Tạo trợ lý ảo trên Gmail

Vào đề dài dòng nhưng cần thiết

Ngày mới đi làm, tất cả những gì mình biết là soạn, gửi, và nhận email từ mọi người. Khi hòm mail của mình càng ngày càng đầy, các email quan trọng (và chưa đọc) dần bị các email linh tinh khác đẩy xuống. Mình bắt đầu bị nhỡ nhiều email hơn. Nhưng tệ nhất là:

Mình không biết tìm lại các email cũ ở đâu

Tính năng tìm kiếm của Gmail chỉ hoạt động được khi mình biết chính xác cái mình cần tìm là cái gì. Tuy nhiên, nếu mình không nhớ tiêu đề/nội dung email, mà chỉ nhớ mang máng chủ đề của nó, thì hoặc là mình sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm lại email cũ, hoặc là mình sẽ không tìm thấy luôn.

Đó là trước khi mình biết đến Gmail Filter (bộ lọc của Gmail)

Từ ngày sử dụng Gmail Filter, hòm thư của mình gọn gàng hẳn. Trước hết là những email thuộc cùng một chủ đề sẽ nằm chung một chỗ. Tìm lại email vừa dễ mà vừa nhanh. Sau là các email sẽ luôn được tự động phân loại mà không cần mình phải làm gì cả. Thành ra Inbox của mình lúc nào cũng gọn gàng, có mail quan trọng là biết ngay.

Gmail Filter chính là “trợ lý ảo” mà mình có nói đến ở tiêu đề bài viết này. Từ ngày có cô trợ lý này mình được ngủ sớm hơn, kiếm được nhiều tiền hơn, đọc thêm được mấy quyển sách mỗi ngày, sắp tới còn chuẩn bị được mời đến training cho nhân viên ở Apple về cách làm việc năng suất nữa.

Trong bài post này, mình sẽ giới thiệu cho bạn cách tạo Gmail filter để phân loại email trong hòm thư của bạn. Nội dung bài post bao gồm:

  • Tổng quan về Gmail filter
  • Các bước tạo Gmail filter
  • Ứng dụng vào thực tiễn

Lưu ý: bạn có thể áp dụng phương pháp này với Outlook.

Tổng quan về Gmail filter

Gmail filter hoạt động giống một bộ lọc cho phép bạn nhóm các email thuộc cùng một chủ đề lại với nhau. Bạn có thể tạo nhiều filter cho mỗi một tài khoản Gmail. Khi tạo xong, các filter sẽ tự động chạy mà không cần bạn làm thêm gì cả.

Gmail filter bao gồm hai phần chính (cũng là hai bước khi bạn muốn tạo 1 filter):

  • Điều kiện để nhóm các email lại với nhau
  • Hành động bạn muốn thực hiện với email đó

Nếu bạn để ý, hai bước này cũng chính là hai bước cần thiết để yêu cầu trợ lý làm một việc gì đó. Trước hết ta phải nói cho trợ lý công việc họ cần làm, sau đó là việc ta muốn họ làm.

Các bước tạo Gmail filter

1. Nhóm các email lại với nhau

Để bắt đầu tạo gmail filter, bạn bấm vào phần bánh răng phía trên bên phải của tài khoản Gmail > chọn See all settings.

Tiếp đến chọn Filters and Blocked Addresses

Gmail sẽ xuất hiện một bảng các danh mục khác nhau để bạn điền vào. Đây chính là các điều kiện để bạn nhóm email lại với nhau.

Có tất cả 6 loại điều kiện để bạn lựa chọn:

  • From: Nhóm email dựa theo người gửi.
  • To: Nhóm email dựa vào email nhận.
  • Subject: Nhóm email vào tiêu đề. Trong nhóm này sẽ có hai nhóm nhỏ:
    • Has the words: Nếu bạn không nhớ được chính xác tiêu đề email, thì có thể điền những từ bạn nhớ được vào đây. Bạn sẽ nhóm email dựa vào một vài từ ở trong tiêu đề.
    • Doesn’t have: Tương tự cách trên, nếu bạn muốn tìm những email mà không có một vài từ nào đó trong tiêu đề.
  • Size: kích thước của email. Cái này sẽ phù hợp nếu bạn muốn nhóm các email có kích thước lớn/nhỏ vào trong cùng một nhóm.
  • Has attachments: Nhóm các email có tập tin đính kèm
  • Don’t include chats: Các email mà bạn chưa trả lời người gửi.

Sau khi bạn điền các điều kiện bạn muốn, bấm Search để tìm những email thỏa mãn điều kiện của bạn. Khi bạn thấy các email được nhóm đúng theo ý bạn thì bấm vào Create filter. Như vậy là ta xong bước 1.

2. Cài đặt các hành động tương ứng

Với mỗi một filter, bạn sẽ được lựa chọn những hành động mà bạn muốn Gmail thực hiện với các email trong nhóm.

Các hành động cơ bản mà bạn có thể thực hiện là:

  • Archive email (xóa khỏi inbox và lưu lại email đó)
  • Đánh dấu sao email đó (cho thấy nó là quan trọng)
  • Gán một nhãn cho email đó
  • Không đưa email đó vào spam
  • Luôn đánh dấu email đó là quan trọng
  • Áp dụng các hành động này cho toàn bộ các email thỏa mãn điều kiện (nên chọn cái này)

Ví dụ, với các email đến từ blog tuanmon.com, mình sẽ cài đặt các hành động như sau:

  • Gán nhãn “cực kì quan trọng” để mỗi khi mở Gmail ra là mình phải kiểm tra đầu tiên
  • Không bao giờ gửi vào hòm Spam. Google đôi khi hơi dở hơi chút, sẽ ném email của tuanmon.com vào spam. Mình không muốn điều này xảy ra. Email quan trọng mà.
  • Phân loại là Primary. Nếu bạn chưa biết Primary là gì thì có thể tham khảo bài viết Cách Gmail phân loại email.
  • Áp dụng các hành động này cho toàn bộ các email thỏa mãn điều kiện (mình chọn vì mình muốn tất cả các email từ trước tới giờ được áp dụng)

Sau khi tạo xong filter, mình sẽ thấy một label có tên “Cực kì quan trọng” xuất hiện ở bên trái màn hình. Bấm vào đây sẽ mở ra toàn bộ các email đến từ tuanmon.com. Nhanh chưa 😀

Thực hành

Lý thuyết đủ rồi, giờ thực hành thôi!

1. Phân loại email dựa trên email nhận

Lý do khiến cho hòm thư của mình càng ngày càng lộn xộn là bởi vì mình dùng nó cho quá nhiều mục đích khác nhau: nào là đăng ký các newsletters của các blogger nổi tiếng, đăng ký dùng thử các ứng dụng, đăng ký khóa học, đăng ký tài khoản ngân hàng…

Do vậy, mình đã sử dụng email alias để tạo thêm các email “con” dựa trên email gốc. Sau đó, mỗi một nhóm dịch vụ giống nhau mình sẽ sử dụng một email “con” để đăng ký, và dùng tính năng Gmail filter để phân loại các dịch vụ đó dựa vào email kia.

Nếu bạn chưa biết email alias là gì và cách tạo nó thế nào, mời bạn đọc bài viết Cách tạo 100 email mới trong vòng 1 phút.

Giả dụ, email gốc của mình là tuanmon@gmail.com. Mình sẽ tạo ra 3 alias con từ email đó, bao gồm:

  • tuanmon+newsletter@gmail.com: Đây là email chuyên để đăng ký các newsletter trên mạng.
  • tuanmon+bank@gmail.com: đây là email chuyên để đăng ký app ngân hàng.
  • tuanmon+app@gmail.com: Mình hay đăng ký sử dụng thử nhiều ứng dụng, và mình muốn tập trung tất cả email của các ứng dụng đó vào một chỗ thôi

Giả sử với tuanmon+newsletter@gmail.com, mình sẽ tạo một Gmail filter với các điều kiện như sau:

Mình muốn Gmail sẽ thực hiện các hành động này mỗi khi có một email được gửi đến tuanmon+newsletter@gmail.com:

Và thế là khi có email đến từ những blogger mình quan tâm, mình sẽ chỉ cần vào label Newsletters để đọc:

2. Nhóm các email đến từ ngân hàng

Mình có thói quen hay kiểm kê lại thu chi mỗi tháng vào cuối tuần. Việc tìm lại các email thông báo thay đổi số dư tài khoản trước đây là một việc rất cực nhọc, vì bên cạnh email thông báo số dư, ngân hàng sẽ gửi cho mình vô số email quảng cáo, sự kiện khác.

Do đó, mình đã tạo một filter để lọc ra toàn bộ các email đến từ ngân hàng và có nội dung thông báo thay đổi số dư.

Với những email này, mình luôn muốn được đọc ngay khi nó đến, nhưng nó không quá quan trọng để nằm chung cùng các email khác. Do vậy, bên cạnh việc mình gán nhãn “🏦 Bank Account” cho nó, mình sẽ chọn “Never mark it as important” để Gmail không gán nhãn Important cho những email đó.

Thành quả

Sau một thời gian liên tục tạo nhiều loại filter khác nhau, mình đã giảm được số email không cần thiết rơi vào hòm thư chính một cách đáng kể. Combo giữa filter + label + alias giúp cho mình tìm kiếm email nhanh hơn rất nhiều, mà lại còn thích vào gmail hơn ngày xưa nữa =))

Tổng kết

Mặc dù mình không còn dùng Gmail nữa (mình thích sử dụng các phần mềm chuyên biệt cho email hơn), nhưng một sự thật không thể phủ nhận đó là đôi khi mình vẫn bắt buộc phải dùng Gmail. Ngoại trừ Outlook ra thì các phần mềm mình đã và đang dùng như Spark hay Mozilla Thunderbird không hỗ trợ việc tạo filter hay alias.

Đối với mình, Gmail filter thực sự là một tính năng game-changer (thay đổi cuộc chơi), mà mình ước đã biết sớm hơn. Với Gmail filter, mình có thể nhóm các email có cùng đặc điểm lại với nhau, và tạo ra các hành động để Gmail thực hiện tự động mà không cần sự có mặt của mình.

Mình hi vọng rằng bài viết này đã đem lại cho bạn một cái nhìn cụ thể hơn về Gmail filter. Chúc bạn có một hòm thư gọn gàng, sạch đẹp nhé!

Nếu bạn cảm thấy bài viết hay và hữu ích, đừng quên chia sẻ lên mạng xã hội để giúp cho nhiều bạn trẻ Việt Nam được tiếp cận với những phương pháp tối ưu năng suất nhé!

Còn nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên subscribe (ở ngay dưới thôi) để nhận được email về những bài blog thế này, kèm theo những phát hiện công nghệ thú vị của mình nhé (chỉ subscribers mới được đọc).

0

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll UpScroll Up