Cách quản lý thời gian hiệu quả (P1)

Đã bao giờ bạn ước rằng giá như một ngày có nhiều hơn 24h để bạn có thể làm được hết những gì mình đã lên kế hoạch?

Hay bạn luôn ở trong tình trạng deadline chồng deadline, lúc nào cũng tất bật với chiếc laptop và điện thoại của mình?

Nếu bạn đang có những dấu hiệu này, mình nghĩ rằng đã đến lúc bạn cần nghỉ ngơi và xem lại cách quản lý thời gian của mình.

Trong bài blog post lần này, mình sẽ chia sẻ với bạn về ảnh hưởng của thời gian đối với năng suất, lý do vì sao chúng ta mất nhiều thời gian vào thói quen xấu và cách để quản lý thời gian hiệu quả. Bài blog gồm ba phần tương ứng:

Nếu bạn không có thời gian (lol) thì bạn có thể nghe Podcast của mình tại đây nhé: SoundCloud

Năng lượng + tập trung – thời gian = quá tải

Ba yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến năng suất là năng lượng, sự tập trungthời gian

Source: Asian Efficiency

Trong đó, thời gian là thứ duy nhất không thể lấy lại được, hay tăng giảm tuỳ ý thích. Vì vậy, mình nghĩ rằng để tối ưu hoá năng suất thì cách duy nhất là phải quản lý và sắp xếp được thời gian đúng đắn mới có thể dồn năng lượng và sự tập trung để tạo ra kết quả cao nhất được.

Nếu bạn có nhiều năng lượng và sự tập trung, nhưng luôn cảm thấy thiếu thời gian thì chắc chắn bạn đang bị quá tải.

Cá nhân mình hồi còn năm nhất, năm hai đại học cũng ở trong tình trạng tương tự. 

Hồi đó, mình vừa học nửa ngày ở trường, vừa tham gia hoạt động ngoại khoá (AIESEC), vừa đi làm thêm. Hồi đó còn ở nhà với bố mẹ, lúc nào cũng ngày ba bữa dinh dưỡng đủ đầy, ít khi phải làm việc nhà, nên gần như năng lượng và sự tập trung chỉ tiêu tốn vào ba việc kia. 

Tuy nhiên, nếu bạn nào gặp mình hồi đó sẽ nhớ mình lúc nào cũng ở trong trạng thái stress, nghiêm túc thái quá, rủ đi chơi thì kêu bận không có thời gian, rủ trốn học đi ăn bánh mì anh đẹp trai thì kêu phải ở trên lớp học bài nhưng thực ra là lôi việc AIESEC ra làm. 

Đây là lịch một ngày trong tuần của mình hồi còn học năm 2

Đến tối, khi về nhà, mình nghĩ sẽ có cả một buổi tối để làm bài tập và tìm hiểu thêm những kiến thức mới. Nhưng không 🙂 Lướt tí facebook, xem tí youtube, chat tí với mấy đứa cùng bàn là đã 10h đêm rồi. 

Dĩ nhiên, lúc đó mình chưa biết vấn đề của mình nằm ở việc quản lý thời gian. Mình cứ nghĩ là do mình kém không thể làm mọi thứ nhanh hơn cơ (:

Con người là sinh vật của thói quen

 Mình chỉ bắt đầu có khái niệm về thời gian khi mình đọc cuốn The Power of Habit (Charles Duhigg).

Cuốn sách chỉ ra rằng con người là một sinh vật của thói quen (creature of habit)  và tới 40% những gì chúng ta làm hằng ngày đều là thói quen hết. 

Thói quen có thể mang nhiều hình thù khác nhau, từ việc bạn đánh răng hằng ngày đến việc lướt facebook ngay sau khi ngồi vào bàn học mỗi tối (Theo nghiên cứu của trường đại học Washingto, những hành vi “tự thưởng” được tạo ra do trạng thái Ego Depletion)

Khi thực hiện thói quen, chúng ta thường ít khi để ý về hành động của mình mà để bản thân ở chế độ tự lái (hỏi nhanh: việc làm đầu tiên sau khi ngủ dậy của bạn là gì?). Vì thế, ta thường không quan tâm đến việc những thói quen đó đang chiếm bao nhiêu thời gian trong ngày, mà thường chỉ nhìn vào những lúc mình bận nhất, hoặc rảnh nhất để truy vấn bản thân về việc quản lý thời gian cá nhân.

Chính những thói quen nhỏ nhặt này, tuy chiếm ít thời gian nếu đứng độc lập, nhưng nếu cộng lại sẽ khiến chúng ta phải giật mình. Điều nguy hiểm nhất là những thói quen cố dĩ này đã ăn sâu vào trong tiềm thức của chúng ta và rất khó để ta (nhận ra mà) thay đổi nó (đã bao nhiêu lần bạn vào nhà vệ sinh mà không mang theo điện thoại?).

Thực chất, chúng ta không thể xoá bỏ một thói quen mà chỉ có thể thay thế chúng, đơn giản vì những thói quen xấu vẫn mang lại những cảm giác “tốt” cho chúng ta.

James Clear, tác giả của cuốn sách nổi tiếng The Atomic Habits, đã từng chia sẻ về thói quen kiểm tra email hằng ngày:

…opening your email inbox as soon as you turn on your computer might make you feel connected. At the same time looking at all of those emails destroys your productivity, divides your attention, and overwhelms you with stress. But, it prevents you from feeling like you’re “missing out” … and so you do it again.

How to Break a Bad Habit and Replace It With a Good One
Đọc thêm: Email và bệnh viện mùa dịch 

Nếu vậy, làm thế nào để biết những thói quen nào là xấu và chiếm nhiều thời gian để chúng ta có thể l̶o̶ạ̶i̶ ̶b̶ỏ̶ thay thế?

Bằng cách đo đạc thời gian chúng ta dành cho nó.

“What gets measured gets managed”

“Nếu anh không có thời gian nhắn tin cho em, thì không phải do anh bận, mà do em không còn là ưu tiên của anh nữa”

Bạn thấy câu nói này có quen không =))

Mình xin phép không bàn đến khía cạnh tình cảm ở đây, do phạm vi của blog chỉ xoay quanh công việc và công nghệ. Tuy nhiên, mình lấy ví dụ này vì mình thấy rằng đa số mọi người cũng áp dụng suy nghĩ đó vào trong công việc hằng ngày.

Đúng là nếu chúng ta không biết sắp xếp ưu tiên của mình, thì chúng ta sẽ dễ dàng mất thời gian vào những thứ mà ta không thực sự mong muốn. Tuy nhiên, như mình có phân tích ở trên, loài người chúng ta là một sinh vật của thói quen, và kể cả chúng ta có biết mình muốn làm gì, và làm bao nhiêu, chúng ta vẫn sẽ mất thời gian cho những thói quen nhỏ nhặt không cần thiết.

Câu nói “What gets measured gets managed” không phải không có lý do mà trở nên nổi tiếng đến mức bất cứ app đo đạc về sức khoẻ hay năng suất nào cũng lấy làm châm ngôn để thu phục người dùng.

Chỉ khi đo đạc thời gian, ta mới biết được:

  • Mình có đang dùng thời gian vào đúng việc hay không? (ví dụ: lướt mạng xã hội thay vì đọc sách)
  • Mình có đang dùng đúng thời gian vào việc không (ví dụ: tắm đêm)
  • Mình có cần thêm/bớt thời gian làm việc này hay không? (ví dụ: mình hay “tưởng” là thời gian lướt instagram hằng ngày của mình ít, vì đúng là mỗi lần lướt mình chỉ lướt có 2-3p thôi, nhưng hoá ra trong ngày mình làm nó đến 20-30 lần, thành ra có ngày mình dành cả tiếng đồng hồ chỉ để xem chó mèo…)

Vậy làm thế nào để đo đạc thời gian?

Các bạn nhớ đón chờ bài blog tiếp theo nhé! 

Nếu bạn thấy bài viết này hay và hữu ích, thì đừng quên like và share trên mạng xã hội nhé. Nếu bạn bận rộn và ít lên mạng xã hội thì có thể subscribe blog của mình ở phía dưới để luôn được đọc những bài blog thế này sớm nhất nha! 

P/s: Mình hay publish blog trước khi mình share trên mạng xã hội, nên nếu bạn muốn là một trong những early reader thì có thể subscribe dưới đây nhé! 👇

Loading
1+

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll UpScroll Up