Vì sao mình không dùng Notion (nữa)?

Nếu bạn đã theo dõi Many One Percents từ lâu, bạn sẽ biết rằng mình sẽ tập trung chia sẻ những ứng dụng mình sử dụng hơn là những ứng dụng mình không sử dụng.

Tuy nhiên, Notion là một ngoại lệ.

Nhiều bạn nhắn tin hỏi mình có thể làm được X, Y, Z ở trong Notion hay không (đặc biệt là khi bài post về templates Notion trong Notion Việt Nam của mình nhận được sự chú ý).

Khi đó, mình nhận ra rất nhiều người đang có kì vọng sai lầm vào Notion. Kì vọng sai lầm sẽ đi kèm với việc tiêu tốn thời gian không cần thiết để cố gắng thay đổi một công cụ không được sinh ra để phục vụ mục đích của bạn.

Đó là lý do vì sao mình cảm thấy cần viết một bài nữa, một bài nghiêm túc tuy hết sức chủ quan, để nhấn mạnh quan điểm của mình về việc sử dụng Notion.

Mình mong rằng, sau bài viết này, bạn sẽ có một cái nhìn thực tế nhất về ứng dụng này.

Mình đã sử dụng Notion bao lâu?

Trước khi bắt đầu, mình muốn chia sẻ về hành trình sử dụng Notion của bản thân.

Mình đã và vẫn đang dùng Notion trong suốt 5 năm vừa rồi kể từ khi mình còn đang học Đại học, cho đến công việc đầu tiên sau khi ra trường, và ở công việc hiện tại. Mình sử dụng Notion từ khi Notion vẫn còn giữ phiên bản trả phí dành cho cá nhân, và khi mà việc chỉnh sửa văn bản trên Notion vẫn còn siêu nhiều lỗi, thậm chí có nhiều lần mình mất dữ liệu mà không thể tìm lại được (nếu bạn mới xài thì khá may mắn đấy!)

Vì vậy, mình tự tin có đủ hiểu biết và trải nghiệm với Notion để viết bài post này, và cũng để đưa ra lựa chọn không sử dụng Notion cho mục đích cá nhân mặc dù bây giờ Notion đã quá xịn (và free nữa).

Vì sao mình không dùng Notion?

Mình không dùng Notion vì tốc độ và cách sắp xếp dữ liệu của Notion không phù hợp với mục đích xây dựng hệ thống kiến thức cá nhân của mình.

1. Tốc độ

Khi xây dựng hệ thống kiến thức cá nhân, mình sẽ có một vài nhu cầu như sau.

Nhu cầu 1: Liên kết các note
Mình sử dụng phương pháp Zettelkasten để viết ghi chú (mình sẽ chia sẻ kĩ hơn về phương pháp này ở bài khác). Do vậy, liên kết các note lại với nhau là một công việc cơ bản.

Tuy nhiên, ở trong Notion, thời gian để mình có thể @tag một trang khác rất lâu, và sẽ khó hơn nếu mình muốn gắn link trang khác vào trong một đoạn text mình đang gõ. Điều đó bắt buộc mình phải mở trang kia lên, copy link, quay trở lại trang chính, gắn nó vào đoạn text. Hừm.

Nhu cầu 2: Tìm kiếm note
Tìm kiếm note là một công việc cơ bản mà bất cứ một hệ thống kiến thức cá nhân nào cũng phải đáp ứng được.

Ở trong Notion, việc tìm này khá chậm.

Vì sao Notion chậm như vậy?

Mặc dù Notion đã có những nỗ lực phi thường để cải thiện tốc độ load trang trong nửa năm trở lại đây, việc có độ trễ trong việc tìm kiếm sẽ luôn là vấn đề không tránh khỏi của ứng dụng nền tảng đám mây này.

Bạn cứ tưởng tượng bạn là chủ của một thư viện sách nho nhỏ, lúc đầu chỉ có 1-2 cuốn. Nếu có ai hỏi, bạn sẽ tìm được ngay quyển sách họ cần (hoặc bảo họ là không có :v), nhưng khi bắt đầu có 1000-2000 cuốn, thì nếu có ai hỏi, bạn sẽ phải đi dò gáy từng quyển một để tìm được đích xác cuốn sách đó.

Vậy nếu người ta hỏi bạn về một đoạn văn nào đó thì sao? Bạn sẽ phải đọc từng cuốn sách để tìm đoạn văn đó.

Nào, hãy tưởng tượng các cuốn sách đó là note và Notion chính là người thủ thư. Nhưng điểm khác biệt là người thủ thư sẽ luôn ngồi cạnh bạn chứ không phải ở thư viện. Mỗi lần bạn hỏi, người thủ thư sẽ phải chạy từ chỗ ngồi (chiếc máy tính của bạn) tới thư viện (server trên cloud của Notion), đọc hết toàn bộ số sách trong thư viện đó (từng cái note trên Notion), rồi lại chạy từ thư viện, về chỗ bạn đang ngồi, đưa thông tin cho bạn.

Bạn có thể tưởng tượng việc này sẽ lâu đến thế nào rồi chứ?

Nếu bạn nói nhanh, chậm là cảm tính thì… cũng đúng. Nhưng mà khá nhiều người cảm tính giống mình thì chắc là cũng đáng suy ngẫm ấy nhỉ.

2. Cách sắp xếp

Notion được thiết kế hướng tới việc sắp xếp. Để có thể dễ dàng quản lý được mọi thứ trong Notion, bạn sẽ phải đưa các trang con có cùng chủ đề vào một trang lớn. Khi một trang mới được tạo ra, chúng ta sẽ luôn phải nghĩ xem nên đưa nó vào đâu. Đây là phương pháp sắp xếp Folder Structure rất nổi tiếng mà Evernote, Bear hay One Note cũng áp dụng.

Điểm hạn chế đầu tiên của Folder Structure đó là chúng ta sẽ mất nhiều thời gian hơn cần thiết chỉ để dành cho việc sắp xếp. Chúng ta cố gắng đưa các note vào trong các “folder” hay các trang lớn, đặt tên cho dễ nhớ, rồi cố gắng tạo những ghi chú để nhắc nhở rằng trang đó để làm gì, muốn tìm một trang khác thì vào đâu.

Bên cạnh đó, với khả năng tạo ra vô số trang con (unlimited nesting) mà mình có bàn đến trong bài post Notion: Mình không biết bắt đầu từ đâu, sẽ tới một thời điểm bạn tạo ra một note, cất nó vào một trang con (của con, của con, của con) nào đó, và rồi không thể tìm được nữa.

Mình đã từng cố gắng sử dụng Notion để xây dựng hệ thống kiến thức cá nhân, cho đến khi mình chợt nhận ra mình hoàn toàn mất kiểm soát về chính hệ thống của mình.

Mình không biết một note cụ thể đang nằm ở đâu, phải tìm trong page nào. Trường hợp mình nhớ tên note thì còn dùng Search được, chứ không nhớ thì tắt điện.

Tương lai mình có dùng Notion không?

Khả năng cao vẫn sẽ là không.

Từ quan điểm của một người làm Product, mình nghĩ rằng Notion đã, đang, và sẽ luôn được ưu tiên cho mục đích của Nhóm thay vì cá nhân. Và nếu như vậy, các tính năng hoặc sự cải tiến trong tương lai cũng sẽ không hướng đến mục đích cá nhân của mình.

Khi một ứng dụng được thiết kế chuyên biệt cho các đội nhóm, công ty sẽ tập trung nhiều nguồn lực hơn (bất cứ tính năng nào khác) vào việc phục vụ đối tượng này.

Nhiều người có thể chỉnh sửa một lúc (giống Google Doc), giao việc cho một người khác (giống Trello, Jira, Asana), xem lại lịch sử thay đổi, chia sẻ và quản lý quyền truy cập.

Tất cả những tính năng này là để phục vụ đội nhóm. Bản thân việc Notion được thiết kế web-first (tối ưu cho giao diện web) cũng là để mọi thành viên trong công ty có thể truy cập mà không lo về sự tương thích thiết bị.

Mặc dù, đúng, bạn vẫn có thể sử dụng Notion cho mục đích cá nhân (và rất nhiều người vẫn sử dụng nó hằng ngày), nhưng nó sẽ không có những tính năng tập trung vào một người dùng cuối.

Một ví dụ điển hình là Evernote. Ứng dụng này tập trung vào phục vụ những công việc hằng ngày của một người dùng cuối. Do vậy, mọi tính năng và thiết kế của sản phẩm này đều được sinh ra để phục vụ điều đó:

• Evernote có trải nghiệm gõ trên điện thoại rất sướng. Không như Notion, vì Notion tập trung vào công việc nên sẽ tối ưu cho laptop hơn.
• Scan hóa đơn, giấy tờ hằng ngày, và cho phép người dùng tìm lại những hóa đơn đó bằng text (damn!). Mình biết nhiều người cũng dùng Notion để lưu trữ những giấy tờ này, nhưng liệu bạn có thể làm được thế kia không?
• Liên kết với lịch cá nhân của bạn để nhắc nhở và giúp bạn ghi chú lại các thông tin liên quan tới các meeting ở trên lịch của bạn. Này thì Notion tịt.

Thế thì mình dùng cái gì?

Hiện tại, mình đang sử dụng Obsidian làm công cụ xây dựng và quản lý hệ thống kiến thức cá nhân.

Obsidian có thể giải quyết triệt để hai vấn đề về tốc độ và cách sắp xếp notes để tối ưu hóa cho việc học và nghiên cứu. Nói cách khác, Obsidian được sinh ra để giúp bạn lưu trữ và thực sự xây dựng hệ thống kiến thức bền vững. Và đây chính là mục tiêu (cả đời) của mình.

Obsidian có mục tiêu rõ ràng, hướng tới đối tượng cá nhân, vì vậy nó có những tính năng vượt trội hơn hẳn so với Notion. Từ khi phát hiện ra Obsidian, nó đã trở thành 1 trong 5 ứng dụng không thể thiếu của mình trong năm 2020, và mình chắc chắn luôn là sẽ tiếp tục trong năm 2021, 2022, và nhiều năm nữa.

Mình sẽ giới thiệu rất cụ thể về Obsidian và phương pháp Zettelkasten nổi tiếng trong một bài blog khác. Hẹn gặp lại các bạn!

Đăng ký nhận Newsletter

Nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên đăng ký newsletters của Many One Percents cùng gần 2000 bạn đọc mỗi tuần. Những lợi ích độc quyền cho các bạn subscribers:

• Đọc các bài blog sớm nhất (2-3 tuần trước khi mình publish lên mạng xã hội)
• Đọc Weekly Discovery (sản phẩm thú vị nhất tuần)
• Giveaway code để sử dụng các sản phẩm công nghệ miễn phí
• Những cập nhật và dự định mới nhất về blog