Quản lý công việc với phương pháp Eat The Frog

Vì sao mình không áp dụng nó vào trong công việc hằng ngày?

phuong-phap-eat-the-frog

Nếu bạn không có nhiều thời gian thì có thể nghe podcast của mình ở đây nhé!

Intro

Ngày mình mới bắt đầu đi làm, mình thường hay trễ deadline. Thực tế là mình đã rất chăm chỉ, và không hề bỏ lỡ một giây phút nào trong ngày làm việc, vậy mà kết quả cuối tháng vẫn không được như kỳ vọng của sếp.

Sau buổi performance review với sếp mình, mình mới nhận ra rằng: thời gian mình dành cho những công việc quan trọng nhất – những công việc được sử dụng để đánh giá khả năng làm việc của mình – ít hơn hẳn so với những công việc khác.

Mình đã mất quá nhiều thời gian vào trả lời email, gọi điện cho khách hàng, ghi chú lại trên hệ thống, kiểm tra số liệu, thành ra đến khi mình chuyển sang làm những công việc thật sự quan trọng như nghiên cứu thị trường, phân tích sản phẩm đối thủ, thì mình lại không còn thời gian nữa và mình làm rất qua loa.

Lúc đó, anh sếp của mình có gợi ý mình thử phương pháp Eat the frog để sắp xếp lại công việc. Sau hơn 3 năm đi làm và trải nghiệm phương pháp Eat the frog, mình muốn chia sẻ với các bạn quan điểm của mình về phương pháp này.

Bài blog sẽ được chia làm 3 phần chính:

Eat the frog là gì?

Eat the frog (dịch một cách trần trụi là “ăn ếch sống”), là một phương pháp quản lý và sắp xếp công việc giúp cho bạn đạt năng suất cao hơn trong học tập và làm việc.

Theo Brian Tracy (tác giả của cuốn sách Eat that frog! 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time), Eat the frog là phương pháp xác định công việc lớn nhất, quan trọng nhất, khó khăn nhất trong ngày để hoàn thành đầu tiên khi chúng ta bắt đầu một ngày mới.

Sở dĩ có cái tên Eat the frog là vì Brian muốn nhấn mạnh sự tương đồng giữa con ếch xấu xí và công việc khó khăn nhất trong ngày của chúng ta.

Nguyên tắc này được dựa trên niềm tin rằng những công việc khó nhất thường là những công việc mà ta dễ trì hoãn nhất. Nếu chúng ta không thực hiện chúng trước, thì chúng ta sẽ không bao giờ thực hiện chúng cả (hoặc làm qua loa như trong ví dụ của mình ở trên).

Vì sao Eat the frog lại hiệu quả?

Bạn sẽ tìm thấy vô vàn lợi ích của Eat the frog trên internet. Nhưng dưới đây là những lợi ích cá nhân mình nhận được khi áp dụng phương pháp này.

1. Tập trung vào công việc đem lại giá trị lớn nhất

Công việc khó nhất thường là những công việc yêu cầu nhiều chất xám nhất, và như vậy cũng thường đem lại giá trị lớn nhất.

Tuy nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng ưu tiên làm những công việc này trước. Bởi lẽ, khi todo list của chúng ta dày đặc những công việc nhỏ nhặt, mang tính administration (mình không biết dịch từ này thế nào…), thì chúng ta dễ cảm thấy bận rộn “giả”, và cố gắng làm thế nào để xử lý được hết những công việc vớ vẩn đó đi. Và chính vì chúng ta tập trung làm những thứ nhỏ nhặt đó, mà quên đi điều gì là quan trọng nhất.

Photo by Luis Villasmil on Unsplash

Trong Sillicon Valley mùa 5, Dinesh (một trong các nhân vật chính), khi nhìn thấy đội IT của công ty mình đang làm việc rất chăm chỉ, đã hỏi họ rằng:

“Are you working hardly or are you hardly working?”

(Các bạn đang làm việc chăm chỉ hay là đang chẳng làm gì cả vậy?)

Mình rất thích câu nói này của Dinesh, vì rõ ràng ngày xưa mình nghĩ rằng mình đang làm việc chăm chỉ (working hard), không bỏ phí thời gian, nhưng hoá ra lại toàn làm mấy thứ không quan trọng, thành ra cũng chỉ tính là chẳng làm gì cả (hardly working).

Việc áp dụng phương pháp Eat the frog sẽ đảm bảo rằng mình dành thời gian cho những thứ thật sự có tầm ảnh hưởng đến doanh nghiệp/bản thân mình, mà không bị cuốn theo những công việc admin kia nữa.

2. Tận dụng được tối đa sự tập trung và sáng tạo

Mình hay dậy sớm và có nhiều năng lượng vào buổi sáng nhất. Vì vậy, Eat the frog rất phù hợp với mình.

Khoa học đã chứng minh rằng ai trong chúng ta cũng có một nguồn năng lượng tinh thần hữu hạn, và vì vậy chúng ta sử dụng nó càng nhiều trong ngày thì đến cuối ngày ta sẽ càng mệt mỏi và dễ lười biếng.

Đó chính là lý do vì sao nhiều người lên kế hoạch tạo thói quen đọc sách/học tập buổi tối lại không thành vì tới lúc đó họ đã quá mệt (về mặt tinh thần) để tiếp thu được kiến thức. Kết quả là họ thay thế những thói quen đó bằng những hoạt động giải trí tốn ít năng lượng não bộ hơn như lướt mạng xã hội, chơi game, nghe nhạc…

Photo by Glen Carrie on Unsplash

Đặt trong bối cảnh môi trường công sở, đặc biệt là tại các Startup, thì việc phải đưa ra nhiều quyết định, hoặc đơn giản là tham gia các cuộc họp và phải đóng góp ý kiến đã đủ để làm nguồn năng lượng tinh thần của chúng ta cạn kiệt. Ví dụ như trong trường hợp của mình, thì việc liên tục phải trả lời email, kiểm tra số má, gọi điện cho khách hàng (và lươn lẹo :v) cũng đủ khiến mình cảm thấy kiệt sức rồi (cơ bản vì ngày đó cũng mới đi làm nữa, tấm chiếu còn mới)

Khi đưa những công việc quan trọng lên đầu ngày, mình sẽ có nhiều năng lượng để suy nghĩ và giải quyết chúng hơn. Và do đó, mình có thể đưa ra nhiều giải pháp hiệu quả hơn cho cùng một vấn đề, và xử lý chúng trong thời gian ngắn hơn.

Một điểm nữa mình cũng nhận ra sau khi đi làm, đó là đa số mọi người trong công ty mình là cú đêm, và vì vậy buổi sáng họ thường ít năng lượng. Các cuộc họp lớn, hoặc công việc cần hợp tác nhiều người thường sẽ được đặt vào buổi chiều. Đây là điều kiện tuyệt vời vì mình có thể tập trung làm công việc của riêng mình vào buổi sáng mà không bị xao nhãng bởi meetings hay tin nhắn từ đồng nghiệp.

Nhìn lịch sử dụng phòng họp có thể thấy công ty mình rất hay meeting vào buổi chiều
Bạn quan tâm đến các lĩnh vực như Product Management, Business, Technology, Productivity...? Bấm vào đây để nhận danh sách 100 bài báo hay nhất mình từng đọc trong năm 2020 về các chủ đề này nhé!

3. Ảnh hưởng tích cực đến các công việc khác

Bạn cứ tưởng tượng công việc khó khăn nhất trong ngày là một chiếc bánh xe rất nặng, và lớn. Bạn sẽ cần nhiều sức để đẩy nó đi lúc ban đầu, nhưng một khi chiếc bánh bắt đầu lăn, thì công sức bạn cần bỏ ra để nó tiếp tục lăn sẽ càng ngày càng ít.

Photo by Aziz Acharki on Unsplash

Việc hoàn thành được một công việc khó chắc chắn sẽ đem lại cho chúng ta sự hưng phấn và động lực để hoàn thành các công việc tiếp theo. Khi chúng ta đã gỡ bỏ được nút thắt “khó chịu” nhất trong ngày, thì chúng ta sẽ tận hưởng quãng thời gian làm việc cho đến cuối ngày. Ngược lại, nếu chúng ta trì hoãn công việc quan trọng nhất đến cuối ngày (để rồi lần lữa sang ngày tiếp theo) thì khi dắt xe về nhà mình sẽ cảm thấy rất bức bối.

Mình nhận thấy năng suất làm việc của mình sẽ cao hơn nhiều bất cứ khi nào mình hoàn thành xong một công việc khó. Tâm trạng tốt thì trao đổi với đồng nghiệp cũng vui vẻ hơn, và làm các công việc nhỏ nhặt như dọn dẹp inbox cũng nhanh chóng hơn (vì mình đâu phải dọn dẹp inbox ĐỂ bắt đầu làm một công việc khó nữa đâu!).

Khi nào thì Eat the frog không hiệu quả?

Mặc dù Eat the frog có những lợi ích không thể phủ nhận, nhưng phương pháp này cũng không phù hợp với tất cả mọi người.

1. Khi bạn là cú đêm

Eat the frog nhấn mạnh việc hoàn thành công việc quan trọng vào buổi sáng. Trong khi đó, các cú đêm lại thường năng suất nhất vào buổi chiều – tối, thành ra nếu áp dụng phương pháp này lại không hiệu quả.

Có hai giải pháp cho vấn đề này: Một là bạn điều chỉnh lại nhịp sinh học của mình, hai là bạn đưa những công việc quan trọng xuống buổi chiều.

Điều chỉnh nhịp sinh học là một việc khó, và cần một thời gian dài để cơ thể làm quen được. Trước đây mình nghĩ rằng mình thuộc hội cú đêm, nhưng khi mình bắt đầu dậy sớm đi tập và cố ngủ sớm (do công việc nên mình không tập muộn được), thì mình lại năng suất hơn vào buổi sáng. Thói quen dậy sớm mất gần một năm để tạo lập, và mình nghĩ rằng những lợi ích nó đem lại là rất rõ rệt đối với mình.

Đưa công việc quan trọng xuống buổi chiều cũng là một giải pháp cho hội cú đêm. Thực ra ngày xưa trước khi mình chuyển sang dậy sớm thì mình từng thử giải pháp này. Tuy nhiên mình nhận ra là càng về cuối giờ chiều thì mình càng mau mệt hơn là càng về cuối giờ sáng (rõ ràng rồi, vì mình đã dành cả buổi sáng để làm các việc khác).

Như vậy cùng là 3 tiếng mình dành cho công việc quan trọng A, thì từ 9h-12h sáng mình sẽ có nhiều năng lượng tinh thần hơn là từ 2h-5h chiều (6h là tan làm nhưng chẳng ai deep work được vào khung giờ 5h-6h cả -.-)

2. Khi công việc quan trọng nhất quá lớn

Giả sử công việc quan trọng nhất trong ngày của mình là nghiên cứu sản phẩm đối thủ. Đây là một công việc không thể làm xong chỉ trong 3 tiếng của buổi sáng, mà cũng chưa chắc là xong được trong một ngày.

Tuy nhiên, nếu đúng theo định nghĩa thô sơ của Eat the frog: “Làm xong công việc quan trọng nhất trước” thì mình buộc phải dành cả ngày chỉ làm mỗi việc đó thôi.

Nếu mình dành hết thời gian cho công việc đó, trớ trêu thay, các công việc nhàm chán, ít quan trọng hơn sẽ trở nên quan trọng, cấp thiết (Nhóm số 1 theo ma trận Eisenhower). Nếu mình trì hoãn những công việc này (giả sử không trả lời email/slack của đồng nghiệp khi họ cần sự đồng ý của mình), thì lại làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của cả nhóm (mình thì bận, người khác thì rảnh vì phải chờ mình).

Vậy giải pháp là gì?

Để cân bằng giữa “con ếch” của ngày hôm đó và công việc ít quan trọng hơn, mình sẽ “chặt” con ếch đó ra làm nhiều khúc và mỗi ngày sẽ “ăn” từng miếng một. Điều đó có nghĩa là mình sẽ dành 2-3 hôm dành cho công việc nghiên cứu đối thủ này, nhưng mỗi hôm mình sẽ nghiên cứu về 1 đối thủ thôi, hoặc nghiên cứu hết trong một hôm và viết report trong một hôm khác. Thời gian còn lại, mình sẽ dành cho những công việc nhỏ khác.

Bạn có thể thấy mình chia công việc chính buổi sáng thành 2 phần: 9h45-10h30 và 11h-12h. Xen giữa là thời gian mình dành cho việc trả lời email và slack của mọi người.

Như Eisenhower cũng từng nói: “Một công việc quan trọng thì ít khi cấp thiết” – Để đảm bảo công việc được hiệu quả nhất thì phải làm lâu hơn một chút cũng được.

3. Khi môi trường làm việc không phù hợp

Tuy rằng Eat the frog rất hiệu quả trong việc cải thiện năng suất nhưng chúng ta lại không thể áp dụng nó trong một vài môi trường làm việc.

Một ví dụ điển hình là thời gian mình làm việc tại Holistics. Ở đây tốc độ làm việc rất cao, và mình thường xuyên nhận được nhiều yêu cầu tham gia các buổi sales call, demo call với khách hàng trong khi đang “eating the frog”.

Mình không thể đơn thuần bỏ qua các sự kiện bất ngờ đó được, vì môi trường startup với sự khan hiếm về nhân sự không cho phép điều đó. Nhiều khi mình phải tạm gác lại công việc hiện tại để làm việc khác, mặc dù việc đó nằm hoàn toàn ngoài kế hoạch ban đầu.

Đôi khi, mình cũng khó thực hiện được phương pháp Eat the frog vì tính chất công việc. Các dự án mình quản lý thường do nhiều bên phối hợp thực hiện, và do vậy nhiều khi công việc của mình sẽ bị phụ thuộc vào người khác, và ngược lại.

Đôi khi, một công việc có thể coi là quan trọng nhất trong ngày (liên quan đến dự án lớn, hoặc có deadline gấp, hoặc sẽ có ảnh hưởng lớn đến nhiều khách hàng), nhưng lại không phải là công việc cấp thiết nhất. Ví dụ, mặc dù việc nghiên cứu đối thủ là quan trọng nhất trong ngày hôm nay, nhưng vì 2h chiều nay phía IT của công ty mình sẽ tung ra bản cập nhật cho sản phẩm, nên mình phải hoàn thiện việc testing tính năng mới trong buổi sáng. Khi đó, “con ếch” sẽ chuyển từ nghiên cứu đối thủ sang testing. Testing là một công việc tương đối dễ so với nghiên cứu thị trường, nhưng chắc chắn là phải làm trước.

Công ty mình sử dụng Asana để quản lý công việc. Mình thường dùng Asana để xem công việc nào đang “block” công việc của người khác lại.

Nói một cách khái quát, phương pháp Eat the frog tập trung vào tầm quan trọng của một công việc mà thiếu đi yếu tố cấp thiết về mặt thời gian, điều mà phương pháp Eisenhower có thể làm được.

Lời kết

Mình thấy rằng Eat the frog phù hợp nhất với những công việc có tính độc lập cao và ít bị ảnh hưởng/phụ thuộc vào các yếu tố về ngoại cảnh. Khi todo list của bạn, và lịch làm việc của bạn, ít có sự xáo trộn, thì bạn sẽ dễ dàng xác định được “con ếch” trong ngày của mình là gì, và từ đó có thể tập trung tối đa mà không phải suy nghĩ gì cả.

Mình đã thử trải nghiệm Eat the frog và nhận thấy phương pháp này (nếu không cải biên) không phù hợp với lịch làm việc và công ty hiện tại của mình.

Tuy rằng không trực tiếp áp dụng Eat the frog, nhưng mình luôn coi nó là một lời nhắc nhở rằng cần xác định rõ ràng công việc quan trọng nhất trong ngày để tránh làm những thứ không cần thiết.

Vậy còn bạn thì sao? Bạn đã áp dụng phương pháp này chưa và suy nghĩ của bạn về nó là gì? Comment ở dưới cho mình biết nhé!


Nếu bạn cảm thấy bài viết hay và hữu ích, đừng quên chia sẻ lên mạng xã hội để giúp cho nhiều bạn trẻ Việt Nam được tiếp cận với những phương pháp tối ưu năng suất nhé!

Còn nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên subscribe (ở ngay dưới đây) để nhận được email về những bài blog thế này, kèm theo những phát hiện công nghệ thú vị của mình nhé (chỉ subscribers mới được đọc).

+5

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll UpScroll Up