Quản lý công việc với phương pháp Getting Things Done

Vừa đọc vừa nghe podcast của mình nhé! ?

Getting Things Done (tạm dịch: Hoàn thành mọi việc) là một phương pháp quản lý công việc nổi tiếng do nhà tư vấn về năng suất (productivity consultant) David Allen sáng tạo nên.

Sở dĩ phương pháp này thu hút được hàng trăm nghìn người (bạn cứ thử lên youtube/google và tìm kiếm cụm GTD mà xem) là bởi nó cung cấp cho chúng ta một hành lang suy nghĩ rất chặt chẽ để xử lý mọi công việc trong cuộc sống, và cũng rất dễ để chúng ta có thể làm quen và áp dụng.

Mình đã áp dụng phương pháp Getting Things Done (Viết tắt: GTD) được khoảng 2 năm trở lại đây, và thấy GTD có ảnh hưởng rõ rệt lên cuộc sống của mình. Mình luôn cảm thấy mọi thứ ở trong tầm kiểm soát của mình, suy nghĩ cũng thông suốt hơn và nhất là không còn cảm giác lúc nào cũng có một việc gì đó chưa làm nhưng mình không nhớ ra nó là cái gì.

Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ với các bạn tổng quan về phương pháp Getting Things Done, cũng như các bước cụ thể để áp dụng phương pháp này.

Bắt đầu thôi!

Phương pháp Getting Things Done là gì?

Khái quát

Phương pháp Getting Things Done được thiết kế để giúp chúng ta đưa toàn bộ những suy nghĩ ra khỏi đầu và sau đó sắp xếp, phân loại chúng để có thể tập trung làm đúng việc, vào đúng thời điểm.

Sở dĩ mình sử dụng từ “suy nghĩ” chứ không phải “công việc” là bởi công việc chỉ là một phần nhỏ mà chúng ta bận tâm, nhưng còn nhiều những thứ “linh tinh” khác có thể làm rối loạn suy nghĩ của chúng ta. Và những thứ “linh tinh” đó cũng cần được xử lý.

Phương pháp này được dựa trên luận điểm rằng não bộ chúng ta xử lý thông tin tốt hơn là lưu trữ thông tin. Việc có quá nhiều thông tin sẽ khiến não bộ chúng ta bị tê liệt (paralysis analysis), và không thể quyết định được điều gì cần được ưu tiên xử lý, và thời điểm nó cần được xử lý. Kết quả là chúng ta sẽ dành quá nhiều thời gian để lo lắng và suy nghĩ, thay vì việc hành động. Việc lo lắng do có quá nhiều thứ trong đầu có thể dẫn đến việc mất ngủ, thiếu sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề.

Khi bạn áp dụng GTD, bạn sẽ trả lời được câu hỏi: “Bây giờ mình nên làm gì” vào bất cứ một thời điểm nào trong ngày.

Các bước Getting Things Done

Như vậy, GTD là phương pháp tập trung vào việc lưu trữ và xử lý thông tin theo cách mà chúng ta có thể hành động ngay.

Để thực hiện GTD, chúng ta sẽ cần đi qua 5 bước chính:

1. Lưu trữ (Capture)
2. Xử lý (Process)
3. Sắp xếp (Organize)
4. Đánh giá (Review)
5. Hành động (Engage)

Nghe thì có vẻ nhiều nhưng thực tế khi bạn đã làm quen với phương pháp này thì việc đi qua hết các bước chẳng có gì khó khăn cả.

Bên cạnh đó, bạn không nhất thiết phải đi qua 5 bước này một cách tuần tự, mà có thể thay đổi một chút để phù hợp hơn với workflow hiện tại của bản thân.

Dưới đây là cách mình thực hiện 5 bước trên.

1. Lưu trữ (Capture)

Bước đầu tiên và cũng là bước tiên quyết để GTD hoạt động được chính là việc chúng ta phải ngừng đẩy thêm thông tin vào trong não, bởi như mình nói ở trên, não của chúng ta khi lưu trữ thông tin đến một mức độ nào đó sẽ bị “bão hòa” và không thể tiếp thu thông tin được nữa.

Do đó, ở bước này, mình sẽ lưu lại mọi thứ mà mình nghĩ ra hoặc cần mình chú tâm tới vào ứng dụng Todo của mình. Đó có thể là một công việc cần làm, sự kiện sắp tới, một điều hay ho mình vừa học được, cảm nghĩ về bộ phim vừa xem… Nói chung là gần như trong mọi thời điểm mình sẽ không để một thứ gì quanh quẩn trong đầu cả.

Mình hay sử dụng một ứng dụng chung trên laptop và điện thoại, hoặc mang một cuốn sổ nhỏ bên người, để nhanh chóng ghi chép lại những gì mình muốn làm/xem lại về sau. Mình sẽ không quá quan tâm đến việc phải sắp xếp chúng sao cho gọn gàng – đó không phải là mục đích của bước này.

Điều quan trọng nhất đó chính là mình cần phải tự thống nhất với bản thân về nơi mà mình sẽ “xả” hết đống suy nghĩ trong đầu. Trước đây mình hay bạ đâu viết đó, khi thì điện thoại, khi thì máy tính, lúc là sổ, lúc là sticky note. Thành ra mình dễ bỏ lỡ một vài việc quan trọng cần làm.

Việc “dọn dẹp” não bộ như thế này sẽ giúp cho mình luôn ở trong trạng thái “free” nhất. Nói đúng hơn là mình sẽ không bị bận tâm bởi hàng trăm nghìn công việc mà mình chưa (kịp) hoàn thành. Điều này cũng đồng nghĩa với việc mình sẽ tiếp nhận thông tin nhanh hơn, tư duy mạch lạc hơn, và trong mọi tình huống “enjoy the moment” hơn.

Đạt được trạng thái này có nghĩa là bạn đã thành công 50% trong việc áp dụng GTD rồi đó!

Bạn quan tâm đến các lĩnh vực như Product Management, Business, Technology, Productivity...? Mình và một số người bạn tại Holistics đã tổng hợp lại những articles chất lượng nhất mà tụi mình đọc trong năm 2021. Bạn có thể nhận danh sách tổng hợp tại đây.

2. Xử lý (Process)

Bây giờ mình đã có một danh sách những thứ ở trong đầu mình. Điều tiếp theo mình sẽ làm là xử lý chúng. Bằng cách áp dụng một chuỗi những câu hỏi liên tiếp, mình sẽ đưa những thứ trong đầu mình vào các nhóm khác nhau.

Câu hỏi đầu tiên:

“Mình có thể làm gì đó với thứ này không?”

Câu hỏi này nhằm mục đích phân loại các công việc cần làm và những thứ không phải hành động.

• Nếu câu trả lời của mình là CÓ, mình sẽ tiếp tục đặt câu hỏi: “Việc này có thể hoàn thành trong vòng 2 phút được không”. Câu hỏi này nhằm mục đích phân loại các công việc nhỏ, dễ làm (và cũng dễ quên vì nó nhỏ quá :v) để mình làm trước, và các công việc lớn hơn cần nhiều sự tập trung để mình lên kế hoạch cẩn thận.
  • Nếu câu trả lời của mình là CÓ, theo David Allen, chúng ta nên làm luôn công việc đó mà không cần suy nghĩ thêm gì cả. Ví dụ, nếu công việc đó là “Trả lời Email cho đồng nghiệp” thì chúng ta nên mở Gmail ra và hoàn thành luôn.
    Cá nhân mình thì không đồng tình hoàn toàn với suy nghĩ này, và mình sẽ chia sẻ nó ở một bài blog khác. Với mình, mình sẽ dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày chỉ để làm những việc như thế
  • Nếu câu trả lời của mình là KHÔNG, mình sẽ kiểm tra xem công việc đó deadline là bao giờ, và sẽ lựa thời gian và hoàn cảnh phù hợp để xử lý nó (chia sẻ kĩ hơn ở phần sau). Ví dụ, nếu công việc đó là “Review phần công việc của đồng nghiệp” thì mình sẽ để sang ngày hôm sau, lúc 10h sáng, vì mình biết rằng mình sẽ có cuộc nói chuyện với người đồng nghiệp đó lúc 11h. Nếu mình review lúc 10h thì mình sẽ nhớ và nói chuyện với họ dễ dàng hơn. Còn làm bây giờ luôn thì thế nào đến sáng mai cũng sẽ phải xem lại -.-

• Nếu câu trả lời là KHÔNG, thì có nghĩa là thứ mình đang xem không phải là công việc cần được hoàn thành, và mình có thể xem nó sau cũng được. Ví dụ, thứ đó có thể là một idea cho dự án sắp tới của mình, cũng có thể là một điều gì đó mình mới học được thôi. Khi đó, để có thể “lọc” kĩ càng hơn, mình sẽ hỏi một câu cuối cùng: “Mình có cần thứ này trong tương lai không?”
  • Nếu câu trả lời là CÓ, mình sẽ đưa những thứ mình đã note vào một nơi phù hợp (ví dụ nếu là idea thì mình đưa vào Obsidian – app xây dựng kiến thức cá nhân của mình)
  • Nếu câu trả lời là KHÔNg, mình sẽ xóa thứ đó ngay lập tức, để danh sách được gọn gàng hơn. Những thứ mình xóa thường là những ghi chú ngắn gọn và ít thông tin (ví dụ: mua hoa), mình nhìn vào sẽ không biết nó phục vụ mục đích gì (mua hoa cho ai, dịp gì, để làm gì). Nếu nó thực sự quan trọng đến thế thì chắc chắn là mình sẽ nhớ ra ở trong tương lai.

Dưới đây là quy trình đặt câu hỏi và trả lời để có thể giúp bạn hình dung rõ hơn về quá trình mình xử lý thông tin:

3. Sắp xếp

Nếu bạn cũng giống mình thì bạn sẽ thấy đây sẽ là phần thú vị nhất của GTD. Sắp xếp các công việc vào đúng nơi đúng chỗ cũng giống như việc dọn dẹp nhà cửa: bạn sẽ biết chính xác có thể tìm lại đồ vật mình cần ở đâu và bằng cách nào.

Ở phần này, mình sẽ sắp xếp những công việc mà có thể hành động được, nhưng mất nhiều hơn 2 phút.

Mình đã tham khảo trên mạng và thấy rất nhiều cách khác nhau để bạn có thể sắp xếp công việc sao cho hiệu quả. Ở bước này bạn hoàn toàn có thể sáng tạo nên không cần quá lo lắng rằng nó có thực sự đem lại năng suất không nhé. Dưới đây là cách của mình.

Khoảng đầu năm 2018
Mình chia công việc thành 2 nhóm: Morning & Night dựa vào 2 buổi sáng, chiều/tối trong ngày.

☀️ Morning là nhóm công việc cần nhiều sự tập trung và suy nghĩ để hoàn thành. Sở dĩ mình muốn hoàn thành nhóm công việc này vào buổi sáng là vì mình thường có nhiều năng lượng nhất

? Night là nhóm công việc mà mình có thể dựa vào những kiến thức hoặc kỹ năng có sẵn để hoàn thành dễ dàng, hoặc mình chỉ có thể làm được tại nhà (vì buổi sáng mình đi làm trên công ty).

Thường thì buổi chiều/tối là lúc mình đã khá mệt và khó để suy nghĩ hay sáng tạo, và mình sẽ chọn các công việc dễ thở hơn so với buổi sáng.

Giữa năm 2018
Mình thêm một nhóm công việc mới gọi là Sleepyzz.

Khi việc học trên trường lớp và hoạt động của câu lạc bộ tăng lên thì mình bắt đầu ngủ ít đi. Thành ra mình rất hay bị buồn ngủ khi đi làm và đi học.

Đã buồn ngủ thì thực sự rất khó để tập trung làm việc, kể cả khi việc đó có nằm trong nhóm Night đi chăng nữa (nhiều khi nhóm Night lại chứa các công việc khó nữa cơ :v)

Vì vậy, mình sử dụng nhóm Sleepyzz để đưa các công việc mà mình có thể làm khi mình buồn ngủ. Đa phần thì các công việc đó rất dễ, hoặc là đủ thú vị để chống lại cơn buồn ngủ của mình, hoặc là khiến mình phải vận động . Một vài công việc có thể kể đến như trả lời emails của khách hàng, đăng bài tuyển dụng, tải sách về Kindle, hỏi bạn X về một vấn đề nào đó…

Sắp xếp công việc theo thời gian (sáng, tối), hoặc trạng thái của cơ thể (buồn ngủ), được gọi là sắp xếp dựa trên hoàn cảnh.

Một vài ví dụ khác về hoàn cảnh là công cụ, địa điểm, hoặc con người. Mình đang thử nghiệm một vài nhóm như sau (mình sẽ chia sẻ ở một bài blog khác):

• Nhóm Going_out ?: Đây là những công việc mình chỉ có thể làm được khi mình ra đường, ví dụ như mua sữa, đưa đồ X cho bạn Y, tham khảo giá của mấy cái màn hình mình định mua… Mặc dù 3 ví dụ trên chẳng liên quan gì đến nhau, nhưng mình có thể kết hợp làm trong 1 lần mình phải ra ngoài làm một việc gì đó khác (ví dụ đến trường làm giấy tờ rồi về). Trước khi ra ngoài, mình chỉ cần tìm Tag Going_out và xem mình cần làm gì là được.
• Nhóm People ?‍♂️?‍♀️: Đây là những công việc có liên quan đến một người nào đó. Ví dụ: mình có một nhóm tên là anh_Thong (anh Thông – Manager của mình) bao gồm toàn bộ các câu hỏi, công việc mà mình cần trao đổi với anh. Trước khi có meeting với anh thì mình chỉ cần check lại công việc trong nhóm này là sẽ không sót cái nào cả. Với những người mình thường xuyên gặp/làm việc cùng thì mình sẽ có một nhóm riêng có tên họ.
• Nhóm 10_minutes ?: Đây là những công việc cần nhiều hơn 2 phút và dưới 10 phút để hoàn thành. Nếu bạn để ý trong cuộc sống thì chúng ta có rất nhiều khoảng 10 phút chết mà chúng ta không làm gì (hoặc có làm thì cũng dành cho những hoạt động ít giá trị như lướt mạng xã hội). Mình sẽ tận dụng 10 phút này để làm những công việc đó. Ví dụ, mình hay tranh thủ lúc đang chờ bạn gái trang điểm để lên shopee “nghiên cứu thị trường” một vài sản phẩm mình cần mua. Hoặc, khi mình có 10-15 phút trước một cuộc họp, thì mình thường tranh thủ dọn dẹp lại hòm thư của mình, hoặc danh sách Todo trong ngày. (Mình cực ghét cái khoảng 10-15 phút trước 1 meeting, vì mình sẽ không thể làm được một cái gì đó đủ lâu vì thế nào cũng sẽ bị gián đoạn)

4. Hành động

Sau khi đi qua hết các bước kể trên thì dĩ nhiên là chúng ta cần thực hiện chúng rồi.

Đúng lý ra bước này sẽ là bước Đánh giá. Tuy nhiên mình nghĩ rằng nếu không hành động thì sẽ chẳng có gì mà đánh giá cả. Thế nên, welp, cứ làm trước đã!

Mỗi người sẽ có một cách khác nhau để thực hiện công việc của họ. Cá nhân mình thường sẽ tận dụng những sản phẩm công nghệ để sắp xếp, ưu tiên và thực hiện công việc dễ dàng hơn. Mình sẽ chia sẻ sâu hơn về phần này ở blog lần sau nhé!

Mình chỉ hi vọng bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian vào việc lên kế hoạch hoặc sắp xếp lại danh sách công việc, bởi nó sẽ ngốn thời gian chúng ta thực sự làm việc. Việc lên kế hoạch thì lúc nào cũng thú vị hơn là việc hành động, tuy nhiên trong phạm vi của GTD thì việc lên kế hoạch này sẽ diễn ra gần như liên tục trong ngày.

Đọc thêm: Humans make plans to gain autonomy over their lives

Nếu chúng ta mất quá nhiều thời gian vào lên kế hoạch và sắp xếp (nhiều lần) thì lúc làm việc sẽ rất khó để đạt được trạng thái Flow (tập trung cao độ).

5. Đánh giá

Nếu như bạn mới thử nghiệm GTD (hay bất cứ phương pháp quản lý công việc nào khác) thì khả năng cao là bạn sẽ gặp một vài trục trặc ở đâu đó trong 4 bước kể trên.

Do đó, chúng ta cần tới bước thứ 5: Đánh giá để nhìn lại quá trình mình áp dụng GTD và cân chỉnh lại sao cho phù hợp nhất.

Nhờ có bước này mà mình mới nhận ra rằng có tới 20% số công việc của mình ở trong nhóm Morning và Night không được hoàn thành vì mình thường làm chúng trong lúc buồn ngủ (làm không xong nên không bấm hoàn thành đc T_T). Và do đó mình mới sinh ra một nhóm thứ 3 là Sleepyzz để giải quyết vấn đề này.

Vậy làm sao để đánh giá?

Bạn có thể tìm kiếm nhiều mẫu template đánh giá hàng tuần ở trên mạng (ví dụ như bài này của RescueTime khá chất lượng)

Sau khi tham khảo và chỉnh sửa nhiều thì mình cũng tự xây dựng được bốn câu hỏi cho riêng mình:

1. Trong tuần vừa rồi những công việc nào mình chưa hoàn thành được?
2. Vì sao mình lại chưa hoàn thành?

• Do ngoại cảnh (có việc khác chen vào, có người khác làm hộ…)
• Do cá nhân (lười, quên…)

1. Vấn đề này đã từng được giải quyết chưa? Nếu rồi thì cách hiện tại đang là gì? Vì sao nó không hiệu quả?
2. Một vài đề xuất để giải quyết vấn đề. Đánh giá và lựa chọn dựa trên tính khả thi và độ hiệu quả mang dự kiến.

Việc tự đánh giá sẽ chỉ tiêu tốn đâu đó khoảng 15-20 phút, và sẽ chỉ cần làm mỗi cuối tuần. Tuy nhiên chính vì công việc này nhỏ, và bạn sẽ khó thấy được giá trị nó mang lại ngay lập tức, nên bạn sẽ rất dễ bỏ qua nó và ưu tiên những thứ khác hơn.

Mình cố gắng biến việc review này thành thói quen, và đặt một khung thời gian cố định mỗi tối chủ nhật để tránh công việc này bị trùng với lịch đi chơi hay các công việc thường nhật khác. Làm riết rồi cũng quen. Tuần nào mà không làm thì không chịu được :v

Tổng kết

Nếu như bạn đang tìm kiếm phương pháp quản lý công việc mạnh mẽ và được hàng trăm nghìn người trên thế giới sử dụng thì Getting Things Done là một ứng cử viên sáng giá dành cho bạn (Reddit có một cộng đồng dành riêng cho phương pháp này r/gtd)

Với GTD, chúng ta sẽ đi qua 5 bước: Lưu trữ – Xử lý – Sắp xếp – Hành Động – Review, rồi lặp lại liên tục để hoàn thành được hết công việc mỗi ngày. Điểm mấu chốt của GTD là làm sao chúng ta đẩy được hết mọi suy nghĩ ở trong đầu ra và hoàn thành chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Đây cũng là điểm mà mình cực thích ở GTD. Các công cụ mà mình đang sử dụng cũng được lựa chọn và tối ưu xoay quanh giá trị này của GTD.

Vậy còn bạn thì sao? Bạn có đang áp dụng GTD không? Bạn thấy phương pháp này như thế nào? Để lại comment ở phía dưới cho mình biết nhé!

---

Nếu bạn cảm thấy bài viết hay và hữu ích, đừng quên chia sẻ lên mạng xã hội để giúp cho nhiều bạn trẻ Việt Nam được tiếp cận với những phương pháp tối ưu năng suất nhé!

• Facebook
• LinkedIn
• Twitter
• Mail

Nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên đăng ký newsletters của Many One Percents cùng gần 2000 bạn đọc mỗi tuần. Những lợi ích độc quyền cho các bạn subscribers:

• Đọc các bài blog sớm nhất (2-3 tuần trước khi mình publish lên mạng xã hội)
• Đọc Weekly Discovery (sản phẩm thú vị nhất tuần)
• Giveaway code để sử dụng các sản phẩm công nghệ miễn phí
• Những cập nhật và dự định mới nhất về blog