Nếu bạn nghĩ là trên đời này chẳng có ai điên tới mức dùng 100 cái email một lúc thì… bạn đúng rồi đó.
Chẳng có ai dùng cùng lúc 100 cái email cả.
Bỏ qua việc chúng ta có nhớ nổi nó hay không thì… mình chẳng nghĩ ra được việc gì cần tới 100 cái email trừ việc đó là tài khoản ảo để like/vote cho một cuộc thi nào đó.
Con số 100 thực ra chỉ là hàm ý cho việc bạn có thể tạo được rất nhiều email mới khác nhau trong một khoảng thời gian cực ngắn (1 phút), mà không cần phải đi qua các bước đăng ký rườm rà từ đầu.
Vậy, tại sao ta lại cần nhiều email đến vậy?
Trong bài viết này, mình sẽ lý giải lý do vì sao bạn nên sở hữu nhiều hơn một email và cách (đơn giản) để tạo nhiều email một lúc.
Vì sao chúng ta cần tạo nhiều email?
Để mình lấy một ví dụ cho bạn dễ hiểu.
Trong cuộc sống hằng ngày, chúng ta sẽ nhận được nhiều cuộc điện thoại. Đa phần chúng ta sẽ ưu tiên nhấc máy khi người gọi đến là người quen (số điện thoại của họ đã được lưu vào danh bạ). Người càng đặc biệt thì ta lại càng ưu tiên nghe máy hơn. Trong khi đó, nếu có số lạ đến (hiển thị số lạ thay vì tên người gọi) thì ta sẽ dè dặt hơn và (ở trong một số lúc bận rộn) sẽ từ chối nghe các cuộc gọi đó.
Số điện thoại, hay tên người gọi, chính là yếu tố quyết định hành động của chúng ta với điện thoại. Nó hoạt động giống một bộ lọc, cho ta biết cuộc hội thoại sắp tới sẽ thuộc chủ đề gì: Gia đình, bạn bè, anh ơi bên em hỗ trợ mở thẻ ngân hàng…
Có nhiều email cũng như vậy.
Nếu chúng ta chỉ dành 1 email cho một loại công việc nhất định, hoặc đưa cho một số người nhất định, thì khi có người gửi tới email đó, chúng ta sẽ biết ngay chủ đề của cuộc hội thoại là gì. Cũng giống như số điện thoại, email sẽ quyết định hành động của chúng ta với người gửi (trả lời ngay, kệ đó, trả lời sau)
Bên cạnh đó, có nhiều email sẽ giúp chúng ta dễ dàng tìm lại các cuộc hội thoại cùng chung một chủ đề. Ví dụ, bạn có email cá nhân và email công việc. Nếu muốn tìm lại cuộc hội thoại với đồng nghiệp, bạn sẽ mở hòm mail công việc ra thay vì phải tìm ở cả hai nơi.
Tuy nhiên…
Vấn đề của việc có nhiều email
Mặc dù biết có nhiều email là tốt, nhưng không phải ai cũng sử dụng cùng lúc nhiều email. Theo mình có 3 lý do chính.
Thứ nhất, tạo đống email đó rất tốn thời gian.
Để tạo một email, bạn sẽ phải đi qua rất nhiều bước (bắt buộc) như điền tên, địa chỉ email, mật khẩu, phương pháp xác thực 2 lớp. Sau đó, bạn sẽ phải vào email để cài đặt và tinh chỉnh sao cho phù hợp với mục đích sử dụng của bạn. Bạn sẽ hi vọng là dù bạn đăng nhập vào email nào thì các cài đặt của nó cũng nên giống nhau một chút chứ, đúng không? Việc này khá mất thời gian đấy.
Thứ hai, quản lý đống email đó rất cồng kềnh.
Mỗi một email sẽ phải đi kèm với một mật khẩu khác nhau (trong trường hợp bạn muốn/đang sử dụng cùng 1 mật khẩu cho nhiều email, làm ơn hãy dừng ngay lại và đọc bài post Vì sao bạn cần sử dụng password manager ngay nhé)
Do đó, để nhớ được hết đống mật khẩu đó, hoặc là bạn sẽ phải lưu chúng vào trong một phần mềm quản lý riêng (xem thêm: Những phần mềm quản lý mật khẩu tốt nhất mình từng sử dụng), hoặc là bạn sẽ quên chúng ở một thời điểm nào đó. Đã quên thì phải “lấy lại mật khẩu”, rất phiền phức.
Thứ ba, sử dụng nhiều email cùng lúc khá phiền phức.
Cách truyền thống mà mọi người hay làm đối với Gmail là mở gmail.com và đăng nhập vào từng email một khi mọi người muốn kiểm tra tất cả email họ có. Chuyển qua chuyển lại giữa các email khá tốn thời gian, và nếu trình duyệt của bạn tình cờ bắt bạn đăng nhập lại, thì lại mất công gõ mật khẩu, nhập xác thực, đủ trò.
Tuy nhiên, có một cách để giải quyết triệt để cả ba vấn đề trên.
Cách tạo 100 email mới trong vòng 1 phút
Có hai cách chính để bạn có thể tạo nhanh nhiều email mới: Sử dụng Gmail alias hoặc sử dụng dịch vụ alias service.
Cách 1: Sử dụng Gmail Alias
Gmail Alias là gì?
Ở ngoài đời sống thì Alias có nghĩa là những cái tên khác nhau ám chỉ một người. Bạn có thể hiểu nó như một dạng nickname vậy. Ví dụ, ở cấp 3 thì mọi người hay gọi mình là Mon hoặc Tuấn Mon. Ở nhà thì mẹ mình gọi mình là Khú (đừng hỏi thêm…). Thằng Huy bạn thân mình lại hay gọi mình là Béo. Tất cả những nickname đó đều ám chỉ một người duy nhất là Nguyễn Hùng Tuấn – mình.
Gmail Alias có thể hiểu là những cái tên khác nhau cho cùng một email gốc mà bạn đang sử dụng. Từ một email gốc bạn đăng ký với Gmail, bạn có thể sinh ra nhiều email con từ nó, và sử dụng các email con đó cho nhiều mục đích khác nhau. Một email gốc có thể có nhiều email alias khác nhau.
Cách sử dụng Gmail Alias
Để sinh ra email alias thì bạn chỉ cần sử dụng dấu cộng “+” hoặc dấu chấm “.”, vào trước đoạn @gmail.com, và sau đó thêm các kí tự bạn muốn vào sau dấu cộng hoặc chấm đó. Thường mình sẽ thêm một từ nào đó có ý nghĩa để mình biết email này phục vụ mục đích gì. Thế thôi, chẳng cần phải làm gì khác cả. Chỉ cần đưa cái email mới đó cho một người khác là coi như bạn đã tạo xong một gmail alias rồi.
Ví dụ: email gốc của mình là tuanmon@gmail.com
Mình tạo ra 3 email alias khác từ email gốc này:
- tuanmon+newsletters@gmail.com: Đây là email chuyên để đăng ký các newsletter trên mạng.
- tuanmon+vip@gmail.com: đây là email chuyên để làm việc với những người quan trọng (vip mà)
- tuanmon+app@gmail.com: Mình hay đăng ký sử dụng thử nhiều ứng dụng, và mình muốn tập trung tất cả email của các ứng dụng đó vào một chỗ thôi
Về cơ bản, khi có một người gửi email đến tuanmon+newsletters@gmail.com, Gmail vẫn sẽ đưa email đó về hòm thư gốc tuanmon@gmail.com của mình. Như vậy, chỉ cần đăng nhập vào 1 email thôi, là mình có thể xem được email gửi đến tất cả các email alias của mình. Việc này giúp mình giải quyết vấn đề (2) và (3) ở phần trên.
Mặc định, Gmail sẽ không giúp mình phân loại các email dựa theo từng alias mình đã tạo. Để email alias phát huy được 100% “công lực”, mình sẽ cần phải tạo thêm các bộ lọc (Filter) ở trong Gmail. Nếu bạn chưa biết cách tạo Filter trong Gmail thì có thể tham khảo bài viết: Tạo trợ lý ảo trong Gmail nhé!
Bạn quan tâm đến các lĩnh vực như Product Management, Business, Technology, Productivity...? Mình và một số người bạn tại Holistics đã tổng hợp lại những articles chất lượng nhất mà tụi mình đọc trong năm 2021. Bạn có thể nhận danh sách tổng hợp tại đây.
Cách 2: Sử dụng dịch vụ Alias service
Các dịch vụ alias service thực chất cũng chỉ cung cấp cho bạn email alias để sử dụng mà thôi (mà bạn có thể tự tạo được). Tuy nhiên, các dịch vụ này có rất nhiều ưu điểm vượt trội so với cách ta tự làm:
- Ẩn email gốc.
Nếu bạn để ý thì với cách sử dụng Gmail alias thì tên email gốc của chúng ta sẽ luôn luôn nằm trong email alias (tuanmon). Vì vậy, nếu ai đó muốn biết email thực sự của bạn thì… họ chỉ cần xóa dấu cộng hoặc dấu chấm, và chữ cái sau đó, là đã biết được email thật của bạn rồi. Việc để lộ email thật ra (cho kẻ xấu) tiềm ẩn nhiều rủi ro. Một trong số đó là bạn sẽ gặp những email spam với mục đích xấu (mình có bàn về chủ đề này ở bài Hòm thư Spam và những điều có thể bạn chưa biết)
Các dịch vụ alias service đáng tiền ở chỗ chúng ta sẽ tạo được những email hoàn toàn khác so với email gốc của chúng ta, và kẻ xấu sẽ không bao giờ nhìn thấy được email gốc đó là gì. Giả sử, mail gốc của mình là tuanmon@gmail.com, các dịch vụ alias có thể tạo ra một email con tên là traugiathichgamconon@haha.net chẳng hạn.
- Bảo mật
Các dịch vụ alias sẽ cung cấp các dịch vụ mã hóa email để đảm bảo rằng email sẽ chỉ có thể đọc được bởi bạn và không bị kẻ khác “đọc trộm” trong quá trình vận chuyển. - Có thể gửi email trực tiếp từ email alias
Điểm đáng đồng tiền bát gạo của các dịch vụ alias. Nếu bạn sử dụng phương pháp tạo thủ công, và muốn trả lời email nào đó, thì bạn bắt buộc phải sử dụng email gốc.
Còn đối với các dịch vụ alias, bạn có thể trả lời bằng email alias luôn. Như vậy là người bạn đang trao đổi cùng sẽ không thể biết được email thật của bạn là gì cả.
Một vài alias service mình đã trải nghiệm
1. Simplelogin (Đã sử dụng)
Bên này gần như là dẫn đầu thị trường về thiết kế và dịch vụ. Mình khá thích bên này vì bản miễn phí của nó cho phép mình tạo tới 15 alias (dùng chẳng hết). Phần dashboard quản lý của nó cũng khá đẹp, dễ dùng.
2. Improvmx.com (Đã sử dụng thử)
Bên này tập trung vào dịch vụ tạo alias từ domain cá nhân. Ví dụ mình có domain riêng là tuanmon.com, nó sẽ cho phép mình tạo alias với đuôi @tuanmon.com để phục vụ việc branding. Tuy nhiên so với Simplelogin.io thì giá bên này hơi cao, và việc set up khá là rườm rà, yêu cầu bạn phải sở hữu domain riêng nữa. Nếu bạn thích đơn giản thì mình gợi ý nên xài Simplelogin.
3. Firefox relay (Đang sử dụng)
Mình vốn là fan của firefox, thế nên khi biết firefox có dịch vụ này là mình sử dụng luôn. Ưu điểm lớn nhất là nó miễn phí, lại thuộc sự quản lý của Firefox nên mình cực yên tâm về độ bảo mật. Mỗi tài khoản Firefox sẽ được tạo tối đa 5 alias, hơi ít so với các dịch vụ trên nhưng với mình vậy đã là quá đủ. Mình cũng khá thích Firefox Relay vì mình có thể nhanh chóng tạo một alias mới ở ngay trên một website.
Điểm mình chưa thích ở Firefox relay là nó bị gắn chặt với tài khoản Firefox của mình. Nếu muốn sử dụng tài khoản khác cho Relay thì mình bắt buộc phải đăng nhập một tài khoản mới vào Firefox.
Tổng kết
Email alias là công cụ rất hữu ích để giúp chúng ta phân loại email đến và đi, từ đó giúp hòm thư của chúng ta gọn gàng hơn rất nhiều. Email alias sẽ giải quyết được vấn đề ta phải tạo nhiều tài khoản email mới khác nhau, sau đó quản lý và sử dụng chúng hằng ngày.
Nếu như nhu cầu của bạn đơn giản, chỉ muốn sử dụng email alias để phân loại email đến từ nhiều nguồn khác nhau, thì sử dụng Gmail alias là quá đủ. Tuy nhiên, nếu bạn quan tâm về bảo mật hơn và muốn sử dụng alias như một email thực để trao đổi, giao tiếp với người khác thì nên thử sử dụng các dịch vụ alias mình có kể trên. Tất cả các dịch vụ này đều có gói miễn phí khá hào phóng. Nếu bạn thực sự cần những thứ cao cấp kiểu mã hóa email, hoặc tạo cả nghìn cái alias cho doanh nghiệp, thì lúc đó mới nên tính đến chuyện sử dụng bản trả phí nha.
—
Nếu bạn cảm thấy bài viết hay và hữu ích, đừng quên chia sẻ lên mạng xã hội để giúp cho nhiều bạn trẻ Việt Nam được tiếp cận với những phương pháp tối ưu năng suất nhé!
Nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên đăng ký newsletters của Many One Percents cùng gần 2000 bạn đọc mỗi tuần. Những lợi ích độc quyền cho các bạn subscribers:
- Đọc các bài blog sớm nhất (2-3 tuần trước khi mình publish lên mạng xã hội)
- Đọc Weekly Discovery (sản phẩm thú vị nhất tuần)
- Giveaway code để sử dụng các sản phẩm công nghệ miễn phí
- Những cập nhật và dự định mới nhất về blog
Tạo email ảo vậy mình dùng email đó nhận thư thư về trong chỗ nào mình tìm ko được bạn ơi.mình thử simplelogin