Ứng dụng này đã thay đổi cách mình sử dụng laptop

Vào đề dài dòng nhưng cần thiết

Một trong những tính năng khiến mình luôn ưu tiên lựa chọn Macbook để làm việc thay vì các máy Windows chính là Spotlight.

Spotlight được thiết kế để giúp chúng ta mở các ứng dụng hay tập tin trên Mac bằng bàn phím, thay vì sử dụng chuột. Mặc dù việc này chỉ giúp bạn tiết kiệm vài giây ngắn ngủi, nhưng nếu bạn nhân con số này với số lần bạn phải mở app/file trên Mac trong ngày, thì mình tin rằng nó sẽ không hề nhỏ chút nào.

Bạn thử tưởng tượng thế này, giả sử bạn muốn mở Excel trên Mac:

• Sử dụng Chuột: bạn sẽ phải tìm trên dock launchpad, bấm vào đó, cuộn chuột để tìm, bấm vào biểu tượng Excel. Mất 4s.

• Sử dụng Spotlight: bạn sẽ chỉ cần bấm Cmd (⌘) + Space, gõ Ex và Enter. Mất 1s. Như vậy bạn đã tiết kiệm được 3s.

Spotlight mạnh mẽ là thế, thế nhưng có một ứng dụng còn khủng khiếp hơn: Alfred. Bạn thử tưởng tượng bạn có thể làm gần như mọi thứ trên laptop của bạn bằng ứng dụng này, từ việc mở app, mở web, tìm kiếm trên Google, Youtube, Drive, Twitter, cho đến những thứ phức tạp hơn như mở nhiều ứng dụng một lúc, nhập những đoạn kí tự dài chỉ trong vài giây, điều khiển âm lượng máy, tắt máy, chuyển bài Spotify, tra từ điển, tính toán. Nói chung gần như bạn muốn làm gì cũng có thể thông qua Alfred được hết.

Alfred sẽ không chỉ giúp bạn tiết kiệm được vài giây mở app/file, mà có khi là vài chục giây khi thực hiện một hành động phức tạp.

Trong bài post lần này, mình sẽ giới thiệu cho bạn những tính năng của Alfred giúp cho mình thay đổi thói quen sử dụng laptop của mình:

1. Không còn phải dùng chuột để mở app, website
2. Không phải gõ đi gõ lại những đoạn text quen thuộc
3. Không phải lò dò tìm file
4. Không phải vào tận các trang web để tìm kiếm
5. Không phải chuyển qua lại giữa các cửa sổ để copy text

Note: Alfred là ứng dụng dành cho MacOS. Nếu bạn sử dụng máy Windows, hãy đến phần Honorable mention để tham khảo ứng dụng thay thế cho Alfred nhé.

1. Không còn phải dùng chuột để mở app, website

Từ ngày dùng Alfred, gần như chưa bao giờ mình phải sử dụng chuột để mở app hay các web thông dụng.

Đối với các app trên Mac

Mình chỉ đơn giản gõ Command (⌘) + Space (phím cách), sau đó gõ tên của ứng dụng mình cần mở là sẽ ra. Alfred sẽ tự động học theo thói quen sử dụng của mình để đưa ra gợi ý sát nhất với dự định của mình. Thường là Alfred sẽ đưa những ứng dụng mình tìm kiếm gần đây nhất lên trước. Nhiều khi mình chẳng cần gõ hết tên app, chỉ cần 1 hoặc 1 vài chữ đầu (hiếm) là đã mở được ứng dụng này rồi.

Đối với website

Đối với các trang web thiên về tìm kiếm như Google, Wiki, Amazon… Alfred đã tự động cài đặt sẵn cho người sử dụng, và chỉ cần dùng một vài keyword (từ khoá) là mình đã có thể tìm kiếm trên các trang web đó. Mình sẽ đề cập đến tính năng này ở phần 4. Không phải vào tận các trang web để tìm kiếm.

Còn đối với các trang web khác, mình hoàn toàn có thể tự cài đặt và mở rất nhanh bằng cách gõ keyword là tên trang web. Ví dụ, mình muốn mở LinkedIn để xem hôm nay recruiter của công ty nào đã xem profile của mình:

Để cài đặt, bạn chỉ cần vào Features > Web Search > Add Custom Search (góc dưới bên phải) > điền vào Search URL (đường link bạn muốn mở), title (tên của link), keyword (từ khoá mà bạn muốn sử dụng). Ví dụ như với LinkedIn, mình sử dụng từ khoá Linkedin, nhưng bạn có thể sử dụng từ khoá ngắn hơn hoặc dễ nhớ hơn ví dụ lkn hoặc lin đều được cả. Thực ra dùng một thời gian rồi thì chỉ cần gõ Li là nó đã ra LinkedIn rồi >:)

Đối với mình tính năng này rất rất hữu dụng ở điểm nó có thể mở ra chính xác trang web mà mình mong muốn. Ví dụ: mình có tới 3 email account trên Firefox, và mỗi lần mình muốn vào đúng một cái email account ở trên Google Calendar, mình thường sẽ phải mở Google Calendar lên, sau đó chuyển account (như hình).

Điều này thực sự rất phiền phức và mất thời gian. Nhưng với Alfred, mình đã có thể xử lý điều này rất dễ dàng. Chỉ đơn giản gõ keyword mình đặt sẵn cho calendar của công ty Holistics Calendar (yên tâm gõ vài lần thì chỉ cần gõ Ho là nó đã ra rồi), là mình đã có thể vào đúng calendar mà mình cần.
Ngầu đét =))))

Một cách sử dụng khác cũng khá hay với tính năng này đó là việc mình có thể mở nhiều app/website cùng một lúc. Ví dụ, bạn mình giới thiệu cho mình bộ phim Inception của Christopher Nolan, mà mình chưa xem, cũng chưa biết thông tin gì về bộ phim đó. Mình chỉ cần bật Alfred, sau đó gõ Movies Inception thì Alfred sẽ tự động bật cho mình 3 trang web sau:

1. IMDB của Inception -> xem rating, review
2. Rotten Tomatoes của Inception -> xem rating
3. Youtube với tìm kiếm là “Inception” -> xem trailer

Một số ý tưởng dùng Alfred để bạn tham khảo:

• Mở nhanh tất cả những ứng dụng liên quan đến công việc. Ví dụ bạn mình làm designer, khi muốn design một cái gì đó sẽ gõ keyword design, Alfred sẽ tự động bật Sketch, mở Dribbble trên Firefox (để tìm kiếm inspirations), mở Spotify với playlist công việc, và đưa máy vào chế độ Do not Disturb để tập trung làm việc.
• Mở nhanh tất cả những trang web về tin tức. Ví dụ buổi sáng khi mới đến công ty, mình sẽ muốn đọc tin tức về công nghệ. Mình dùng Alfred để bật một vài trang web như Medium, Hackernews và Tinhte lên để đọc.

*Note: Để cài đặt, bạn cần sử dụng tính năng Workflow của Alfred. Đây là tính năng trả phí.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc set up thì có thể email và book một call với mình, mình sẽ hướng dẫn bạn tải, cài đặt và sử dụng các tính năng Premium của Alfred miễn phí

2. Không phải gõ đi gõ lại những đoạn text quen thuộc

Điểm mà mình cựccccc thích của Alfred đó là tính năng Snippets. Tính năng này cho phép mình chỉ cần gõ 1 cụm keyword ngắn là ra cả một đoạn text dài loằng ngoằng, rất tiện trong việc phải gõ email hay địa chỉ nhà.

Ví dụ, khi mình điền một cái form gì đó trên mạng, hoặc đăng ký sử dụng một app nào đó, mình sẽ luôn phải điền email của mình vào. Thay vì phải gõ nguyên cái email ra, mình chỉ cần gõ :ttt là email cá nhân của mình sẽ tự hiện ra. Muốn gõ email công việc thì chỉ cần chuyển qua :hhh

Bên cạnh việc tự động nhập email, mình còn sử dụng text snippets để gõ những đoạn text emoji kiểu ╥﹏╥ hay ≧◡≦ hay cả một cụm từ + emoji như Arigathanks gozaimuch ʕ•́ᴥ•̀ʔっ♡ mà không phải lên trang textfac.es để tìm và copy nữa =)) Thay vì dùng mấy kí tự kiểu hai chấm D (:D) thì mình có thể dùng mấy cái xịn hơn =))

Chưa dừng lại ở đó, tính năng này còn có thể tự động điền một vài thông tin cơ bản như ngày-tháng-năm, tên một loại hoa quả bất kì, hoặc một con số bất kì.

Ví dụ, khi mình viết note, mình muốn điền ngày note được tạo ở đầu trang. Ngày note được tạo sẽ tuỳ vào ngày mình tạo cái note đó, nên không thể tạo một text snippet riêng cho mỗi ngày được. Thay vào đó, mình chỉ cần thêm cụm {date:full} vào là Alfred sẽ tự động điền ngày hiện tại của mình vào.

* Note: Text Snippets là tính năng Premium của Alfred. Nếu bạn chưa muốn sử dụng Alfred nhưng vẫn muốn sử dụng tính năng này thì có thể tham khảo tính năng Text Replace của Mac (miễn phí, được cài sẵn)

• Chỉ cần vào System Preference > Keyboards > Text. Ở cột Replace, bạn sẽ điền keyword, còn ở cột With, bạn sẽ điền từ/cụm từ/câu mà bạn không muốn phải gõ đi lại nhiều lần.

Ngoài việc giúp chúng ta điền nhanh những đoạn text dài thì tính năng Text Snippets (Alfred) hay Text Replace (Mac) sẽ rất hữu ích cho việc bạn sửa nhanh những từ viết sai chính tả thông dụng như dont (thành don’t), Ive (thành I’ve)… Gõ tiếng anh chưa bao giờ là khó =)))

*Note: Tính năng text snippet này không được hỗ trợ để tự động nhập password (vì lý do bảo mật).

3. Không phải lò dò tìm file

Nếu bạn đang phải làm slide thuyết trình, hoặc viết một bản document trên Notion, khả năng cao là bạn sẽ phải download các file ảnh từ trên mạng về và đưa vào slide.

Việc phải bấm upload sau đó tìm file ảnh trong máy, hoặc (cao cấp hơn) là mở finder ra để tìm file, sau đó kéo thả file đó vào slide, sẽ mất rất nhiều thời gian. Đặc biệt là nếu nơi bạn lưu file có chứa quá nhiều thứ giống mình, và không được đặt tên cẩn thận, thì việc tìm lại file vừa download cực kì khổ ╥﹏╥

Alfred giúp mình có thể nhanh chóng tìm thấy file mình vừa download bằng cách tìm theo tên file (nhớ đặt tên file lúc tải về nhé), và sau đó nhanh chóng kéo thả file đó vào trong slide/document mà bạn đang làm.

Nếu như mình không muốn kéo thả file mình vừa tải về mà chỉ muốn mở ngay file đó để xem nội dung, mình chỉ cần bấm Command (⌘) + Space > gõ rd và enter là mở được ngay file đó lên xem mà không cần phải vào finder tìm lại. Quá tiện!

Tính năng Workflow là tính năng trả phí của Alfred. Để cài đặt tính năng này, bạn tải workflow có sẵn tại đây, sau đó thêm vào phần workflow của Alfred trong máy bạn nhé.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc set up thì có thể email và book một call với mình, mình sẽ hướng dẫn bạn tải, cài đặt và sử dụng các tính năng Premium của Alfred miễn phí

Một vài tips nhỏ:

1. Khi tải file từ trên mạng về, file sẽ thường có tên rất dài và khó nhớ (ví dụ IMG_00293_from_web_01). Mình khuyên các bạn nên đặt lại tên cho file, để về sau dễ tìm kiếm.
   Ví dụ, mình đang tải file ảnh để cho vào blog của mình. Mình sẽ đặt tên file với format Blog-{tên_ảnh} để về sau chỉ cần gõ Blog là sẽ hiện ra tất cả những file mình cần cho blog.

2. Khi tìm file, bạn có thể bấm phím mũi tên phải (->) để mở ra menu thao tác. Có khá nhiều các thao tác bạn có thể làm với file như mở, gửi email, xoá, copy vào clipboard để paste ở một nơi nào đó khác.

4. Không phải vào tận các trang web để tìm kiếm

Đây là một tính năng cực kì hữu ích của Alfred mà mình mới sử dụng gần đây. Mình tin rằng ai đi làm cũng sẽ cần tính năng này vì việc tìm kiếm thông tin/file trên mạng gần như là một việc không thể thiếu trong bất cứ công việc nào.

Giả dụ, cách đây mấy hôm mình có lưu một file tên là Airbnb_listings ở trên Drive công ty của mình, nhưng mình không nhớ là đã lưu ở trong thư mục nào. Như thông lệ thì mình sẽ phải làm các bước sau để tìm thấy file đó:

• Mở Firefox lên, bật tab mới, gõ Drive.google.com
• Ở phần tìm kiếm, gõ Airbnb hoặc là tự bấm vào các folder để đi tìm

Nếu mình đang ở trên Drive thì việc này chẳng có gì khó khăn cả. Nhưng giả sử mình đang mở một ứng dụng khác, thì mình sẽ phải mất công bật Firefox lên, rồi sau đó mới thao tác các bước như trên được.

Thay vào đó, mình có thể sử dụng Alfred và gõ cú pháp Drive Airbnb là nó sẽ tự động làm tất cả các bước trên cho mình.

Siêu nhanh =)))

Một ví dụ khác, đó là khi mình đang cần tìm một thông tin gì đó trên Google. Thay vì việc phải bật google lên và tìm kiếm, mình chỉ cần bật Alfred lên và gõ từ khoá mình muốn tìm kiếm vào. Done.

Nếu muốn tìm kiếm hình ảnh, mình sẽ gõ Images phía trước:

Nếu muốn tìm kiếm địa chỉ, mình sẽ gõ Maps phía trước:

Tương tự với Twitter, LinkedIn, IMDB hay Amazon, mình sẽ chỉ cần thêm tên của trang web ở phía trước, rồi gõ từ khoá cần tìm, là mình sẽ tìm được ngay:

* Note: Đây là tính năng miễn phí của Alfred. Nếu bạn không thích sử dụng Alfred, mình gợi ý bạn có thể sử dụng Command E (miễn phí, tương thích với cả Windows và Mac). Mình sẽ có hướng dẫn về Command E ở một bài khác.

5. Không phải chuyển qua lại giữa các cửa sổ để copy text

Một tính năng siêu quan trọng của Alfred đó là cho phép mình truy cập nhanh vào những đoạn text mình đã copy ở trong bộ nhớ đệm của máy, để nhanh chóng paste đoạn text đó khi mình cần.

Giả sử, mình đang muốn copy qua lại giữa 2 cửa sổ ứng dụng là Notion và Note. Như bình thường, mình sẽ phải copy một dòng ở Notion, rồi qua Note paste. Cứ làm đi làm lại như thế cho đến khi nào xong thì thôi.

Tuy nhiên, sẽ có lúc mình lỡ copy 2 dòng ở Notion và quên paste vào Note, thế là dòng copy đầu tiên sẽ không còn nữa, và mình lại phải quay lại Notion để tìm lại cái đầu tiên mà copy.

Hoặc đơn cử như khi mình viết luận văn tốt nghiệp, mình copy một đoạn text dài loằng ngoằng từ một trang báo, nhưng sau đó quên béng mất là mình copy nó ở đâu, và mình muốn tìm lại trang báo đó để copy lại, thì phải mở tất cả các trang ra để tìm.

Với tính năng Clipboard history của Alfred, mình có thể copy cả một đống thứ ở mọi chỗ khác nhau, rồi sau đó paste hết 1 thể mà không cần phải đi tìm và copy lại nữa.

Mình sẽ chỉ cần vào phần clipboard history và xem được tất cả những gì mình đã copy, và sau đó chọn paste đoạn text mình mong muốn. Rất đơn giản phải không =))

Phần Clipboard History có thể lưu trữ những gì mình copy trong vòng 3 tháng gần nhất, và mình hoàn toàn có thể search những gì mình đã copy một cách rất dễ dàng.

* Note: Tính năng Clipboard History là tính năng trả phí của Alfred.

Honorable Mention: Wox

Với các bạn sử dụng máy Windows thì Wox là một ứng dụng rấttt gần với Alfred mà các bạn có thể sử dụng, về mặt giao diện lẫn tính năng.

Wox tuy không có nhiều tính năng mạnh mẽ như Workflow hay Text Snippets, nhưng có thể đáp ứng những nhu cầu cơ bản. Đặc biệt, Wox hoàn toàn miễn phí.

Bạn có thể sử dụng những tính năng sau ở Wox:

• Tìm kiếm ứng dụng/file trong máy
• Tìm kiếm trên một vài website như Google, Youtube hay Twitter
• Clipboard History (cần cài plugin)
• Tính toán
• Dịch
• Thao tác với Spotify

Về nhà phát triển, Wox được phát triển bởi một người và được để ở dạng mã nguồn mở (open-source) trên Github (một trang web quản lý mã nguồn dành riêng cho các lập trình viên), nên ai cũng có thể tải về và đóng góp các bản vá lỗi. Theo như mình tham khảo trên Github của Wox, sản phẩm vẫn còn được người phát triển bao-qian cập nhật các bản vá lỗi thường xuyên, và có khá nhiều người đóng góp các bản vá lỗi trong năm 2020.

Để cài đặt Wox, bạn vào đường link này: Release v1.4.1196 · Wox-launcher/Wox · GitHub, sau đó chọn file Wox-Full-Installer.1.4.1196.exe để tải về và cài đặt.

Sau khi cài đặt là bạn đã có thể sử dụng luôn Wox bằng tổ hợp phím Alt + Space. Các bạn có thể cài thêm plugin (tính năng) như Clipboard History hay điều khiển Spotify tại link này: Wox

Chỉ cần tải về và làm theo hướng dẫn là có thể sử dụng các plugin đó ngay lập tức.

Lời kết

Alfred được thiết kế để bất cứ người sử dụng nào cũng có thể tuỳ biến sao cho phù hợp với cách làm việc của họ. Vì vậy, Alfred sẽ “trông” khá là cồng kềnh, phức tạp, việc phải nhớ những keyword hay phím tắt cũng sẽ làm bất cứ ai mới cài đặt phải ngán ngẩm.

Để có thể tối ưu hoá quá trình cài đặt này, điều đầu tiên bạn nên làm chính là liệt kê ra những gì bạn hay phải lặp đi lặp lại ở trên laptop, và sau đó đối chiếu xem Alfred có thể làm được điều đó không. Mình nghĩ rằng cách giải quyết đi từ vấn đề thực tiễn sẽ giúp bạn dễ dàng “du nhập” một sản phẩm mới vào trong quy trình làm việc của bản thân.

Nếu bạn cảm thấy khó khăn với việc setup Alfred hay tối ưu hoá Alfred cho công việc thì có thể trao đổi thêm với mình qua email, LinkedIn hoặc Facebook nhé!

—-

Nếu bạn cảm thấy bài viết hay và hữu ích, đừng quên like và share với bạn bè của mình nhé!

• Facebook
• Twitter
• LinkedIn
• Mail

Đăng ký nhận Newsletter

Many One Percents là newsletters về công nghệ và năng suất đầu tiên của Việt Nam với mục tiêu giúp các bạn trẻ cải thiện năng suất trong công việc và cuộc sống thông qua công nghệ.

Khi đăng ký Many One Percents (cùng hơn 8000 bạn đọc khác), bạn sẽ nhận được:

• Đọc các bài blog sớm nhất (3-4 tuần trước khi mình publish lên mạng xã hội)
• Weekly Discovery (các khám phá công nghệ thú vị nhất tuần)
• Around the Internet (mấy thứ buồn cười hài hước trên Internet)
• Những cập nhật và dự định mới nhất về blog và newsletter thuộc hệ sinh thái Many One Percents