Skip to main content
ProductivityQuản lý công việc

Cách mình sử dụng và tối ưu Google Calendar (văn minh gương mẫu)

By July 25, 2021August 31st, 2021No Comments

Là một người làm Product, mình thường xuyên phải tổ chức rất nhiều meeting giữa các team trong công ty hoặc với khách hàng. Điều khó khăn nhất mình hay gặp phải đó là chọn được thời gian mà mọi người đều có thể tham gia buổi meeting đó.

Bạn cứ hình dung thế này: mỗi người đều có meeting vào những khung giờ khác nhau, và chưa chắc meeting đó đã kéo dài đúng như dự kiến. Lựa được một khung giờ mà len được vào giữa tất cả những buổi họp đó sao cho số người tham gia lớn nhất (trong đa số trường hợp phải là tất cả) đã khó, làm sao cho những người tham gia phải ở trạng thái sẵn sàng, năng suất nhất lại càng khó hơn (bạn không muốn đang họp có một người vào sau và phải nói lại hết từ đầu, đúng không?). Mà khi làm Product, một meeting đâu chỉ 2-3 người, đôi khi là cả một squad 5-6 người cùng tham gia, hôm nào họp tính năng quan trọng lại càng đông nữa.

Mình tin rằng có rất nhiều bạn ngoài kia cũng đang trải qua vấn đề tương tự. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp, hi vọng những gợi ý dưới đây của mình sẽ giúp bạn năng suất hơn 1% trong việc book meeting với mọi người.

Trong bài post ngày hôm nay, mình sẽ chia sẻ cách mình đặt lịch meeting mà không ai trong hay ngoài công ty có thể từ chối (trộm vía các bác đọc được đừng decline tội em…).

Trợ thủ đắc lực của mình trong bài viết ngày hôm nay là Google Calendar – một công cụ siêu mạnh mẽ mà mình sử dụng để quản lý thời gian cá nhân và công việc.

Lưu ý: Đa số các tính năng mình nói trong bài này đều có thể sử dụng được ở Outlook. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm chúng, liên hệ với mình nhé, mình sẽ hỗ trợ bạn.

Cách tìm thời gian rảnh của nhiều người bằng Google Calendar

Để tìm thời gian rảnh của nhiều người, chúng ta sẽ sử dụng tính năng Find Time của Google Calendar

Đây là tính năng phải nói là mang tính “cách mạng” đối với việc book meeting trên Google Calendar. Nó giúp mình có thể xem được khung thời gian trống của bất kì ai trong công ty một cách rất dễ dàng, và từ đó có thể chọn được thời gian họp phù hợp nhất.

Để dùng tính năng này, trước hết chúng ta cần tạo một event trên Google Calendar. Để tạo nhanh một event, bạn chỉ cần mở browser lên và gõ Cal.new là sẽ tự động mở ra trang tạo event mới. Sau đó bấm vào “Find a time” để bắt đầu sử dụng.

Ban đầu, bạn sẽ chỉ nhìn thấy lịch của chính mình ở trên màn hình. Tuy nhiên, sau khi nhập email của các khách mời sẽ tham gia buổi meeting hôm đó, bạn sẽ nhìn thấy điều kì diệu.

Đây là lịch 1 tuần tới của mình. Bạn có thể nhập email của guest ở phía trên bên phải (ô màu cam)

Sau khi nhập tên guest, lịch của họ sẽ hiện ra và mình có thể biết được chính xác lúc nào họ rảnh để tổ chức meeting, rất tiện lợi.

Mình nhập 3 guests và đây là kết quả cuối cùng. Trông hơi đáng sợ tí nhưng mà quen rồi thì sẽ nhìn ra ngay.

Như trong ảnh, chúng ta có thể dễ thấy thứ 5 chắc chắn là không được rồi vì có một người bận full ngày đó. Mình cũng sẽ không chọn thứ hai và thứ ba vì hôm đó mọi người họp khá nhiều và khá lâu. Thứ 6 có vẻ ổn đấy vì hôm đó lịch rất thưa, và (theo như mình hay thấy) thì mọi người ít có việc đột xuất vào hôm đó. Ok, Friday then!

Nếu bạn nhìn chưa quen, bạn có thể sử dụng tính năng Suggested Times ở ngay dưới phần nhập email. Tính năng này sẽ tìm những khung giờ mà tất cả các khách mời cùng rảnh để gợi ý cho bạn.

Tuy nhiên, mình vẫn thích tự chọn thời gian, bởi mình có thể chủ động kiểm soát khung thời gian mình muốn.

Tip: Mình hay đặt lịch meeting của mình cách ít nhất 15-30 phút meeting trước đó hoặc sau đó của đa số mọi người, để tránh trường hợp mọi người vào trễ hoặc phải rời sớm hơn bình thường.

Lưu ý: Tính năng này chỉ hoạt động khi bạn sử dụng email doanh nghiệp (đuôi @ đằng sau là tên công ty của bạn). Nếu bạn muốn sử dụng email này với những người có đuôi @gmail.com, họ cần phải chia sẻ calendar với bạn thì bạn mới có thể xem được meeting trong ngày của họ nhé!

Trên thực tế bạn có thể tìm lịch rảnh của mọi người ở ngay trên màn hình chính của Google Calendar. Chỉ cần bạn tick vào tên của người mình muốn meeting là sẽ nhìn thấy lịch của họ ngay. Việc còn lại chỉ là chúng ta lựa chọn một khung thời gian hợp lý mà thôi. (Nếu ở mục Other Calendars bạn chưa thấy ai, bạn có thể bấm vào dấu “+” sau đó chọn Subscribe to Calendar và nhập email của mọi người trong công ty vào)

Do vấn đề bảo mật nên mình không hiện tên mọi người và lịch của mọi người cho bạn xem được, bạn thông cảm nhé.
Bạn quan tâm đến các lĩnh vực như Product Management, Business, Technology, Productivity...? Bấm vào đây để nhận danh sách 100 bài báo hay nhất mình từng đọc trong năm 2020 về các chủ đề này nhé!

Đặt lịch họp với đồng nghiệp, khách hàng ở múi giờ khác

Nếu như đồng nghiệp hoặc khách hàng của bạn bảo rằng: “Lúc nào tao cũng rảnh, mày cứ đặt lịch đi” nhưng họ lại ở một múi giờ khác thì sao? Khi đó chúng ta sẽ phải sử dụng tới tính năng World Clock.

Bạn vào phần Settings, sau đó cuộn xuống World Clock > tick chọn Show World Clock. Sau đó chỉ cần thêm các timezone của các đồng nghiệp hoặc khách hàng ở múi giờ khác là được. Xong xuôi mọi thứ, chúng ta quay trở lại màn hình chính.

Bây giờ ở phía bên trái màn hình bạn sẽ thấy thời gian hiện tại của các múi giờ. Bây giờ bạn chỉ cần chọn một khoảng thời gian trên lịch của mình, bạn sẽ thấy đồng hồ ở bên trái của từng múi giờ thay đổi, cho bạn biết rằng thời gian tương ứng là bao nhiêu. Ví dụ, mình chọn 2pm chiều ở Việt Nam, bên trái sẽ hiện là 3pm chiều ở Singapore, 12am sáng ở Vancouver.

Để khách hàng tự do lựa chọn thời gian meeting

Hai trường hợp mình vừa kể trên là khi bạn là người chủ động tổ chức các meeting đó, các thành viên là người trong công ty (và bạn có thể xem thời gian trống của họ được). Vậy với khách hàng thì sao?

Mặc dù bây giờ đã có nhiều công cụ book lịch như Calendly hay Doodle, mình vẫn tin dùng Google Calendar nhất bởi:

  • Không chia sẻ thông tin Calendar của mình với bên thứ 3. Bảo mật thông tin vẫn là trên hết.
  • Các công cụ kia chưa tích hợp đủ tốt. Ví dụ Calendly sẽ hiện những khung giờ mình rảnh cho người khác chọn. Trên lý thuyết, đúng là những khung giờ này mình không có meeting nào cả, nhưng chưa chắc đó là khung giờ mình muốn họp hành vì mình muốn tập trung làm việc khác. Nếu mình muốn Calendly không hiện thời gian đó, mình lại phải quay lại Google Calendar và set lịch lúc đó là “busy”. Vậy thì tự dùng Google Calendar còn hơn =))
Calendly chỉ hiện thời gian mình rảnh

Thật may mắn là Google Calendar đã support tính năng cho phép người ngoài được tự do lựa thời gian meeting mà chúng ta tạo sẵn. Điều đó có nghĩa mình hoàn toàn có thể chủ động set các khung giờ rảnh trong tuần và gửi cho khách hàng của mình, mà không bị ảnh hưởng đến sự tập trung (tìm hiểu thêm về cách mình làm việc qua bài viết phương pháp Eat The Frog)

Tính năng đó là Appointment Slots.

Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần bấm tạo một event mới trên Google Calendar (hoặc có thể tạo nhanh bằng cách gõ cal.new vào thanh tìm kiếm) sau đó chọn “Appointment Slots”.

Giao diện của Appointment Slots không có gì khác biệt so với một event thông thường. Bạn cứ tạm để tên event này là “Available for meeting”.

Mỗi một “slot” sẽ được coi là một event meeting riêng biệt. Nếu bạn rảnh từ khung giờ 14:00 – 18:00 hôm nay, và muốn tạo nhiều slots, mỗi slots kéo dài 30 phút trong khoảng thời gian đó, thì bạn kéo thả chuột kín từ 14h tới 18h, và lựa chọn Slots with duration là 30 minutes. Nếu bạn muốn toàn bộ khung giờ 14:00 – 18:00 là một slot liên tục (dành cho các meeting siêu siêu bự) thì đổi từ Slots with duration thành Single Slot là xong. Trong ví dụ này mình sẽ vẫn để là Slots with duration.

Sau khi bạn lưu lại event này, bạn sẽ thấy có một dòng là “This calendar’s appointment page”. Đây chính là đường link mà bạn sẽ gửi cho khách hàng/ đồng nghiệp của mình để book lịch với bạn.

Khi người ngoài bấm vào link này, họ sẽ được đưa tới một giao diện (khá xấu, why Google??) để book lịch với bạn. Giao diện này sẽ bao gồm 2 lịch: 1 là lịch của người lạ đó, và 2 là lịch của bạn (trong đó chỉ có các slots mà bạn đã tạo). Giao diện này sẽ rất tiện vì người nhận sẽ biết được xem slots mà họ định book với bạn có bị trùng với event nào trong lịch của họ không.

Lời cuối

Trên đây là ba bài toán mình thường gặp phải trong vấn đề book lịch meeting với đồng nghiệp, khách hàng khi đi làm, và ba công cụ của Google Calendar mà mình sử dụng để giải ba bài toán đó một cách siêu hiệu quả.

Đặt lịch meeting là một kĩ năng mình nghĩ xứng đáng nên được cho vào CV. Nó không chỉ thể hiện sự tôn trọng tối thượng mà bạn có thể dành cho đồng nghiệp và khách hàng (bro, I save your time, you can thank me later!), mà nó còn giúp bạn tối ưu hóa quỹ thời gian ít ỏi vốn đã bị chiếm dụng bởi quá nhiều meeting và những thứ xao nhãng khác như email hay slack.

Chúc bạn năng suất hơn 1% trong việc đặt lịch meeting với Google Calendar!


Nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên subscribe để nhận được newsletters về những bài blog thế này, kèm theo những phát hiện công nghệ thú vị của mình nhé (dành riêng cho các bạn subscribers).

Leave a Reply