang Obsidian.

Obsidian có mặt ở trên macOS, Windows, Linux và điều tuyệt vời là bạn có thể tải miễn phí và sử dụng đến 90% tính năng của Obsidian mà không phải trả thêm gì cả! Gần đây mình thấy CTO, COO, PM và vài engineers của công ty mình bắt đầu sử dụng Obsidian, nên mình càng có thể khẳng định về độ ngầu lòi của sản phẩm này 😉

2. Sản xuất nội dung: iA Writer

Cái tên nói lên tất cả, iA Writer là ứng dụng giúp mình viết blog mà mình mới bắt đầu sử dụng trong năm 2020. Ứng dụng này được thiết kế để giúp mình làm một việc duy nhất: Viết, viết và viết.

Mình đã và đang sử dụng iA Writer để viết rất nhiều bài blog kể từ cuối năm 2020. Trước đó mình có sử dụng Bear Note, tuy nhiên việc Bear Note đồng bộ dữ liệu qua iCloud là điểm trừ quá lớn đối với mình. Cộng thêm việc Bear được sinh ra dành cho việc note-taking nhiều hơn là writing (mặc dù mình dùng Bear để viết tất cả các bài blog từ trước tới cuối năm 2020), là đủ lý do để mình chuyển sang một ứng dụng được thiết kế chuyên biệt cho việc viết lách.

Điểm mình thích nhất ở iAWriter là giao diện tối giản, những tính năng được thiết kế riêng để hỗ trợ viết lách, và đồng bộ qua iCloud Drive thay vì iCloud.

Ví dụ, iAWriter có tính năng tập trung vào những gì mình đang viết. iA Writer sẽ tập trung vào đúng đoạn văn hoặc câu văn mình đang viết, và làm mờ toàn bộ những đoạn văn, câu văn khác để giảm xao nhãng.

Nếu mình viết bằng tiếng Anh, iA Writer có tính năng tô màu danh từ, động từ, tính từ, trạng từ. Tính năng này cực kì hữu ích bởi nó sẽ giúp mình nhận biết được khi nào câu văn của mình đang có quá nhiều trạng từ và tính từ (để mình rút ngắn lại bằng một từ thôi), hoặc khi nào câu văn của mình đang sử dụng quá nhiều cụm chủ-vị để mình tách ra cho đỡ dài.

Chưa kể, iAWriter sẽ cho mình biết được một vài thông tin về văn bản mà mình đang viết như số từ, số câu, thời gian đọc, để mình biết khi nào bài viết đã quá dài và mình nên “tém tém” lại 😉

Nếu như Bear đồng bộ dữ liệu qua iCloud thì iAWriter đồng bộ dữ liệu qua iCloud Drive, và mình thấy đây là một điểm cộng rất lớn. Bởi lẽ, mình được toàn quyền kiểm soát những văn bản của mình dù mình đang ở trên thiết bị nào đi chăng nữa.

Để giúp cho bạn hình dung rõ hơn thì:

iCloud là dịch vụ đồng bộ dữ liệu, iCloud Drive là dịch vụ lưu trữ dữ liệu.

Nghĩa là, với Bear note, mình bắt buộc phải đăng nhập vào thiết bị khác bằng cùng một iCloud và PHẢI CÓ BEAR thì mới xem được notes của mình. Không có Bear ở thiết bị mới, hoặc không có iCloud ở thiết bị mới, thì không thể xem được.

Trong khi đó, với iAWriter, mình không cần 2 điều kiện trên để có thể truy cập được vào dữ liệu của mình. Mình có thể đọc các file mà iAWriter sinh ra bằng bất cứ một phần mềm nào hỗ trợ đọc file markdown khác (mà trên thị trường có vô vàn!), và vẫn có thể xem được các file đó bằng cách truy cập thẳng vào iCloud Drive trên bất kì một thiết bị nào.

Trong ngành B2B Software-as-a-service thì việc làm của Bear được gọi là Vendor lock-in. Nghĩa là nếu bạn đã sử dụng một sản phẩm thì bạn không thể nào chuyển sang một sản phẩm khác được. Việc “khoá” dữ liệu của mình bằng iCloud thay vì iCloud Drive cũng chính là một cách thức của Vendor lock-in, và mình không thích điều đó.

iA Writer 1 – Bear 0.

iA Writer có mặt ở trên macOS, iOS, iPadOS, Windows và Android. Tuy giá hơi chát 1 chút ($29.99 trên mỗi nền tảng), nhưng đây là giá một lần và bạn sẽ không phải trả thêm bất kì phụ phí gì để sử dụng sản phẩm về sau. Đây là điểm cộng của iA Writer so với Bear Note.

iA Writer 2 – Bear 0.

Bạn quan tâm đến các lĩnh vực như Product Management, Business, Technology, Productivity...? Mình và một số người bạn tại Holistics đã tổng hợp lại những articles chất lượng nhất mà tụi mình đọc trong năm 2021. Bạn có thể nhận danh sách tổng hợp tại đây.

3. Quản lý email: Spark

Sau tất cả, mình lại trở về với nhau.

Mình luôn cố gắng tìm kiếm các công cụ và phương pháp quản lý email hiệu quả, bởi email là một phần gần như tất yếu trong công việc và cuộc sống của mình.

Và Spark, vượt qua hàng chục ứng cử viên sáng giá, vẫn là ứng dụng ưa thích của mình để quản lý email.

Mình thích nhất ở Spark là giao diện đơn giản, dễ hiểu, những vẫn đủ mạnh mẽ để đáp ứng nhu cầu của mình.

Spark giúp mình gom toàn bộ 5 email của mình (bao gồm 3 email công việc, 2 email cá nhân) vào một chỗ, và chỉ cần dùng Spark là mình có thể nhận và reply bằng bất kì một email nào mình muốn. Việc này giúp mình tiết kiệm rất nhiều thời gian thay vì việc phải mở 5 tab Gmail lên chỉ để tìm kiếm một email hay một tập đính kèm nào đó.

Năm 2020 chứng kiến sự xuất hiện của rất nhiều ứng dụng quản lý email cực thú vị như Tempo (ứng dụng quản lý email siêu tối giản – tập trung vào việc đọc, reply và archive email), Hey email (ứng dụng tái định nghĩa lại trải nghiệm đọc, reply và sắp xếp email), và Superhuman (ứng dụng email “bắt” người đọc sử dụng phím tắt để quản lý email nhanh hơn).

Mình đã thử sử dụng qua những ứng dụng trên nhưng vẫn luôn cảm thấy “thiêu thiếu” bởi mỗi ứng dụng đều được thiết kế rất riêng cho một mục đích nhất định, với một tập khách hàng siêu bé với một nhu cầu siêu cụ thể. Thế nên Spark, người anh 6 năm tuổi so với những ứng dụng kia, vẫn là lựa chọn an toàn và tối ưu cho nhu cầu của mình.

4. Quản lý thông tin cá nhân: 1Password

Tính đến nay mình đã dùng các trình quản lý mật khẩu được hơn 3 năm, và mình vẫn luôn thấy rằng đó là một quyết định sáng suốt, đặc biệt là khi mình từng bị lừa lấy mất mật khẩu iCloud.

Bạn có thể đọc thêm về các trình quản lý mật khẩu ở bài viết dưới đây 👇

Password Manager là gì và vì sao bạn cần nó?

Sau khi trải nghiệm kha khá các ứng dụng quản lý mật khẩu trên thị trường, của cả các công ty độc lập lẫn của các trình duyệt, mình đã lựa chọn được ứng cử viên sáng giá nhất để chọn mặt gửi vàng: 1Password.

Về cơ bản, 1Password giúp mình tạo ra những mật khẩu mạnh và khác nhau cho mỗi dịch vụ trực tuyến mà mình đăng ký, để giảm thiểu nguy cơ tài khoản của mình bị hack, hoặc giả sử 1 tài khoản có bị lộ ra thì những tài khoản khác cũng không thể bị xâm nhập.

Điểm mình cực thích ở 1Password là thiết kế hiện đại, tối giản và tính tương thích tuyệt vời với các sản phẩm mình đang sử dụng (macOS và iOS). Dù mình vào bất kì trang web, hay phần mềm nào trên máy tính, mình đều có thể nhanh chóng mở 1Password lên, gõ 1 đoạn mật khẩu duy nhất, và 1Password sẽ điền cho mình mật khẩu mà mình đã tạo sẵn cho trang web đó.

Mình đã trải nghiệm qua Lastpass và Bitwarden nhưng đôi khi vẫn gặp tình trạng không auto-fill được hoặc là không đăng nhập được trên một vài website.

Bên cạnh tính năng quản lý mật khẩu thì mình còn dùng 1Password như lớp bảo mật thứ 2 (2-factor authentication) cho tất cả các website mình đang sử dụng. Ví dụ thông thường nếu bạn bật 2FA cho một dịch vụ trực tuyến nào đó, và muốn đăng nhập, thì sau khi bạn nhập mật khẩu, dịch vụ đó sẽ gửi một mã OTP về số điện thoại hoặc email của bạn để bạn điền xác minh. Ở trong trường hợp này, mình sử dụng 1Password để trong trường hợp email hoặc điện thoại của mình bị trộm mất thì không ai có thể lấy được đoạn mã kia. Chưa kể đến việc nhiều khi 1Password có thể cho mình tự động điền đoạn mã 2FA đó mà không cần phải mở ứng dụng lên nữa. Vừa tiết kiệm thời gian mà lại vừa bảo mật.

Mình có viết một bài đánh giá chi tiết 1Password cũng như Lastpass và Bitwarden, bạn tham khảo nhé!

5. Quản lý công việc cần làm: Things 3

Things 3 vẫn là lựa chọn tuyệt vời mỗi khi mình cần một todo list đơn giản, đẹp và đầy đủ hiệu năng.

Là chủ nhân của Apple Design Awards năm 2017, Things 3 làm cho mình cảm thấy như đang sử dụng một sản phẩm thuộc hệ sinh thái Apple chứ không phải của một công ty thứ ba sản xuất. Từng icon, hiệu ứng, màu sắc, đều được thiết kế rất tỉ mỉ và thân thiện với người sử dụng.

Từ khi mình sử dụng Things 3 chưa bao giờ mình phải lên trang document để đọc hướng dẫn sử dụng, hay xem bất kì một video tutorial nào cả, đơn giản vì thiết kế của Things 3 rất tối giản và dễ hiểu.

Things 3 là phần mềm tuyệt hảo để sử dụng cùng với phương pháp Getting Things Done. Đại ý của phương pháp này đó là khi mình nghĩ ra bất kì thứ gì phải làm, thì mình sẽ viết ngay thứ đó xuống, và khi nào có thời gian rảnh (thường là cuối ngày), mình sẽ ngồi lọc, sắp xếp và thực hiện tuần tự những thứ mình đã liệt kê ra trong ngày.

Với Things 3, mỗi khi mình nghĩ ra cái gì cần làm, mình sẽ ngay lập tức gõ cụm phím tắt “Control + Space” và note lại điều mình cần làm. Mình cũng áp dụng cách này khi cần lưu nhanh một trang web, ý tưởng, địa chỉ, cái tên, nói chung tuốt tuồn tuột những thứ mình cần ghi lại ngay tức khắc. Điều này sẽ giảm thiểu việc mình bị gián đoạn tập trung khi đang làm việc. Tính năng Quick Entry này chính là tính năng tiên quyết thuyết phục mình chuyển từ Ticktick sang Things 3, mặc dù mình đã từng sử dụng Ticktick hơn 1 năm trước đó.

Cuối ngày, mình sẽ vào phần Inbox của Things 3 và xem lại toàn bộ những gì mình đã ghi chú, và thực hiện chúng hoặc sắp xếp vào một ngày khác, cho đến khi nào Inbox của mình không còn gì cả.

Bạn quan tâm đến các lĩnh vực như Product Management, Business, Technology, Productivity...? Mình và một số người bạn tại Holistics đã tổng hợp lại những articles chất lượng nhất mà tụi mình đọc trong năm 2021. Bạn có thể nhận danh sách tổng hợp tại đây.

Things 3 cũng cho phép mình tạo ra các Area và Project để sắp xếp các công việc cần làm của mình. Ví dụ, mình có một Area tên là “Personal”, trong đó có 4 projects chính đó là Idea, Blog, To Read và Others. Mỗi project sẽ có một ý nghĩa khác nhau:

• Với Idea, mình sẽ chỉ xem khi mình cần ý tưởng cho blog, hoặc cho buổi thuyết trình sắp tới ở công ty.
• Với Blog, mình sẽ thường xuyên cập nhật những công việc mình muốn làm để cải thiện chất lượng blog. Mình sẽ luôn xem project này mỗi buổi tối để làm.
• Với To Read, mình sẽ xem vào lúc 10h tối, khi mình đã hoàn thành xong các công việc ở project Blog. Đây là nơi chứa các bài báo, tweets, trang web mình muốn đọc để nâng cao kiến thức làm sản phẩm.
• Với Others, mình sẽ xem khoảng vài tuần 1 lần bởi thường đây là những công việc không quá quan trọng và có thể đợi được, lúc nào rảnh thì mình làm.

Ngoài ra Things 3 còn cho phép mình tag, tạo nhắc nhở (đến ngày A, giờ B, thì phải làm), lặp lại một công việc thường xuyên (ví dụ như trả lời email của subscriber mỗi tối chủ nhật hằng tuần).

Nhìn chung là thiếu Things 3 thì mình sẽ gặp rắc rối khá lớn, vì gần như Things 3 định hướng cách mình dành thời gian trong cuộc sống.

Things 3 hiện nay mới có mặt ở trên macOS, iOS và Apple Watch. Đây có lẽ là ứng dụng duy nhất mình sử dụng xác định không phát triển thêm cho nền tảng ngoài Apple 🙁

Kết

Trên đây là 5 ứng dụng quan trọng nhất đối với mình ở thời điểm hiện tại. Như bạn có thể thấy, từ năm 2019 sang đến 2020, mình đã nhận thức khác về dữ liệu cá nhân, từ việc bảo mật (1Password), quản lý (Things 3, Spark), cho đến ứng dụng nó vào trong cuộc sống (iAWriter, Obsidian).

Vậy còn bạn, bạn đang sử dụng những phần mềm nào? Chia sẻ cho mình biết ở phần comment phía dưới nhé!

—

Nếu bạn cảm thấy bài viết này hay và hữu ích thì đừng quên like 👍 và share ➡️ với bạn bè xung quanh nhé!

• Facebook
• Twitter
• LinkedIn
• Mail

Còn nếu đây là lần đầu tiên bạn đến với tuanmon.com, đừng quên đăng ký nhận email của mình để được đọc những bài blog chất lượng sớm nhất, kèm theo một vài phát hiện công nghệ thú vị của mình trong tuần qua nhé!

—

Đăng ký nhận Newsletter

Many One Percents là newsletters về công nghệ và năng suất đầu tiên của Việt Nam với mục tiêu giúp các bạn trẻ cải thiện năng suất trong công việc và cuộc sống thông qua công nghệ.

Khi đăng ký Many One Percents (cùng hơn 8000 bạn đọc khác), bạn sẽ nhận được:

• Đọc các bài blog sớm nhất (3-4 tuần trước khi mình publish lên mạng xã hội)
• Weekly Discovery (các khám phá công nghệ thú vị nhất tuần)
• Around the Internet (mấy thứ buồn cười hài hước trên Internet)
• Những cập nhật và dự định mới nhất về blog và newsletter thuộc hệ sinh thái Many One Percents