Cách quản lý thời gian hiệu quả (P2)

RescueTime… to the rescue!

RescueTime là công cụ đo đạc thời gian mình cực kì yêu thích vì sự đơn giản nhưng mạnh mẽ của nó. Nhờ có RescueTime mà mình mới biết được thời gian xem chó mèo trên mạng xã hội của mình còn nhiều hơn thời gian mình tập thể dục =)) 

Bài blog post lần này mình sẽ giới thiệu về RescueTime cũng như những lợi ích mà mình nhận được từ ứng dụng này. Bài viết bao gồm 3 phần:

Nếu bạn thích nhìn/nghe hơn đọc, bạn có thể xem review trực quan của mình dưới đây:

Từ từ, RescueTime dành cho ai?

Sau một thời gian sử dụng RescueTime, mình thấy ứng dụng sẽ phù hợp nhất nếu:

  • bạn là người hay sử dụng máy tính, điện thoại. Đa phần công việc và giải trí của bạn xoay quanh hai thiết bị này.
  • bạn khá bận rộn và không có nhiều thời gian để ghi lại thời gian của mình (như thế này)
  • bạn đã có kế hoạch cải thiện năng suất và bạn cần biết thời gian của mình được sử dụng như thế nào

Ngoài ra, bạn có thể xem qua những giá trị mà công ty này tin tưởng nhé!

Rescue Time values & culture
Nguồn: RescueTime – About

Mình thường lựa chọn một ứng dụng/công ty dựa trên những giá trị cốt lõi của họ. Ví dụ, mình cực kì thích Apple vì giá trị của họ là “Privacy” và trong mỗi một lần update phần mềm họ đều có tính năng mới để cải thiện bảo mật người dùng

Aople values
Nguồn: Apple – Apple Values

Cách cài đặt RescueTime

Đầu tiên, các bạn truy cập vào trang RescueTime.com. Chào đón các bạn sẽ là một màn hình (mà theo mình) rất chật chội =)) 

RescueTime Landing Page
Nguồn: Rescuetime.com

Ngày trước RescueTime khởi nghiệp từ một ứng dụng duy nhất dành cho Mac (đọc thêm: câu chuyện đằng sau RescueTime của Robby Macdonell), tuy nhiên sau đó RescueTime phát triển lên nhiều nền tảng hơn, và những nhà sáng lập mở rộng phát triển thêm cả các khoá học về cải thiện năng suất. 

Đó là lý do vì sao khi bạn kéo xuống dưới, bạn sẽ thấy sản phẩm của RescueTime không chỉ còn là ứng dụng nữa:

RescueTime products
Nguồn: Rescuetime.com

Mục đích lớn nhất của RescueTime là bạn trở thành người dùng trả phí (annual/monthly subscriber), vì thế nên nếu bạn click vào phần “Learn about the software”, RescueTime sẽ dẫn dắt bạn đến trang giới thiệu sản phẩm, rồi hướng bạn nhập credit card để dùng free trial.

Vì thế chúng ta sẽ không bấm vào đó, mà xuống hẳn cuối trang mới tải về đc nha:

RescueTime downloads 1
Nguồn: Rescuetime.com

Click vào Download, bạn sẽ thấy RescueTime hỗ trợ rất nhiều nền tảng. Để theo dõi được tối đa thời gian thì mình khuyên các bạn cài đủ RescueTime trên máy tính, trình duyệt và điện thoại. Như mình dùng iPhone, Mac và trình duyệt Brave nên mình tải cả ba:

RescueTime downloads 2
Nguồn: Rescuetime.com

Việc cài đặt khá đơn giản, bạn chỉ cần lưu ý cấp quyền truy cập cho ứng dụng này để nó có thể hoạt động được offline nhé! 

4 lợi ích RescueTime mang lại cho mình

1. Đo đạc thời gian năng suất – không năng suất 

RescueTime hoạt động bằng cách đếm thời gian bạn dành cho một ứng dụng trên điện thoại và/hoặc máy tính, tổng hợp lại thành báo cáo hằng ngày/tuần/tháng cho bạn. 

Ví dụ: trong tuần vừa rồi mình năng suất được 81% trong tổng số thời gian online (31h 33m), trong đó 42% thời gian mình dành cho công việc hiện tại,  19% dành cho việc giao tiếp với đồng nghiệp và lên kế hoạch (sử dụng Google Calendar). Thời gian còn lại mình lên mạng đọc báo chí tin tức. 

RescueTime reports 1
Report tuần vừa rồi của mình

RescueTime có thể tự động nhận diện được đa số ứng dụng và website mà bạn vào là năng suất hay không năng suất, tuy nhiên nó vẫn cho phép chúng ta tự gắn nhãn (category) cho từng ứng dụng riêng vì có khả năng RescueTime sẽ nhận diện sai ý muốn của chúng ta. 

Ví dụ: công việc của mình yêu cầu phải làm việc với email rất nhiều, vì vậy mình muốn tính đây là thời gian Productive của mình. Tuy nhiên, RescueTime lại coi đây là thời gian Unproductive. Để chỉnh lại, mình chỉ cần  tìm những ứng dụng mình đang sử dụng và label lại.

RescueTime categories
Để label lại mình chọn Communication & Scheduling > Email. Sau đó đổi Neutral > Very Productive

Để truy cập vào các ứng dụng uncategorized, bạn bấm vào link này nhé.

Đọc thêm: Các công cụ và phương pháp quản lý email hiệu quả

2. Phát hiện những thói quen xấu

Nhờ vào việc label thời gian năng suất – không năng suất và tự chiêm nghiệm lại, mình đã phát hiện được một vài thói quen không tốt mà mình vô thức làm và chiếm rất nhiều thời gian trong tuần.

Ví dụ: Sau khi đi sâu vào số liệu, mình nhận ra tuần từ 13-19 tháng 4 mình dành đến hơn 2 tiếng cho Youtube. Trong khi thực sự mình rất ít dùng youtube. 

Mình tự hỏi: Tại sao mình lại dùng Youtube nhiều đến vậy?!

RescueTime weekly reports 1
Report tuần 2 tháng 4 của mình

Sau khi phát hiện ra sự thật bất ngờ, mình dành vài ngày để chú ý xem những lúc mình bật youtube thì mình làm gì. Mình nhận ra trong giờ làm việc mình hay nghe nhạc, và mình thường xuyên bật youtube lên để chuyển bài hoặc bật một playlist mới ngay sau khi một bài hát kết thúc.

Điều này tưởng chừng như rất nhanh, nhưng vì Youtube có cơ chế auto-play nên thành ra nhiều khi mình không thích suggestion của Youtube, nên mình lại bật Youtube và chuyển bài khác, dần dần nó trở thành vòng lặp thói quen.

habit loop
Vòng lặp thói quen mở youtube của mình

Chưa kể, mỗi khi ra màn hình chính của youtube thì mình lại được gợi ý rất nhiều video về chủ đề của mình thích (cái này mình công nhận Youtube đã làm rất, rất, rất tốt), nên nhiều khi mình cũng lỡ “vấp” vào mấy video đó vài phút trong giờ làm… (sorry boss) 

Mà xem kĩ hơn thì đúng là hôm nào đi làm thì xem nhiều hơn thật =)))

RescueTime weekly reports youtube 1

Mình thấy rằng, nếu như mục tiêu của mình chỉ là nghe những bài nhạc mình thích thì mình có thể sử dụng Spotify để thay thế. Một vài ưu điểm của Spotify: 

  • Spotify gợi ý nhạc khá sát gu mình thích, ít khi phải bật để chuyển bài. Kể cả có muốn chuyển thì mình cũng có thể dùng touch bar của mình mà không phải bật app.
macbook touch bar spotify
Bấm mấy nút này nè =)) Lần đầu tiên thấy cái Touch Bar của Mac có tác dụng =))
  • Spotify không làm mình mất tập trung bởi phần gợi ý. 
  • Spotify không tự nhiên dừng giữa chừng rồi bắt mình phải bấm Continue để tiếp tục chơi video. 
youtube auto-pause video
Ai bị cái này giơ tay =)) 

Kết quả: Sau hai tháng thử nghiệm, thời gian sử dụng youtube của mình đã giảm 50%, thậm chí có ngày mình không dùng youtube luôn:

RescueTime weekly reports youtube 2
Tada! 

Ngoài ra mình còn phát hiện được thời gian xem chó mèo của mình trên Instagram là khoảng 1-1,5h một ngày nữa, nhưng vì cái đó lâu rồi, mà mình dùng RescueTime bản free nên không có lưu số liệu để cho các bạn xem được ಥ_ಥ

3. Đặt ra mục tiêu cho bản thân

RescueTime cho phép chúng ta đặt ra các mục tiêu về thời gian để theo dõi được tiến độ của chính mình. 

RescueTime goals

Ví dụ, mình đang phấn đấu mỗi ngày dành ít hơn 2h cho các hoạt động giải trí như xem phim, lướt mạng xã hội, nên mình đặt mục tiêu là ít hơn 14h All Distracting Time mỗi tuần. 

Tính ra tuần trước mình chỉ dành 37 phút mỗi ngày, một con số mà mình khá tự hào nếu so với hơn 2 tiếng của ngày này năm trước. 

Bên cạnh đó, mình cũng sẽ biết được ngày nào trong tuần mình đã đạt được mục tiêu hay chưa. Ví dụ, mình đặt ra là mỗi ngày trong tuần phải dành ít nhất 3 tiếng năng suất cho các công việc ở công ty 

RescueTime goals 2
Report thời gian năng suất tháng 5 của mình.

Bảng này sẽ giúp cho mình theo dõi xem mình có xu hướng dành nhiều thời gian làm việc nhất vào thứ 3, và giảm dần đều cho đến cuối tuần (không phải vì mình lười đi đâu mà vì thứ 2 và thứ 5-6 thường có nhiều meetings)

Thực ra 3 tiếng chỉ là một con số mang tính ước lệ để mình so sánh và luôn đẩy bản thân mình tới giới hạn cao hơn ( •̀ᴗ•́ )و ̑̑

4. Giúp bản thân chú ý về thời gian hơn

Mình thấy rằng cái RescueTime thành công nhất đó là làm cho mình chú ý hơn về thời gian. 

Bây giờ, dù mở cái gì trên máy tính, điện thoại, nếu mình thấy không thực sự ý nghĩa, mình sẽ tắt ngay đi. Một phần cũng để cái bảng tổng hợp cuối tháng trông đẹp (:v) một phần vì nó sẽ giúp mình không còn tốn thời gian linh tinh nữa. 

Mình cũng chú ý hơn về thời gian mình xem phim hay chơi game. Thông thường khi xem Netflix mình rất dễ “cày” từ tập này sang tập khác. Nhưng từ khi mình bắt đầu đo đạc, mình lưu tâm hơn và thường khi chuyển sang tập khác là mình cũng dừng lại (ở phút thứ 5,6 sau khi xem được nốt phần cuối của tập vừa rồi :”>) 

Netflix binge watch meme
Cuz you need time management skill, y’all!

Mình bắt đầu hạn chế những thói quen làm mình tốn thời gian như mang điện thoại vào phòng tắm, mở điện thoại sau khi thức dậy, bật youtube giữa giờ làm việc…

Cuối năm, khi mình đang lụi hụi ngồi viết reflection thì RescueTime sẽ gửi cho mình một bản tổng hợp khá chi tiết về cách mình sử dụng thời gian trong năm vừa qua. Mình rất thích vì mình có thể đem bản report này của mỗi năm ra so sánh với nhau

RescueTime yearly report
Tổng kết năm 2018 và 2019

Bạn có nhận thấy gì khác biệt không?

RescueTime top category in year
2019 của mình dành phần lớn cho #Business, còn 2018 là #SocialNetworking

cũng đúng, thời đi học (2018) và đi làm (2019) nó phải khác chứ =))

Nhìn kĩ hơn thì hồi 2018 mình dùng mạng xã hội ghê gớm thật 눈_눈

RescueTime top activities
#Business của 2019 chiếm 602h, còn #SocialNetworking của 2018 chiếm 572h…
Note:  Nếu bạn muốn xem kĩ hơn bản review năm 2019 của mình thì bạn nhớ subscribe ở dưới nhé, mình sẽ gửi link private cho bạn xem ^^ 
Loading

Lời kết

Kì thực thì mình vẫn luôn tâm niệm thế này

Công nghệ là thứ giúp chúng ta thay đổi nhận thức và hành vi nhanh hơn

Bạn mình quen take note bằng cách gõ lên app. Bạn mới mua chiếc iPad và chiếc bút cảm ứng, bạn cảm thấy thích học tiếng Anh hơn hẳn. Việc học tăng từ 30p, vài ngày một tuần, thành 1-2h, mỗi ngày một lần.

Bạn mình lần đầu tiên dùng 1Password. Từ đó không bao giờ bạn còn dùng chung một password cho các ứng dụng nữa (tính bảo mật cao hơn). 

Bạn mình học công nghệ và biết được đa phần những app có thu âm trong khi nó sử dụng sẽ gửi đoạn thu âm đó về cho Google. Google sẽ lưu trữ những đoạn thu âm (của nó) mà nó còn không biết nó (còn) tồn tại. Từ đó bạn mình không bao giờ cho phép Google lưu trữ thông tin cá nhân gì nữa.

Với RescueTime cũng vậy. Ứng dụng đã giúp cho mình thay đổi thói quen sử dụng thời gian hiệu quả hơn (hoặc ít nhất những gì mình làm được trong 2 năm trở lại đây phản ánh điều đó). 

Bản free của ứng dụng này đã khá đủ để giúp mình thay đổi bản thân. Tuy nhiên nếu bạn có điều kiện thì nên sử dụng bản Pro để trải nghiệm nhiều tính năng xịn hơn như kết hợp với các ứng dụng khác hay đọc nhiều thống kê chi tiết hơn nhé! 

Nếu bạn thấy bài viết này hay và hữu ích, đừng quên like và share trên mạng xã hội nhé. Nếu bạn bận rộn và ít lên mạng xã hội thì có thể subscribe blog của mình ở phía dưới để luôn được đọc những bài blog thế này sớm nhất nha! 

Subscribe ở đây nha 👇

Loading

Disclaimer: Bài viết này không phải affiliate cho RescueTime. Tác giả viết hoàn toàn từ trải nghiệm cá nhân, với mong muốn có thể giúp đỡ nhiều bạn đọc trên con đường nâng cao năng suất cá nhân của mình nhờ công nghệ. 

1+

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll UpScroll Up