Lợi ích và hạn chế của phương pháp Getting Things Done

loi-ich-han-che-cua-getting-things-done

Trong vòng 2 năm qua, mình đã cải thiện được năng suất cá nhân đáng kể nhờ ứng dụng phương pháp quản lý công việc Getting Things Done (GTD).

Đây là một trong số ít những phương pháp quản lý công việc mà mình nghĩ sẽ phù hợp với đại đa số nghề nghiệp.

Tuy nhiên, cái gì cũng có hai mặt của nó.

Tuy rằng GTD giúp chúng ta suy nghĩ rõ ràng hơn, tiết kiệm nhiều thời gian hơn và kiểm soát cuộc sống tốt hơn, đây là một phương pháp cần khá nhiều thời gian để tối ưu, dễ khiến bạn mải lên kế hoạch hơn hành động, và nếu có hành động, lại đi làm những thứ không quan trọng.

Dưới đây là những lợi ích và hạn chế của phương pháp Getting Things Done qua trải nghiệm và tìm hiểu của mình.

Những lợi ích không thể bàn cãi của Getting Things Done

1. Suy nghĩ rõ ràng hơn

Một lợi ích không thể chối cãi của Getting Things Done đó là giúp chúng ta suy nghĩ rõ ràng hơn.

Não bộ của chúng ta không được phát triển để lưu trữ thông tin một cách chính xác và mạnh mẽ như ổ cứng di động. Lý do là thông tin ở trong não chúng ta tồn tại dưới nhiều hình dạng khác nhau (hình ảnh, âm thanh, mùi vị…), trong khi đó thông tin ở trong ổ cứng được lưu trữ dưới dạng chuỗi hai con số 0,1 (hệ thống bits). Bên cạnh đó, ổ cứng nếu hết dung lượng thì còn mở rộng được (bằng cách lắp thêm ổ cứng mới), còn não chúng ta mà đã đầy, thì chẳng có cách nào nhồi nhét được thêm cả.

Do đó, khi cuộc sống của chúng ta thay đổi, não bộ sẽ phải liên tục tiếp nhận thông tin và nhanh chóng “hết dung lượng”. Sự “hết dung lượng” này được thể hiện rất rõ qua việc não chúng ta phân tách bộ nhớ thành ngắn hạn và dài hạn.

Trí nhớ ngắn hạn của chúng ta, như tên gọi, thực sự vô cùng ngắn, chỉ kéo dài trong khoảng 15-30 giây (theo nghiên cứu của đại học Duke). Sau khoảng thời gian đó, não chúng ta tự động loại bỏ thông tin để nhường chỗ cho các thông tin mới. Trừ phi chúng ta lặp đi lặp lại một thông tin để não đưa vào vùng trí nhớ dài hạn, sẽ không có gì trụ nổi quá 30 giây trong não chúng ta.

Thực chất Dory không bị mất trí nhớ ngắn hạn, vì cô vẫn có thể nhớ được mình đang trò chuyện cùng ai trong vài phút. Nguồn ảnh: Moviefone

Khi chúng ta cố gắng “níu giữ” những thông tin này ở trong não lâu hơn một chút, não sẽ dần trở nên mệt mỏi, và không tiếp nhận được thông tin mới nữa. Đồng thời, do phải dành quá nhiều sức để “níu giữ”, não sẽ giảm bớt phần năng lượng để kết nối một mẩu thông tin mới với những mẩu thông tin cũ ở trong trí nhớ dài hạn của chúng ta. Điều đó dẫn đến thứ chúng ta hay gọi là suy nghĩ không thấu đáo, hay suy nghĩ bị “nông”.

Khi áp dụng GTD, chúng ta chuyển áp lực về mặt tiếp nhận thông tin từ não ra một “bộ nhớ ngoài”, và như vậy khi có bất kì thông tin mới nào, não chúng ta hoàn toàn có đủ năng lượng và không gian để xử lý nó.

Căn phòng gọn gàng thì muốn tìm gì cũng được. Ảnh bởi Yan Ots trên Unsplash

Ví dụ, khi mình nghe một đoạn Podcast của UnlockFM (episode phỏng vấn anh Giang Lê của kênh Phê Phim), mình có nghe được về lịch sử hình thành kênh Phê Phim của anh Giang. Mình ngay lập tức có thể liên hệ được câu chuyện này với ý tưởng của một bài blog mình đang viết dở (à không phải bài này nhé, không tính =)) ). Mình gọi đó là “suy nghĩ rõ ràng” và mình tin rằng đó là một lợi ích rất lớn của GTD.

2. Tiết kiệm thời gian

Để mà khái quát hóa lợi ích về mặt thời gian của GTD thì rất khó. Cá nhân mình cũng chẳng biết bắt đầu từ đâu, bởi vì GTD không giúp mình bỗng nhiên tiết kiệm được 1 núi thời gian ngay sau khi áp dụng. Trên thực tế, GTD giúp mình tiết kiệm nhiều khoảng thời gian nhỏ trong cuộc sống hằng ngày của mình.

Một ví dụ điển hình là việc mua sắm. Trước đây mình hay đi siêu thị mà không cầm theo điện thoại hay ghi chú gì cả. Mình nhớ ra là cần cái gì thì mua cái đó. Điều này dẫn đến việc nhiều khi mình hay sót một thứ gì đó, và phải quay lại mua, hoặc đợi một ai khác mua hộ. Với GTD, mình không còn phải mất thời gian đi đi lại lại hoặc đợi ai đó khác nữa.

Mình lưu những đồ cần mua vào cùng một todo list với những công việc khác

Một ví dụ khác, học thuật hơn, là khi mình viết blog. Để có thể duy trì một bài viết một tuần, mình phải đảm bảo không mất quá nhiều thời gian để lên ý tưởng và viết bài. Thông thường, đây lại chính là công đoạn khó nhất và dễ khiến nhiều người bỏ cuộc nhất, vì lúc có ý tưởng thì họ lại không viết, mà lúc viết thì lại chẳng có ý tưởng gì cả.

Nguồn ảnh: Quotefancy

Khi mình áp dụng GTD, bất cứ lúc nào mình nghĩ ra một ý tưởng gì cho blog, hoặc cho một chủ đề nào đó, mình đều lưu ngay lại. Về sau khi mình chuẩn bị viết, mình chỉ cần nhìn những “tài liệu có sẵn” đó là đã có thể bắt đầu viết được luôn. Mình đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian ở khâu lựa chọn ý tưởng, và còn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn ở khâu phát triển nội dung, bởi việc ngày càng có nhiều “tư liệu” được đẩy từ não vào trong ghi chú, thì mình càng dễ kết nối chúng và đắp vào phần xương có sẵn rồi.

3. Kiểm soát cuộc sống

Không thể nói là trước khi mình áp dụng GTD thì mình không thể kiểm soát cuộc sống. Chỉ là, GTD đã giúp mình nắm được những gì đang diễn ra xung quanh, và chủ động chuẩn bị cho nó.

Đầu tiên phải nói đến các mối quan hệ. GTD đảm bảo mình không quên những gì được người khác nhờ vả, hoặc một món quà mà mình muốn tặng ai đó. Trong thế giới bận rộn này, người ta thường đặt kì vọng thấp vào trí nhớ của người khác, và do vậy cũng đã chuẩn bị sẵn tinh thần khi mọi thứ không đi theo kế hoạch.

Vì vậy, mình cảm thấy khi mình nhớ đến một chi tiết nhỏ trong cuộc sống của bạn bè, người thân mình, họ thường rất bất ngờ và vui vẻ, mối quan hệ từ đó cũng khăng khít hơn. Một sinh nhật sắp tới, một lời hứa sắp hết hạn, một vấn đề nhỏ trong cuộc sống…, tất cả đều được ghi chép và sắp xếp cẩn thận bằng GTD của mình.

Chúc mừng sinh nhật Quin Quin =)

Ngoài ra, GTD giúp mình có cái nhìn tổng thể về các “dự án” mình đang theo đuổi. Đóng mở ngoặc “dự án” cho nó sang, chứ thực chất cũng chỉ là công việc, học tập và chiếc blog này.

Bản thân việc ghi chép lại những thứ mình làm, và sau này nhìn lại, sẽ giúp mình biết được tiến độ đang ở đâu, và cần phải làm gì tiếp. Mình thường kết hợp GTD với một công cụ quản lý dự án (thường dùng trong software engineering) để quản lý toàn bộ những dự án hiện tại.

Mình dùng Asana để quản lý nội dung blog tuanmon.com

Với combo này, mình sẽ biết khối lượng công việc của mình trong 1-2 tuần sắp tới, và dần dần lên kế hoạch xử lý sao cho phù hợp.

Một điều khá thú vị đó là chính việc này lại giúp mình quản lý cuộc sống xã hội của mình tốt hơn (ý 1). Khi mình biết sắp tới lượng công việc dày, mình sẽ hạn chế nhận lời các buổi đi ăn uống với bạn bè, và đặt lịch vào một khoảng thời gian khác.

Có thể một vài người sẽ cho rằng “bạn bè với nhau chứ có phải đồng nghiệp đâu mà phải lịch này lịch kia, nỡm”. Nhưng đối với mình, đây là cách hiệu quả nhất để mình không phải hi sinh một trong hai thứ vì thứ còn lại.

Một số hạn chế của Getting Things Done

Mình đọc trên nhiều diễn đàn nhưng ít thấy nơi nào nói về khuyết điểm của phương pháp này.

Sau khi ngồi tự suy ngẫm thì mình có thể hiểu phần nào. Mình nghĩ rằng những điểm mình chuẩn bị nói sau đây không hẳn được gọi là “khuyết điểm” mà đúng hơn là “điểm đáng lưu tâm”.

1. GTD mất thời gian để xây dựng và tối ưu

Chính vì sự linh hoạt trong 5 bước thực hiện GTD mà gần như không có một công thức chung nào cho GTD cả. Kể cả khi bạn tìm kiếm trên mạng thì cũng chỉ tìm được các phiên bản GTD khác nhau của những người có suy nghĩ, môi trường khác nhau.

Bản thân phiên bản GTD gốc của David Allen cũng sẽ khác với GTD của Ali Abdaal (một youtuber nổi tiếng chuyên nói về productivity) và khác với GTD của mình.

Sơ đồ GTD của mình

Điều này dẫn đến việc bạn phải tự thiết kế và thử nghiệm GTD đối với cuộc sống của mình để tìm ra điểm “sweet spot”, và chắc chắn quá trình đó không thể nhanh được.

Bên cạnh việc thiếu một khuôn mẫu thì sự đa dạng trong công cụ ngày nay cũng sẽ khiến nhiều người phải mất thời gian tìm hiểu, trải nghiệm và đưa ra lựa chọn. GTD có 5 bước thì cá nhân mình đã dùng đến 4-5 công cụ để hỗ trợ rồi:

Có thể do mình thích công nghệ nên lượng công cụ (công nghệ) mình sử dụng cũng nhiều hơn bình thường. Tuy nhiên khi mà công cụ nào cũng quảng cáo rằng sẽ giúp bạn “capture ideas, organize life, get more done” thì quả thực sẽ rất khó để đưa ra lựa chọn =))

Nguồn ảnh: Ticktick.com
Nguồn ảnh: Anydo.com

Nếu bạn vẫn chưa biết loại công cụ nào phù hợp với bản thân, bạn có thể theo dõi những bài blog tiếp theo của mình nhé! (Đó là lý do vì sao Tuanmon.com ra đời mà!)

Nếu như bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian và công việc, mình nghĩ rằng nên bắt đầu với bước 1 (lưu trữ) và 2 (xử lý) của GTD. Sau khi cuộc sống đã bớt căng thẳng hơn bạn có thể tiến đến các bước còn lại và lặp lại toàn bộ quá trình.

2. Sa đà vào việc lưu trữ và sắp xếp

Cơ thể con người được cấu tạo bởi hàng tỉ tế bào được sắp xếp và hoạt động theo một trật tự nhất định, vì vậy cũng chẳng lạ gì khi chúng ta lại thích sự ngăn nắp và gọn gàng.

Bước thứ 3 trong GTD – sắp xếp – có thể giúp chúng ta thỏa mãn sự thích gọn gàng bằng việc yêu cầu ta đưa một công việc vào đúng nơi của nó.

Quá trình từ khi nhìn thấy một cái inbox dài loằng ngoằng cho đến khi sắp xếp được công việc đâu vào đó sẽ khiến não chúng ta sinh ra hormon hạnh phúc dopamine. Việc lặp đi lặp lại quá trình này khiến cho chúng ta quen với việc dopamine được sinh ra liên tục và dần dà cảm thấy đây là một phần không thể thiếu trong cuộc sống.

Meme trên mạng =))

Nếu bạn đang thấy cái này nghe quen quen thì đúng rồi, nó chính là vòng lặp thói quen mà mình đã giới thiệu tại đây. Bản thân việc sắp xếp hoàn toàn có thể trở thành thói quen. Và khi sắp xếp trở nên thú vị hơn hành động thì, well, chúng ta sẽ có một todo list ngăn nắp nhưng chẳng có gì được hoàn thành cả. (Và tin mình đi, dù có ngăn nắp cỡ mấy mà todo list chứa quá nhiều thứ thì không thể nào ngăn nắp mãi được)

Lạ một nỗi, mình thấy rằng các công cụ trên thị trường hiện nay được thiết kế sao cho người sử dụng có thể lưu trữ và sắp xếp công việc sao cho đẹp đẽ nhất có thể.

Lấy ví dụ như Todoist, một ứng dụng nổi tiếng có hơn 1 triệu người sử dụng. Nếu bạn để ý thì Todoist sẽ cung cấp cho bạn nào là Label, nào là Project, rồi Priorities – tất cả để giúp bạn có thể “gắn nhãn” cho một công việc, và đưa những công việc có chủ đề liên quan vào cùng 1 chỗ. Có đến 27 cách kết hợp 3 thứ mình vừa kể trên (3 thứ, mỗi thứ có 3 sự kết hợp).

Chính vì sự đa dạng này mà có rất nhiều youtuber dành cả tuổi thanh xuân của mình để hướng dẫn bạn sắp xếp công việc bằng cách vận dụng 3 thứ đó. Và như một lẽ tự nhiên, nhìn todo list của người khác đẹp thì ai chẳng muốn của mình cũng đẹp. Thế là chúng ta rơi vào vòng xoáy ngồi kéo thả sao cho todo list của mình “trông phải đẹp nhất”.

Todoist được thiết kế để khuyến khích bạn sử dụng các công cụ để sắp xếp. Đó là lý do vì sao khi bạn vừa mở app lên sẽ thấy những công cụ này ở ngay phía tay trái.

Vậy là đến cuối ngày, thứ duy nhất (một cách phóng đại) mà chúng ta làm được là làm cho todo list của chúng ta đẹp hơn, chứ không phải là làm được nhiều hơn.

Hahaa..

Đọc thêm: Until You Have Productivity Skills, Productivity Tools Are Useless

3. Làm những việc không quan trọng

Một nghịch lý của GTD là nó được thiết kế để giúp chúng ta làm được nhiều việc hơn, nhưng lại dễ khiến chúng ta sa đà vào những thứ không cần thiết.

Khi bắt đầu một ngày mới, trừ phi bạn đã luyện tập được phương pháp Eat The Frog mà mình từng giới thiệu, thì thường ít ai sẽ muốn nhảy luôn vào một công việc khó cả 🤷‍♂️

Chúng ta vẫn luôn được dạy là muốn chơi thể thao thì trước hết phải khởi động. Cũng đúng. Và do vậy nhiều người bê nguyên tâm lý đó khi đi làm: muốn làm việc tốt thì phải “súc miệng” bằng mấy thứ đơn giản trước như check email, dọn dẹp inbox, trả lời Slack… Rồi sau đó não chúng ta mới sẵn sàng cho những công việc khó hơn.

Photo by Solen Feyissa on Unsplash

Cá nhân mình ngày trước thì không như vậy (hên!) nhưng lại hay đọc mấy bài nói về Small wins (thành công nhỏ), và cũng đem cái suy nghĩ đó vào trong công việc hằng ngày. Đại để của ý tưởng này là chúng ta cần phải làm những việc dễ, nhỏ trước để bản thân cảm thấy phấn chấn, vui vẻ, và tạo ra momentum (quán tính) để tiếp tục làm được nhiều hơn nữa.

Nếu bạn muốn nghiên cứu thêm về Small wins thì có thể đọc bài viết này từ TED:
https://ideas.ted.com/how-to-make-your-small-wins-work-for-you/

Vấn đề nằm ở chỗ, chúng ta rất tệ trong khoản ước lượng thời gian. Chúng ta nghĩ sẽ xử lý đống công việc dễ dàng kia nhanh thôi, nhưng thực tế, việc này đẻ việc kia, đống công việc đó có thể tốn đến hàng giờ.

Một nghiên cứu cho thấy chỉ có 17% những người tham gia khảo sát có thể ước lượng được chính xác một việc sẽ mất bao lâu.

Một ví dụ điển hình cho việc đẻ ra việc đó là khi chúng ta trả lời email. Có rất nhiều người có thói quen check email vào sáng sớm, vì nó “dễ nhất”. Tuy nhiên, email lại chính là một todo list do người khác tạo ra cho chúng ta, và mỗi một công việc ở trong đó đều đòi hỏi chúng ta phải suy nghĩ, và phản hồi.

Khách hàng thì mất kiên nhẫn, chẳng nhẽ mình lại không reply lại người ta?

Nội việc nghĩ gì để trả lời email đã mất thời gian, chưa kể chúng ta phải làm những việc được nhắc đến trong email nữa (sếp email bạn bảo bạn phải chuẩn bị tài liệu cho buổi họp ngày mai, chẳng lẽ lại bỏ đó không làm luôn?? Ít nhất cũng phải chạy đến chỗ sếp hỏi xem cần chuẩn bị tài liệu gì, nên tham khảo ai…)

Việc sử dụng GTD để ghi chú lại toàn bộ công việc chúng ta cần làm sẽ khiến cho những công việc không quan trọng trở nên rõ ràng trước mắt chúng ta hơn bao giờ hết. Và khi đó, với 2 tâm lý kể trên, chúng ta sẽ dễ nhảy vào những công việc dễ dàng và ít quan trọng hơn. Chúng ta cứ nghĩ mình bận, nhưng thực ra chỉ đang cắm đầu làm những việc mang lại ít giá trị cho bản thân và công ty.

Bạn đã bao giờ nghĩ rằng một người sẽ được tăng lương và tăng chức vì họ chăm chỉ trả lời email chưa 🤔

Lời kết

Nếu có ai đó hỏi mình rằng phương pháp quản lý công việc nào là tốt nhất, mình sẽ không ngần ngại nhắc đến Getting Things Done.

Mặc dù Getting Things Done yêu cầu một sự cam kết nhất định để thử nghiệm và tối ưu, cũng như dễ khiến bạn sa đà vào việc sắp xếp hoặc làm những thứ không quan trọng, nó đã giúp mình suy nghĩ thông suốt hơn, tiết kiệm thời gian hơn và luôn cảm thấy cuộc sống ở trong tầm kiểm soát.

Nếu có cơ hội, mình nghĩ bạn nên tìm đọc cuốn Getting Things Done của David Allen. Mặc dù mình đã giới thiệu về triết lý cốt lõi của quyển sách, nhưng cuốn sách có rất nhiều ý tưởng thú vị để giúp bạn tối ưu hóa từng bước trong GTD. Cá nhân mình cũng đang thử một vài ý tưởng, nếu bạn muốn thì có thể nhắn cho mình để cùng bàn luận thêm nhé!


Nếu bạn cảm thấy bài viết hay và hữu ích, đừng quên chia sẻ lên mạng xã hội để giúp cho nhiều bạn trẻ Việt Nam được tiếp cận với những phương pháp tối ưu năng suất nhé!

Còn nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên subscribe (ở ngay dưới thôi) để nhận được email về những bài blog thế này, kèm theo những phát hiện công nghệ thú vị của mình nhé (chỉ subscribers mới được đọc).

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll UpScroll Up