Bí kíp để Marie Kondo Gmail của bạn trong 1 phút

marie-kondo-email

Mình biết đến Gmail lần đầu tiên cách đây 10 năm. Hồi đó, mình dùng Gmail để làm một việc duy nhất: đăng ký tài khoản game.

Đến bây giờ, Gmail có thể coi như là căn cước điện tử của mình – mình sử dụng Gmail để đăng ký rất nhiều các dịch vụ trực tuyến và trao đổi công việc với mọi người.

Theo thời gian, hòm thư của mình là một sự hỗn độn giữa những email quan trọng và những thứ mà mình không còn quan tâm nữa. Dù cho mình đã cố gắng unsubscribe rất nhiều, mỗi ngày vẫn sẽ có hàng chục email gửi tới inbox, và thế là vòng lặp chẳng bao giờ kết thúc T_T

Đó là khi mình biết đến Marie Kondo – “thánh nữ dọn dẹp” theo cách gọi của truyền thông Việt Nam – cùng phương pháp KonMari.

Và thế là mình đã bắt đầu hành trình “Marie Kondo” hòm thư của mình.

Trong bài viết này, mình xin chia sẻ 2 cách dọn dẹp Gmail mà đã thay đổi hoàn toàn cách mình quản lý thông tin đến/đi và giúp mình trở nên năng suất hơn gấp nhiều lần. Hai phương pháp này vô cùng đơn giản và có thể làm trong vòng dưới 1 phút:

  1. Dọn dẹp inbox với Archive
  2. Thay đổi giao diện inbox để tập trung vào email quan trọng

Lưu ý: Bài viết này tập trung vào trải nghiệm Gmail ở trên máy tính.

Marie Kondo là ai và phương pháp KonMari là gì?

Marie Kondo là một chuyên gia về việc sắp xếp nhà cửa, với cuốn sách nổi tiếng The Life-Changing Magic of Tidying Up: The Japanese Art of Decluttering and Organizing (tạm dịch: Lối sống tối giản của người Nhật), và gần đây là show truyền hình nổi tiếng trên Netflix Tidying Up with Marie Kondo (tạm dịch: Dọn dẹp cùng Marie Kondo)

Nguồn ảnh: bytuong.com

Marie Kondo là người truyền cảm hứng cho phương pháp KonMari – một phương pháp dọn dẹp (bất cứ thứ gì) chỉ với 6 bước. Mình cực kì thích phương pháp này vì nó đơn giản, nhưng hiệu quả. Phương pháp KonMari đã thay đổi cách mình suy nghĩ về việc quản lý email:

Nếu mình không thể ngăn cản được những gì được gửi đến, liệu mình có thể sắp xếp lại hòm thư sao cho mình sẽ luôn chỉ thấy những gì quan trọng nhất?

Và thế là mình đã áp dụng KonMari vào hòm thư của mình.

1. Dọn dẹp inbox với Archive

Phương pháp này dựa trên nguyên tắc KonMari số 3: Finish Discarding First (tạm dịch: Trước tiên là loại bỏ)

Nguồn ảnh: Konmari.com

Với nguyên tắc này, mình cần phải chủ động loại bỏ những email mà mình thấy không quan trọng ra khỏi Inbox của mình. Tuy rằng – như Marie nói – đây không phải là mục đích của phương pháp KonMari, nhưng nó là một bước quan trọng trong việc khiến cho bạn bắt đầu suy nghĩ về điều gì thật sự quan trọng trong cuộc sống.

Thinking deeply about each item you discard will affect how you live and acquire new things moving forward.

Marie Kondo

Bạn tưởng tượng thế này: Tài khoản Gmail của bạn là một hòm thư (Inbox). Mỗi ngày, hòm thư sẽ nhận thêm nhiều lá thư mới (ví dụ như trong tháng 2 năm 2021 mình nhận được 348 emails)

Mình sử dụng EmailMeter để đánh giá tình hình sử dụng email của cá nhân

Hòm thư càng nhiều, thì sẽ càng khó cho bạn để lục lại những lá thư cũ. Kể cả bạn có đọc được hết những lá thư đó, việc chúng luôn nằm trong inbox sẽ khiến cho bạn ngày càng bị “ngợp” vì khối lượng thông tin khổng lồ, và bỏ qua những lá thư quan trọng cần được xử lý.

Nếu chúng ta cứ giữ tất cả email trong inbox, thì chắc chắn một ngày nào đó những thứ thật sự quan trọng sẽ bị lạc mất trong đó.

Trước tình thế đó, Archive là tính năng giúp bạn ẩn những email không cần thiết khỏi Inbox. Khác với Delete, Archive chỉ ẩn tạm thời những email đó thôi, bạn sẽ luôn có thể tìm lại những email đã bị ẩn ở mục All Mail.

Vào “All Mail” là sẽ tìm lại được hết email đã archived.

Để Archive, bạn chọn email mong muốn, rồi chọn biểu tượng chiếc hộp có dấu mũi tên chỉ xuống là xong.

Như mình, đọc xong 1 email mình sẽ thường Archive nó ngay, trừ khi mình muốn giữ lại trong inbox để nhớ trả lời sau. Thói quen Archive giúp cho inbox của mình không còn bị lộn xộn bởi các email quảng cáo đến từ ngân hàng hoặc các newsletters mà mình hay đọc.

2. Thay đổi giao diện Gmail để tập trung vào email quan trọng

Phương pháp này dựa trên nguyên tắc KonMari số 4: Tidy by Category, Not by Location (tạm dịch: sắp xếp theo chủ đề, thay vì địa điểm).

Marie có một ý tưởng rất hay, rằng nếu chúng ta chỉ cố gắng dọn dẹp ở những địa điểm khác nhau, chúng ta sẽ không bao giờ có một bức tranh toàn cảnh về số lượng đồ đạc mà chúng ta sở hữu. Nếu cứ dọn dẹp lẻ tẻ như vậy thì chúng ta sẽ không bao giờ hoàn thành được. Thay vào đó, chúng ta nên dọn dẹp dựa trên những nhóm đồ đạc khác nhau.

Photo by Fiona Smallwood on Unsplash

Đúng thế thật =)) Trước đây khi mình cố gắng dọn dẹp email, mình sẽ cố dọn ở mục Primary trước, rồi Promotions, rồi Updates. Nhưng vấn đề là có những email sẽ nằm ở cả hai nơi, và có những email khi sẽ bay vào Promotions, khi sẽ bay vào Primary. Và thế là việc dọn dẹp gần như chẳng bao giờ kết thúc.

Khá may mắn là Gmail có một tính năng giúp mình có thể sắp xếp email theo nhiều cách khác nhau: Inbox Type 📥

Đây là tính năng mình nghĩ đáng ra nên được thiết kế để người sử dụng có thể dễ dàng biết đến sự tồn tại của nó. Giao diện mặc định của Gmail (theo mình) rất khó để nhìn, phân loại và ưu tiên email nào cần được xử lý trước.

Tuy nhiên, chỉ với một vài click đơn giản, bạn có thể thay đổi cách email được nhóm lại và sắp xếp. Inbox của bạn sẽ không còn là một hòm thư lộn xộn mà thay vào đó lúc nào cũng cực kì ngăn nắp, nhìn cái là muốn dùng :v

Để thay đổi giao diện inbox, bạn chỉ cần vào Settings (hình bánh răng ⚙ ️) > See All Settings > Inbox.

Ở phần Inbox Type đầu tiên, bạn có thể lựa chọn giữa các loại giao diện như sau.

Default

Giao diện mặc định khi bạn mới dùng Gmail. Ở giao diện này, inbox của bạn sẽ được chia làm 3 phần: Primary, Social, Promotions ( một vài tài khoản sẽ có Forum).

Nếu bạn muốn tìm hiểu khi nào email sẽ rơi vào một trong 4 mục trên, bạn có thể tham khảo bài viết Cách Gmail Phân Loại Email của mình nhé!

Priority Inbox

Đây là giao diện mình thích nhất ở Gmail. Đúng như tên gọi, Priority Inbox sẽ sắp xếp email của bạn theo thứ tự ưu tiên.

Cụ thể, Inbox của bạn sẽ được chia làm 4 phần:

  • Unread (trên cùng): Những email chưa được đọc.
  • Starred: Những email bạn đã đánh dấu lại (chứng tỏ nó phải có tầm quan trọng nhất định bạn mới muốn đánh dấu nó lại)
  • Important: Những email mà Google cho rằng sẽ quan trọng với bạn. Google dựa vào thời gian từ khi bạn nhận được email tới khi bạn thực hiện một hành động quan trọng với email đó (mở, trả lời, thay đổi label…). Mình có viết một bài giải thích kĩ hơn về cơ chế Google phân loại email important [[Cách gmail phân loại email|ở đây]].
  • Everything else: Những Email không thuộc vào 1 trong 3 nhóm trên. Đây thường là email không quan trọng, và bạn không cần phải quan tâm đến chúng.

Cách sắp xếp này dựa trên một giả định là những email mới nhất, chưa được đọc sẽ quan trọng nhất với bạn, sau đó là những email do chính bạn đánh dấu, và cuối cùng mới là những email Google nghĩ rằng bạn nghĩ rằng nó quan trọng.

Giả định này là đúng đối với mình, vì thế đến giờ check email là mình chỉ cần check và trả lời hòm thư từ trên xuống dưới, thành ra không email nào lọt qua radar của mình cả =))

Tuy nhiên, nếu những email chưa đọc không phải quan trọng nhất với bạn, bạn có thể tham khảo các giao diện ở phần tiếp theo.

Fun fact: Một thí nghiệm do chính Google thực hiện trên hơn 2000 nhân viên của họ cho thấy những người sử dụng tính năng Priority Inbox có thể giảm thời gian đọc tất cả các mail gần 10%, và giảm được gần 15% thời gian đọc những email không quan trọng.

Đọc thêm về nghiên cứu của Google về Priority Inbox.

P/s: Nếu bạn cảm thấy giao diện này hơi phức tạp và không cần đến mục Starred và Important, bạn có thể lựa chọn giao diện Unread First. Giao diện này sẽ chỉ liệt kê những email bạn chưa đọc, và những email khác mà thôi.

Important/Starred first

Đây là 3 loại giao diện bổ sung cho Priority Inbox. Nếu bạn cảm thấy việc để những email chưa đọc (Unread) lên trên đầu không hợp lý, bạn có thể lựa chọn 1 trong 3 giao diện này.

Với giao diện Important first, những email nào được Google cho là quan trọng sẽ được đặt lên đầu, và toàn bộ những email khác sẽ được để ở phần dưới. Tương tự với Starred first.

Đọc thêm về bài blog post của mình phân tích thuật toán phân loại email Important của Google

Cá nhân mình chưa xử dụng kiểu giao diện này bao giờ, bởi vì mình cho rằng email chỉ là nơi trao đổi thông tin, không phải là nơi quản lý công việc. Vì thế những thứ quan trọng/cần lưu ý, mình sẽ lưu trữ ở các phần mềm quản lý công việc như Tick Tick.

Multiple Inboxes

Năm 2020, Google đã cải tiến tính năng Multiple Inboxes và khiến nó trở thành một trong những tính năng đỉnh nhất của Gmail mà mình từng sử dụng!

Về cơ bản, Gmail sẽ cho phép bạn tự đặt ra những nhóm khác nhau để phân loại email. Với mỗi nhóm, bạn có thể tự đặt ra các rule (điều kiện) khác nhau.

Google cung cấp rất nhiều từ khóa để bạn có thể tự tạo ra những nhóm phù hợp với mục đích của riêng mình. Một vài từ khóa mình hay dùng là:

  • Label:: Những email được gắn tag gì đó. Ví dụ Label:unread là những email chưa đọc, Lable:Bank Account là những email liên quan đến tài khoản ngân hàng của mình
  • Category:: Những email thuộc một trong bốn danh mục Primary, Social, Promotions, Updates (ngoài ra còn một danh mục thứ 5 mà không ai biết đó là Reservations)
  • From:: Những email đến từ một người nào đó. Ví dụ From:hello@tuanmon.com sẽ lọc ra những email đến từ địa chỉ của mình chẳng hạn.

Cá nhân mình thì sử dụng như sau:

  • Nhóm 1: Unread (query: Label:unread) Đây là nhóm chứa các email mình chưa đọc. Đây là nhóm quan trọng nhất.
  • Nhóm 2: Newsletter (gõ label: 💡 Newsletter) Đây là nhóm chứa các Newsletter mình đăng ký bằng email tuanmon1604+newsletter@gmail.com
  • Nhóm 3: Bank (gõ label: 🏦 Bank Account) Đây là nhóm chứa các email liên quan đến tài khoản của mình
  • Nhóm 4: Flight tickets / Bookings (Gõ label: Reservations) Đây là nhóm chứa các email vé máy bay, đặt phòng của mình. Bạn nào hay đi du lịch giống mình thì rất cần nhóm này.
  • Nhóm 5: App (gõ label: 👩🏻‍💻 App) Chứa email của các ứng dụng mình đăng ký sử dụng bằng email tuanmon1604+app@gmail.com

Sau khi cài đặt xong, inbox của mình sẽ trông như thế này:

Cần đọc email thì xem bên trái, cần tìm nhanh email về một chủ đề gì đó thì tìm bên phải.

Mình thấy tính năng Multiple inbox này không khác tính năng Filter là mấy, được cái thay vì các nhóm email bị đưa hết sang phía bên trái thì bây giờ nó đã ở ngay trước mặt mình, khá là tiện để kiểm tra.

Quan trọng nhất vẫn là… email quan trọng nhất

Trên đây là hai phương pháp dọn dẹp email được truyền cảm hứng từ phương pháp dọn dẹp của Marie Kondo.

Với phương pháp Archive, chúng ta sẽ luyện tập việc loại bỏ những thứ không thực sự quan trọng ra khỏi tầm mắt mình, để rèn thói quen phân loại email tốt hơn.

Với phương pháp thay đổi giao diện, chúng ta cố gắng sắp xếp các email theo danh mục dựa trên trạng thái của email đó (đọc, chưa đọc, quan trọng…) hoặc dựa trên nội dung của nó (Vé máy bay, thông báo ngân hàng…)

Dù sử dụng phương pháp Archive hay thay đổi giao diện của Gmail, thì quan trọng nhất vẫn là làm sao cho Inbox của chúng ta được gọn gàng nhất, để mỗi khi email quan trọng xuất hiện, chúng có thể nhìn thấy ngay, mà không phải căng mắt ra tìm trong hàng đống email ba lăng nhăng khác.

Vậy còn bạn, bạn đang sử dụng phương pháp nào? Comment ở dưới cho mình và những bạn đọc khác biết với nhé!



Nếu bạn cảm thấy bài viết hay và hữu ích, đừng quên chia sẻ lên mạng xã hội để giúp cho nhiều bạn trẻ Việt Nam được tiếp cận với những phương pháp tối ưu năng suất nhé!

Còn nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên subscribe (ở ngay dưới thôi) để nhận được email về những bài blog thế này, kèm theo những phát hiện công nghệ thú vị của mình nhé (chỉ subscribers mới được đọc). Cảm ơn bạn rất nhiều và hẹn gặp lại ở bài blog post lần sau!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll UpScroll Up