(TUP – 03) Các công cụ và phương pháp quản lý email hiệu quả

TL;DR: Ở phần này mình sẽ chia sẻ những công cụ và phương pháp quản lý email một cách hiệu quả. 

Nếu bạn bận rộn, bạn có thể nghe Podcast của mình ở trên SoundCloud hay Spotify nhé!

————————

Ở phần trước, mình đã chia sẻ quan điểm của mình về email cũng như cách mà email ảnh hưởng đến cuộc sống hằng ngày của chúng ta. 

Ở trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ những phương pháp và công cụ cá nhân mình đã sử dụng để quản lý email. Mục đích cuối cùng của những phương pháp/công cụ mình này là giúp bạn:

• tìm được email cũ nhanh hơn 
• dùng email để nâng cao hiệu suất chung ở nơi làm việc 

Bài viết này sẽ bao gồm 3 phần:

• Inbox tối giản
• Tập trung hoá 
• Phi tập trung hoá 

—

Inbox tối giản

Mình nghĩ rằng một trong những điều kiện cần của việc tìm lại được email một cách nhanh chóng đó là mình phải biết email đó nó ở đâu.

Điều này chỉ đạt được khi inbox của chúng ta gọn gàng, ngăn nắp và được sắp xếp một cách có khoa học. 

Mình theo chủ nghĩa tối giản, vì vậy mình luôn muốn inbox của mình luôn ở trạng thái Inbox zero, tức là không có một cái gì. Khi đó, bất cứ lúc nào có email mới, mình sẽ ngay lập tức nhìn thấy và nắm được nội dung. 

1. Phân loại email dựa trên độ quan trọng  

Trước đây inbox của mình trông như thế này:

Sau khi phân loại, nó chỉ còn là thế này:

Nếu bạn đang sử dụng gmail, bạn có thể bấm vào nút bánh răng >  Settings > Inbox. Ở mục Inbox type, bạn đổi từ Default sang Priority Inbox . 

Thay vì trước đây inbox của bạn sẽ hiện ra một loạt các email không theo thứ tự gì cả, bây giờ nó đã được sắp xếp lại dựa trên độ quan trọng của nó:

• Unread: Mail chưa đọc – chắc chắn là quan trọng nhất rồi
• Starred: Đây là mail bạn đánh dấu
• Important: Đây là những email bạn có nhiều tương tác (vd: reply) 
• Everything else: Các mail còn lại. Đa phần đây là mail quảng cáo hoặc là mail thông báo các vấn đề liên quan đến tài khoản của ứng dụng (transactional email) 

2. Archive, Archive, Archive

Một trong những nguyên tắc cơ bản của mình đối với email là: 

Không quan trọng thì bỏ ra khỏi tầm mắt

Bạn có thể lo rằng: “Nếu vậy sau này muốn tìm lại thì phải làm sao?” thì câu trả lời mình sẽ để ở phần sau nhé! 

Để loại bỏ các email mình đã xử lý xong ra khỏi tầm mắt, mình sử dụng tính năng Archive. 

Note: Archive đọc là “A-kaiv” chứ không đọc là “A-chíp” hay “A-chi-ve” đâu nhé :) :) :) 

Archive không phải là một việc dễ dàng, nhất là khi chúng ta có thói quen đọc-xong-để-đó để “lỡ mà” có việc gì thì còn lấy ra xem lại. Đối với mình, đa phần thời gian mình làm như vậy đều dẫn tới việc mình quên luôn cái email đó và làm việc khác. 

Tuy nhiên, việc archive giúp cho inbox của mình thoáng hơn rất nhiều. Sau khi archive xong mà inbox trống khiến mình có cảm giác rất mãn nguyện, như kiểu đã hoàn thành xong một cái gì đó và rất phấn chấn để bắt tay vào công việc khác. 

Vì vậy, mình thường làm công việc này vào mỗi buổi sáng, vào đầu giờ làm việc, và mỗi buổi chiều, cuối giờ làm việc, trước khi mình rời văn phòng. Như vậy là cả ngày mình đều cảm thấy rất hưng phấn 😌

Mình đang sử dụng email app Tempo (macOS). Nó tập trung vào việc giúp mình đạt được Inbox zero bằng việc cung cấp cho mình công cụ để nhanh chóng archive toàn bộ email mình đã đọc cùng lúc,  và có thiết kế cực tối giản để khi mình đã archive hết, mọi thứ trông thật “gọn gàng” =))

Khác với delete, archive có nghĩa là bạn “cất” email vào tủ chứ không phải xoá nó đi, vì vậy bạn hoàn toàn có thể lấy nó ra xem bất cứ lúc nào (ở trong mục All Mail) ở gmail. 

Bạn quan tâm đến các lĩnh vực như Product Management, Business, Technology, Productivity...? Mình và một số người bạn tại Holistics đã tổng hợp lại những articles chất lượng nhất mà tụi mình đọc trong năm 2021. Bạn có thể nhận danh sách tổng hợp tại đây.

3. Unsubscribe thật tàn nhẫn 

Với những bạn hay subscribe linh tinh như mình thì việc nhận được nhiều newsletter và các ấn phẩm quảng cáo là chuyện như cơm bữa. 

Đến một thời điểm, mình cảm thấy những email đó đang dần chuyển sang nội dung khác (thông thường là cố gắng bán cho mình cái gì đó), và mình muốn huỷ đăng kí email (unsubscribe) đến từ các dịch vụ đó đi. 

Thông thường khi mình nhận được một email tiếp thị mới, mình sẽ đọc và quyết định luôn sẽ làm gì với nó. Nếu nội dung nó hay và đáng để mình học hỏi, mình sẽ lưu lại vào một ứng dụng khác, và archive mail này đi. Nếu nội dung không còn liên quan tới mình thì mình sẽ unsubscribe khỏi kênh này, và xoá luôn email đó đi. 

Điều này sẽ giúp cho inbox của mình dần dần thoáng hơn và ít spam hơn rất nhiều. 

Trước đây, việc unsubscribe rất thủ công, mất nhiều thời gian mà lại dễ bị sót. Bạn cứ thử tưởng tượng mình phải bấm vào từng cái email, tìm nút “unsubscribe here”, click vào đó, sang trang mới, lựa chọn lý do unsubscribe, để lại vài dòng cảm nghĩ ôi thôi cảm ơn nhé mình ghét bạn thì mình không yêu bạn thế thôi, rồi xác nhận ừ đấy mình không yêu bạn đấy bạn nghe rõ mình nói gì không. Đó, phải qua ngần đó bước bạn mới huỷ đăng ký được một trang web. 

Tuy nhiên bây giờ bạn có thể sử dụng Cleanfox để làm điều đó nhanh hơn. Cleanfox sẽ liệt kê hết những dịch vụ mà bạn subscribe, sau đó bạn chỉ việc chọn và unsubscribe hết những dịch vụ đó trong một nốt nhạc mà không cần phải đi qua các bước oằn tà là vằn như mình kể trên. Điểm thú vị ở Cleanfox đó là tính năng quẹt trái phải rất giống Tinder =))) 10 điểm cho sự thân thiện với người sử dụng =)))

Một điều mình muốn lưu ý với các bạn về Cleanfox đó là :

• Cleanfox về bản chất là một công cụ kết nối với tài khoản email và hiển thị những subscription email của mình ra dưới dạng đẹp đẽ để mình unsubscribe dễ hơn. Nó không tự động mà vẫn cần mình quyết định xem email nào nên giữ/unsubscribe.
• Để làm điều đó, Cleanfox sẽ có quyền truy cập vào toàn bộ thông tin trong email của chúng ta. Nó sẽ scan toàn bộ mail để tìm ra đâu là email newsletter để liệt kê. Nếu bạn cảm thấy lo lắng về sự riêng tư cá nhân thì mình khuyên tốt nhất là không nên dùng Cleanfox cho tài khoản của công ty mà chỉ dùng cho tài khoản cá nhân thôi. 
• Để bạn an tâm, Cleanfox được chứng nhận có cam kết GDPR, và cũng nói rất rõ ràng thế này trong Privacy policy của họ:

• Vậy Cleanfox kiếm tiền bằng cách nào? Họ sẽ scan các hoá đơn điện tử của chúng ta để thu thập dữ liệu về ngành thương mại điện tử (eCommerce). Tuy nhiên họ sẽ không lấy thông tin cá nhân mà chỉ lấy dữ liệu dưới dạng vô danh tính. Ví dụ: Mình mua 1 đôi giày Nike cổ cao giá $100, có hoá đơn gửi về qua email cho mình. Cleanfox sẽ lấy thông tin là: 1 người nào đó – Nike – mẫu:cổ cao – $100. Cleanfox sẽ lấy thông tin này bán cho các công ty thương mại điện tử để họ biết được nhu cầu thị trường và hành vi người mua hàng.

Như bạn có thể thấy, việc sử dụng email là một quá trình, vì vậy unsubscribe, hay archive đều là một quá trình chứ ko phải là một sự kiện một lần. 

Chúng ta có thể sử dụng các công cụ có sẵn, nhưng ngoài vấn đề về quyền riêng tư thì mình nghĩ việc dựa vào các công cụ này sẽ chỉ giải quyết được phần kết quả thôi. Nghĩa là sau khi dùng xong, mà thói quen dọn dẹp email không thay đổi, thì một ngày nào đó hòm inbox của chúng ta lại đầy ắp lên thôi. 

Mặc dù mình vẫn luôn là người ủng hộ các công cụ hi-tech nhưng đây là lần đầu tiên mình không quá recommend bạn phụ thuộc vào chúng ^^ 

4. Sử dụng suffix, filter và label 

Gmail có một trò siêu hay đó là nó cho phép bạn thêm một đoạn suffix (“hậu tố”) vào sau email của bạn nhưng bạn vẫn sử dụng được email đó một cách bình thường.

Công thức: tên_mail +hậu_tố @gmail.com

Ví dụ: Email gốc của mình là tuanmon@gmail.com.

• Với khách hàng của mình, mình sẽ thêm suffix (hậu tố) đằng sau thành: tuanmon+client@gmail.com. Mình sẽ luôn gửi cho khách hàng email này.
• Với email newsletter, mình sẽ thêm suffix và subscribe bằng mail này: tuanmon+newsletter@gmail.com

Cách mình sử dụng suffix để quản lý email urgent mà vẫn chỉ cần check mail 2 lần 1 ngày:

• Với email tuanmon+client, mình tạo 1 filter ở trong gmail với điều kiện là những email gửi đến email này sẽ luôn được “marked as important”, luôn có label là “super important” và “Never send it to Spam”

→ Khi có email đến mail này thì gmail luôn thông báo cho mình biết.

• Với email tuanmon+newsletter, mình tạo filter với điều kiện là những email gửi đến email này sẽ luôn được “Skip the inbox (archive it)”, và có label là “Newsletter”

→  Nghĩa là khi có email đến, mình vẫn sẽ nhận được nhưng Gmail không báo cho mình nữa. Đến giờ check mail, mình chỉ cần mở label “Newsletter” là sẽ xem được hết các mail này.

Các bạn có thể xem video ví dụ của mình ở dưới nhé!  👇

Tập trung hoá

Với những bạn đã và đang đi làm, chắc chắn bạn sẽ được công ty cấp cho một tài khoản email công ty để làm việc, với domain đặc biệt của công ty. Tài khoản này sẽ dùng để liên lạc nội bộ, với khách hàng, truy cập vào các kho lưu trữ hoặc ứng dụng mà công ty sử dụng.

Việc bắt đầu có từ 2 email trở lên (cá nhân – công việc) sẽ nảy sinh một vài rắc rối:

• Mất thời gian: Bạn phải log in vào nhiều email client hoặc 1 email client nhiều lần để kiểm tra tất cả email (ví dụ: email cá nhân mình là tuanmon@gmail.com thì phải dùng gmail, nhưng mà email công việc lại là tuannguyen@congviec.io thì mình lại phải dùng zoho) 
• Mất thời gian nữa: Đôi khi bạn muốn tìm một mẩu thông tin nhưng lại không nhớ nó nằm trong email nào. Bạn phải mở hết 2 mail ra và bắt đầu tìm (trong vô vọng)

Việc “tập trung hoá” toàn bộ email vào một chỗ sẽ giúp bạn xử lý được điều này. Cá nhân mình lựa chọn sử dụng Tempo (macOS) – một email app siêu siêu tối giản và cực kì đẹp. 

Để sử dụng bạn chỉ cần nhập toàn bộ email bạn có vào trong Tempo và bạn có thể bắt đầu quản lý tất cả email của mình trong một chỗ: từ việc đọc, trả lời đến tìm kiếm. Khi bạn tìm kiếm, Tempo sẽ tìm trong tất cả email chứ không phải trong một mail cụ thể nào cả.

Đây là giao diện của Tempo khi mình đạt được Inbox Zero 😤

Điểm hạn chế lớn nhất của Tempo đó là nó chỉ cho phép quản lý email thuộc dịch vụ của Gmail, nên bạn cần kiểm tra kĩ xem email của mình có đáp ứng được điều kiện không nhé. 

Lưu ý là không nhất thiết đuôi email của bạn phải là @gmail.com mới là của Gmail đâu nha. Gmail cho phép các công ty tạo domain riêng, ví dụ của công ty mình là @holistics.io, đăng nhập Tempo bình thường 😉

Nếu bạn ưu thích sự phức tạp và mạnh mẽ, với nhiều tính năng hơn thì mình khuyên dùng Spark (macOS) hoặc là Mozilla Thunderbird (macOS & Windows) nhé! Với các bạn làm ở tập đoàn lớn, hay sử dụng Outlook thì Outlook cũng là một công cụ khá ổn – tuy nhiên nếu một ngày bạn nghỉ làm và không dùng Outlook nữa (vì nó bắt bạn mua license) thì có thể sẽ hơi bất tiện đó.

Điểm mình cực kì thích ở Spark đó là nó cho phép mình link các account đến nhiều service khác nhau (các bạn dùng Outlook kìa!) và nó free to download trên toàn bộ các nền tảng của iOS và macOS. 

Điểm thứ hai mình thích ở Spark đó là các tính năng mạnh mẽ của nó, có thể kể đến:

• Thao tác nhanh chóng: Swipe trái/phải để xoá hoặc archive hoặc mark unread
• Smart folder khá thông minh: nó lọc các email quan trọng nhất để lên đầu, chia newsletter vào 1 thư mục riêng (không cần mình tạo filter)
• Kết nối với các ứng dụng thứ 3 như Things 3, Evernote, Todoist, Asana, Bear, Zoom, Trello, OneNote… (mình nói rõ cái này ở phần Phi tập trung hoá)
• Quản lý lịch tập trung: Lịch của Spark sẽ hiện toàn bộ email cá nhân và công việc, điều mà mình sẽ cần phải setup khá lâu ở bên Google Calendar. 
• Tạo và quản lý thư mục nhanh, dễ dàng, có thể đổi màu, sắp xếp vị trí các thư mục…

Phi tập trung hoá 

Đã tập trung hoá rồi lại còn phi tập trung hoá, lắm chuyện =)) 

Với mình, nếu như việc tập trung hoá giúp mình quản lý email đến-và-đi trong ngày một cách năng suất, thì việc phi tập trung hoá sẽ giúp mình quản lý workflow nói chung hiệu quả hơn. Đây là cách mình quản lý email trong cả một ngày làm việc.

Phi tập trung hoá email là việc mình chuyển email từ dạng thông tin thành hành động và lưu trữ nó ở một công cụ khác.

Ví dụ: Mình nhận được một email rất quan trọng từ khách hàng và mình phải trả lời lại, nhưng mình đang dở vài việc và mình muốn quay lại sau. Để khỏi quên, mình chuyển email đó sang Todo app của mình là Things 3 để mình biết mà xử lý. 

Việc lưu trữ thông tin ở một ứng dụng khác giúp mình hai việc:

• Mình có thể “Archive” email ở inbox để đạt được Inbox Zero. Trông hòm thư của mình không bị đầy vì những “todo” email.
• Sự tập trung của mình không bị ảnh hưởng. Như có đề cập ở số trước thì Flow hay Deep work là trạng thái làm việc rất quan trọng với mình, và mình muốn bảo đảm nó bằng việc vứt hết những thứ không liên quan sang một bên-mà-có-thể-tìm-lại-được.

Rất nhiều bạn hỏi mình về use-case là phải tìm lại thông tin từ một mẩu email từ xa lắc xa lơ thì phải làm thế nào. Mình nghĩ cách phi tập trung hoá email sau đây có thể giúp bạn giải quyết được phần nào.

Mình hay sử dụng Evernote vì tính năng quản lý bằng #tag của nó rất hiệu quả. Mình sẽ để một folder có tên là Email và sử dụng các tag khác nhau cho từng loại email ví dụ như #links (nếu email đó có chứa một cái link quan trọng), #pending (nếu email đó cần mình quay trở lại trả lời sau 1 thời gian), hoặc #attachments (nếu email đó có file nào đó quan trọng) 

Thực ra mình hoàn toàn có thể sử dụng chính email client của mình để tìm kiếm thông tin. Ví dụ Gmail có công cụ tìm khá mạnh mẽ:

Tuy nhiên cách làm này không quá hiệu quả với mình vì mình thấy đa số các mail app mình sử dụng có giao diện tìm kiếm không nhanh và không dễ dùng. Muốn nhanh thì lại phải dùng nhiều cú pháp khó nhớ kiểu From: tuanmon@gmail.com, subject: Welcome to the Tuanmon tribe kiểu kiểu đó. 

Ngoài ra một điểm hạn chế khác là khi mình không còn dùng email công ty cũ nữa thì không truy cập vào nó được, và vì thế nên những gì nằm trong inbox của mình coi như mất sạch 🙁 

Thường các công cụ quản lý công việc (task management) sẽ cung cấp cho bạn một email đặc biệt. Khi có email nào bạn muốn chuyển sang công cụ khác để lưu trữ, bạn có thể forward email đó đến cái email đặc biệt kia. Phần mềm quản lý công việc sẽ tự động thêm email đó vào trong list công việc của bạn. 

Nếu muốn xịn xò hơn, bạn có thể tạo một cái filter tự động gửi email đến email đặc biệt đó. Ví dụ Evernote cung cấp cho mình 1 email miễn phí này.

Với bất cứ email nào đến từ địa chỉ mail review@firstround.com (một trang tin tức về startup khá bổ ích) mình đều forward thẳng đến Evernote để đọc sau mà không cần check inbox nữa. 

Một cách khác là bạn có thể quản lý email bằng filter và label. Mình đề cập đến cách quản lý bằng label ở phần trên. 

Bạn quan tâm đến các lĩnh vực như Product Management, Business, Technology, Productivity...? Mình và một số người bạn tại Holistics đã tổng hợp lại những articles chất lượng nhất mà tụi mình đọc trong năm 2021. Bạn có thể nhận danh sách tổng hợp tại đây.

—

Trên đây là những công cụ và phương pháp mình sử dụng để luôn duy trì được Inbox-zero mà tốn ít công sức và chất xám nhất. 

Vậy còn bạn? Bạn đang sử dụng công cụ gì hay phương pháp gì? Bạn có thể chia sẻ ở phần comment cho mọi người cùng biết nhé! 

Nếu bạn thấy bài viết này hay và hữu ích, thì đừng quên like và share trên mạng xã hội nhé. Nếu bạn bận rộn và ít lên mạng xã hội thì có thể subscribe blog của mình ở phía dưới để luôn được đọc những bài blog thế này sớm nhất nha! 

• Facebook
• Twitter
• LinkedIn

—

Đăng ký nhận Newsletter

Many One Percents là newsletters về công nghệ và năng suất đầu tiên của Việt Nam với mục tiêu giúp các bạn trẻ cải thiện năng suất trong công việc và cuộc sống thông qua công nghệ.

Khi đăng ký Many One Percents (cùng gần 2000 bạn đọc khác), bạn sẽ nhận được:

• Đọc các bài blog sớm nhất (3-4 tuần trước khi mình publish lên mạng xã hội)
• Weekly Discovery (các khám phá công nghệ thú vị nhất tuần)
• Weekly learning (một bài học mình học được trong tuần)
• Giveaway code để sử dụng các sản phẩm công nghệ miễn phí
• Những cập nhật và dự định mới nhất về blog và podcast thuộc hệ sinh thái Many One Percents