Skip to main content
Uncategorized

Notion 101: Cách sử dụng Notion

By October 10, 2021No Comments

TL;DR
Bài viết giới thiệu về hai concept cơ bản của Notion: Block và Page.

Mở bài

Notion là một ứng dụng ghi chú mạnh mẽ. Tuy nhiên, vì nhiều lý do (mình có nhắc tới trong bài Notion: Mình không biết bắt đầu từ đâu) mà Notion lại làm cho nhiều bạn mới sử dụng cảm thấy “ngợp”, thậm chí có những kì vọng không thực tế vào Notion.

Do vậy, trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu về Notion một cách dễ hiểu nhất để bạn có thể tiếp cận và vận dụng Notion một cách hợp lý.

Lưu ý:

  • Bài viết của mình sẽ không đi theo format giống các youtuber đang làm trên mạng, mà đến từ hiểu biết, trải nghiệm của mình từ góc độ một người làm sản phẩm.
  • Bài viết không giới thiệu cách để bạn tạo templates như ở trên cộng đồng Notion Việt Nam. Nếu bạn muốn tìm templates, mời bạn ghé Notion của team Notion Việt Nam.
  • Bài viết sẽ không đi sâu vào tính năng cụ thể, mà sẽ bóc tách và miêu tả Notion một cách tổng quan. Có rất nhiều cách sử dụng Notion, và một cái nhìn tổng quan sẽ giúp bạn hiểu cách nào mới phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Nội dung được cover trong Notion 101:

  • Block, Page
  • Thanh công cụ, chức năng tìm kiếm

Nội dung được cover trong Notion 102 (bài sau)

  • Database và Relational Database

Đi từ những điều cơ bản

0. Notion là gì?

Thứ nhất, mình muốn làm rõ: Notion là một ứng dụng ghi chú.

Một ứng dụng được gọi là phục vụ nhu cầu “ghi chú” chắc chắn sẽ được thiết kế để lưu trữ thông tin.

[Thông tin] có thể được biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau: chữ viết, âm thanh, hình ảnh, bảng biểu.

Như vậy, Notion là một ứng dụng có thể lưu trữ và biểu diễn thông tin dưới nhiều dạng khác nhau.

Vậy Notion biểu diễn những dạng dữ liệu đó như thế nào? Họ sử dụng khái niệm [Block]

1. Block

Trong Notion, “Block” là khái niệm để chỉ một vật chứa thông tin.

Với định nghĩa về [Thông tin] ở trên, điều này có nghĩa, một [Block] có thể là một câu văn, hoặc một hình ảnh, hoặc một video, hoặc một bảng biểu.

Mình sẽ so sánh [Block] giống như một miếng LEGO, bởi nó có rất nhiều điểm tương đồng.

LEGO có nhiều cách sắp xếp

  • Bạn có thể đặt hai [Block] ở trên dưới của nhau
  • Bạn cũng có thể đặt [Block] này chồng lên [Block] kia bằng cách kéo thả chúng đè lên nhau. Giống LEGO, một khi hai hay nhiều miếng ghép chồng lên nhau, bạn hoàn toàn có thể di chuyển cả một cục mà không phải di chuyển riêng lẻ từng miếng một.
    • Hãy lưu ý rằng, chúng ta đang nói về khái niệm [Block], là một khái niệm đại diện cho các loại thông tin khác nhau. Do vậy, khi đặt trong thực tế, bạn hoàn toàn có thể đặt các loại thông tin khác nhau chồng lên nhau được, ví dụ: ảnh nằm chồng lên chữ, checkbox nằm chồng lên heading…
  • Bạn có thể đặt hai (hoặc nhiều) [Block] bên cạnh nhau, tạo thành các cột thông tin.

Một bộ đồ chơi LEGO hoàn chỉnh cũng là một [Block]

Với định nghĩa [Block] là một vật chứa thông tin, điều đó có nghĩa một trang chứa rất nhiều [Block] cũng có thể coi là một [Block] đặc biệt, vì về bản chất nó vẫn đang chứa thông tin.

Trong Notion, họ gọi những [Block] đặc biệt này là một trang – [Page]

Photo by Eric & Niklas on Unsplash

Ví dụ, mình có một trang ([Page]) là Blog post, trong đó chứa một bài post của mình. Ở trong bài post này, mình có rất nhiều đoạn văn và hình ảnh. Mỗi đoạn văn và mỗi hình ảnh lại là một [Block]

2. Cơ chế lưu trữ thông tin của Notion

Ở phần trước, mình đã so sánh một trang ([Page]) của Notion giống một bộ LEGO hoàn chỉnh, với rất nhiều [Block] tạo thành.

Ở phần này, mình muốn so sánh một [Page] với con búp bê Nga Matryoshka để có thể làm rõ cơ chế lưu trữ thông tin của Notion.

Photo by Didssph on Unsplash

Bạn có thể đặt một con búp bê nga ở trong một con búp bê khác

Tương tự, bạn có thể đặt một [Page] này nằm trong một [Page] khác.

Với Notion, một [Page] cha có thể có vô hạn [Page] con, và một [Page] con cũng có thể có vô hạn [Page] con của nó. Bạn cứ tưởng tượng như một con búp bê Nga có thể có vô hạn búp bê ở trong. Đó chính là Notion.

Cơ chế Page cha – Page con này, nếu không được sử dụng cẩn thận, có thể dễ dàng làm cho bạn mất kiểm soát với Notion của chính mình. Bởi lẽ, bạn không có một cái nhìn tổng quan về tổng số Page bạn có, cũng như không biết một [Page] cụ thể bạn cần tìm nằm ở đâu (Nếu bạn để nó nằm trong con của con của con của một Page nào đó…)

Và đó là lý do Notion sinh ra phần thanh công cụ ở bên tay trái, cũng như tính năng tìm kiếm để bạn dễ dàng tìm thấy một mẩu thông tin bạn cần.

3. Thanh công cụ và tính năng tìm kiếm

Thanh công cụ

Thanh công cụ là nơi liệt kê ra tất cả những [Page] mà bạn có trên Notion dưới dạng drop-down. Vì chỉ liệt kê [Page] nên nếu bạn cần tìm một [Block] cụ thể nào đó thì thanh công cụ này không thể đáp ứng được.

Tính năng tìm kiếm

Tính năng tìm kiếm có lẽ là tính năng “ăn tiền” nhất ở Notion, và cũng là tính năng mình xài nhiều nhất.

Chỉ cần nhấn Ctrl + K (ở Mac là Command + K), và gõ vào thông tin mà bạn cần tìm kiếm, công cụ Tìm kiếm sẽ tìm:

  • Tất cả những [Page] có chứa nội dung bạn tìm kiếm
  • Tất cả những [Block] có chứa nội dung bạn tìm kiếm

Khi số lượng thông tin bạn lưu trữ ít, thì việc tìm kiếm diễn ra khá nhanh (chưa đến 1 giây). Tuy nhiên, khi số lượng thông tin bắt đầu nhiều lên, việc tìm kiếm bắt đầu diễn ra rất chậm (có thể lên tới vài giây), và vì Notion sẽ tìm kiếm tất cả [Page] và [Block] nên nhiều khi sẽ trả về rất nhiều kết quả và khiến bạn bị rối vì không biết đâu mới là kết quả chính xác.

Một bức tranh tổng quát

Ở đây “Khác” đại diện cho những loại hình thông tin khác mà mình không biểu diễn, ví dụ như heading, todo, code block…

1 và * để chỉ số lượng. Ví dụ: 1 bảng biểu là 1 [Block]. 1 [Page] là 1 [Block]. Nhiều [Block] được chứa trong 1 [Page]

Mình biết, Notion còn một tỉ thứ nữa mà mình chưa nhắc đến.

Tuy nhiên, hãy thành thật với bản thân một chút: kiến thức nào cũng có phần nền tảng. Phần nền tảng thường đơn giản và dễ hiểu tới mức… ngớ ngẩn, nhưng nó lại là tiền đề cho mọi thứ sau này. Hãy bắt đầu một cách đơn giản trước, rồi cải tiến Notion của bạn sau. Đây chính là cách mình tiếp cận mọi sản phẩm công nghệ mà mình đang sử dụng hằng ngày.

Với việc hiểu hai khái niệm [Block] và [Page], bạn hoàn toàn có thể bắt đầu sử dụng Notion. Nếu bạn đã quen với hai khái niệm này và muốn “gặt hái” nhiều lợi ích hơn từ Notion thì mời bạn đọc tiếp bài viết Notion 102: Cách sử dụng database nhé.

Kết bài

Notion 101 đã giới thiệu với các bạn những khái niệm cơ bản nhất của Notion. Với các khái niệm được giải thích trong bài viết này, bạn đã có thể bắt đầu sử dụng Notion để phục vụ mục đích ghi chú cơ bản. Chúc bạn may mắn với Notion!

Nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên join newsletters của Many One Percents cùng 800+ bạn đọc mỗi tuần. Những lợi ích độc quyền cho các bạn subscribers:

  • Đọc các bài blog sớm nhất (2-3 tuần trước khi mình publish lên mạng xã hội)
  • Đọc Weekly Discovery (sản phẩm thú vị nhất tuần)
  • Giveaway code để sử dụng các sản phẩm công nghệ miễn phí
  • Những cập nhật và dự định mới nhất về blog

Leave a Reply