Ngày bé, mình rất thích đọc Doremon. Có một tập mà mình đặc biệt thích: “Máy hòa nhập”, trong đó Doraemon và Nobita tìm cách gộp mọi thứ trong cuộc sống vào với nhau: Chó với mèo, bàn là với máy nướng bánh, bình hoa với bồn tắm và… tủ lạnh với bồn cầu (??)
Ý tưởng về việc dung hợp các công cụ trong cuộc sống thành một thứ duy nhất, với nhiều công năng hơn nguyên bản của nó, luôn hấp dẫn đối với mình. Đó (khả năng cao) là lý do mình thích mua những thứ có thể phục vụ nhiều mục đích: Cục sạc gồm nhiều cổng, áo để vừa mặc được đi chơi vừa mặc được đi làm, đồng hồ vừa đi tiệc được vừa đi leo núi được…
Nhưng càng lớn, mình càng thấy bản thân không còn phù hợp với ý tưởng này nữa.
Mình luôn lựa chọn những thứ được thiết kế để làm tốt một và chỉ một việc duy nhất, đặc biệt là các ứng dụng quản lý năng suất cá nhân.
Trên thực tế, rất ít ứng dụng làm được điều này, và thậm chí mình sẽ phải dành nhiều thời gian hơn để tìm đúng ứng dụng mình cần, thay vì việc dùng một ứng dụng all-in-one nổi tiếng hơn.
Về sự phù hợp
Khi mình còn làm ở Habitify, mình và anh CEO ngày đó luôn lăn tăn về việc phát triển thật sâu một tính năng nhất định, và đổi lại là tập người dùng rất nhỏ và đi kèm với đó là khoản doanh thu không đáng kể để công ty phát triển bền vững, chưa nói đến là có thể đi xa hơn để thực hiện các nhiệm vụ lớn lao hơn. Áp lực doanh thu, kèm theo nhu cầu luôn tăng lên của khách hàng hiện tại, buộc Habitify phải bước chân ra ngoài vùng an toàn và phát triển các tính năng phục vụ những mục đích khác ban đầu. Ngày xưa Habitify được thiết kế giúp người dùng theo dõi thói quen. Bây giờ Habitify còn được dùng để theo dõi tâm trạng, và sắp tới, là kết nối mọi người. Nhìn theo một cách tiêu cực, Habitify dần trở nên “mất chất”. Nhìn theo một cách tích cực, Habitify đang dần dần chiếm lĩnh thị trường về sức khỏe và tâm lý.
Nếu bảo mình của hiện tại có lựa chọn Habitify để dùng hay không, câu trả lời rất có thể sẽ là không.
Mình tìm đến một công cụ khi mình cần làm một cái gì đó mà không giải quyết được. Vấn đề tới trước, công cụ tới sau. Vấn đề sẽ định hình công cụ của mình. Mình cần take note và ghi chú để xây dựng hệ thống kiến thức cá nhân, mình chọn Obsidian chứ không phải Notion. Mình cần viết lách, mình chọn iA Writer thay vì Google Doc. Mình có nhiều email và muốn quản lý mọi thứ trong một chỗ, mình tìm Spark thay vì bật nhiều tab Gmail.
Một công cụ phù hợp, cũng giống một người bạn đời, là một công cụ không bắt mình phải ép bản thân làm cái mình không muốn. Nếu nó phù hợp, mình sẽ tự nhiên cảm thấy nó phù hợp, không cần một áp lực nào từ bên ngoài.
Dĩ nhiên, bạn có thể nói, tại sao lại phải dành thời gian để lựa chọn một công cụ “phù hợp” thay vì dành nó để tập trung suy nghĩ cho công việc mình cần làm. Đối với mình, đầu tư vào suy nghĩ cho công việc và cải thiện năng suất của công việc đó có vai trò quan trọng như nhau. Khi làm một việc nhanh hơn, mình sẽ có nhiều thời gian suy nghĩ về nó hơn. Đồng thời, khi làm một việc nhanh hơn, mình sẽ nhanh chóng nhận được kết quả của công việc, và từ đó, quay trở lại suy nghĩ xem làm sao để cải thiện nó. Trong cùng một đơn vị thời gian (ví dụ: 8 tiếng đi làm), với năng suất cao hơn, mình có thể làm cùng một công việc 2 lần, nhưng lần sau với nhiều feedback từ đồng nghiệp, sếp và khách hàng hơn lần trước. So với việc dành cả 8 tiếng làm một công việc, để rồi cũng không chắc là nó có chất lượng hay không, thì dĩ nhiên làm nhanh và có feedback nhanh hơn vẫn tối ưu hơn.
Thêm vào đó, công cụ góp phần thay đổi cách mình làm việc. Một công cụ tốt là công cụ đập vỡ cách làm việc cũ của mình để thay thế bằng một hành vi mới năng suất hơn. Alfred đã thay đổi cách mình tìm kiếm file trên máy tính (nhanh hơn 100x lần). TickTick đã khiến mình chuyển từ cách dùng todolist thông thường sang timeboxing. Bạn cứ tưởng tượng bạn phải rửa bát và cái găng tay nó bị dính mỡ. Dù bạn có thêm bao nhiêu nước rửa bát thì bạn vẫn nghĩ là cái bát không sạch, đơn giản vì công cụ bạn đang sử dụng có vấn đề.
Mình nghĩ đó là lý do mình thích làm ở các Startup, hay đúng hơn là các mô hình giống Startup. Nó nhanh. Cái nhanh không phải ở những meeting ngắn, deadline gấp, mà nó nhanh ở tốc độ mình có thể nhận được feedback về công việc của mình. Tuần này lên ý tưởng, design, triển khai, vài tuần sau đã có bản test cho khách hàng, biết ngay ý tưởng có “ra tiền” hay không, assumption nào là sai, nên cải thiện thế nào.
May mắn là các startup mình đã đi qua đều rất chú trọng về công cụ. Sếp cũ của mình sẵn sàng bỏ ra vài chục triệu mỗi tháng chỉ để mình có thể tạo được một bảng dữ liệu phân tích hành vi người dùng dễ dàng. Công ty hiện tại của mình còn cho phép mình tự trải nghiệm và đề xuất nên mua ứng dụng nào để giúp cho việc phỏng vấn khách hàng hiệu quả hơn. Sự nhỏ gọn và linh hoạt của startup cho phép mình được làm điều mình thích: trải nghiệm và thay đổi công cụ liên tục.
Mình nghĩ đó cũng là lý do mình thích rủ bạn bè làm một thứ gì đó cụ thể, hơn là gặp gỡ chung chung, mà giả là có cafe thì cũng sẽ là cafe để nói về một topic gì đó. Mình thích rủ anh em công ty đi chèo SUP, đi bắn cung, đi chơi bi-a, bởi vì mình biết khi cùng chơi, làm một thứ gì đó, mọi người có một thứ để cùng bàn luận, quan sát, học hỏi lẫn nhau. Mình thích rủ bạn bè đi cafe và chỉ nói về một vài vấn đề rất cụ thể nào đó (mà mọi người và mình cùng thích), vì lúc đó mọi người sẽ thực sự đầu tư vào việc nói chuyện (thay vì cầm điện thoại check facebook), câu chuyện sẽ sâu hơn, mình sẽ hiểu cái người mà mình gọi là bạn hơn. Nói một cách khác, mình thích một cuộc gặp có mục đích.
Bạn có thể gọi đó là thực dụng. Mình gọi đó là sự ưu tiên.
Và mình khá vui vì mình không phải là người duy nhất suy nghĩ như vậy.
Về sự ưu tiên và danh tính
Sự ưu tiên cho mình một danh tính (identity). Mình thích công nghệ, mình viết và nói về nó, và dần dần mọi người cũng bắt đầu nhìn mình dưới lăng kính công nghệ nhiều hơn. Các cuộc nói chuyện dần trở nên có trọng tâm hơn khi nó bắt đầu xoay quanh việc tư vấn một công cụ cho công ty của bạn mình, hoặc chỉ đơn giản là bàn luận về cách tư duy về những công cụ hiện nay. Danh tính, do đó, mang đến cho mình các mối quan hệ. Việc có một mối quan tâm cụ thể mang tới cho mình những người có chung suy nghĩ. Các mối quan hệ này lại mang đến cho mình thêm các góc nhìn mới về cùng chủ đề mà mình quan tâm. Từ đó mình có thêm nguyên liệu để học hỏi và củng cố cho suy nghĩ, và sau nhất là danh tính của mình.
Danh tính, ngược lại, ảnh hưởng tới thói quen và sự ưu tiên. James Clear (tác giả của cuốn Atomic Habits) cũng đồng ý với điều này.
Công cụ hay công việc, đều là sự nối dài về danh tính cá nhân. Người ta đổ xô đi mua Apple không chỉ đơn giản chỉ vì có nhiều tiền (hey, Samsung Galaxy Z Fold3 còn đắt hơn iPhone Promax 13 nhé), mà vì thương hiệu Apple (ngầm) đại diện cho sự sáng tạo và đột phá mà người ta vẫn luôn (subsconsciously) muốn trở thành. Người ta luôn lựa chọn giới thiệu về công việc của mình trước tất cả mọi thứ vì công việc là thứ dễ dàng nhất phản ánh sở thích, điểm mạnh và thậm chí là cả thu nhập.
Và khi chúng ta tiếp cận vấn đề một cách triết lý thế này, Notion chưa bao giờ là một công cụ phù hợp cho mục đích cá nhân của mình. Thứ Notion đại diện cho là sự “All-in-one”, là một danh tính chung chung nhưng không đặc sắc, và nó rất tiếc lại không phải là mình. Mình vui vì nhiều bạn mình thực sự có được lợi ích khi sử dụng Notion. Nhưng mình không vui khi nhìn thấy rất nhiều người khác dùng thử Notion và cố “flex” Notion chỉ để chứng minh là mình “on top không phải trending”. Càng buồn hơn khi mà người ta phải cố nắn bản thân mình để sử dụng Notion, tìm mọi workaround chỉ để mình dùng được cái Notion chứ không phải Notion làm việc tốt cho mình. Từ góc nhìn của mình thì việc đó không khác nào công nhận danh tính của mình là một sự lu mờ. Hay nói đúng hơn, là chưa biết bản thân thực sự muốn gì.
Nhưng không phải vì danh tính của chúng ta đã được xác định mà công cụ của chúng ta không được thay đổi. Hôm trước mình nói chuyện với anh H, một người mình rất ngưỡng mộ. Anh H kể cho mình rằng trước đây anh ưu tiên sự tùy biến, và anh tìm cách vọc vạch đủ thứ trên đời. Anh cài Linux thay vì chọn Windows để “anh có thể tự thiết kế cái máy của anh hoạt động và nhìn theo đúng workflow của anh”. Tuy nhiên sau nhiều biến cố, anh chợt nhận ra rằng nếu một ngày anh bị tai nạn và mất đi trí nhớ, anh sẽ không thể nào dùng cái máy tính cài Linux của mình được nữa. Lý do là vì anh sẽ không hiểu vì sao cái máy lại được cài đặt như vậy, và điều đó tương đương với việc anh sẽ không thể dùng nó nữa. Và thế là, trên hành trình tìm kiếm các công cụ năng suất, anh lại ưa thích những thứ đơn giản, bớt cầu kì, bớt cài đặt, bớt “cá nhân hóa”, nhìn phát hiểu luôn. Điều này khiến mình thực sự phải suy nghĩ về lựa chọn các ứng dụng hiện tại…
Xin lưu ý, anh H. là người đã vào Forbes 30, là người đi từ không biết một dòng code nào cho đến việc tự code chính cái app đã đưa anh vào Forbes 30, cho đến việc quản lý toàn bộ đội engineer hiện tại. Với một người như anh H., mình đã kì vọng anh phải cực kì “techy”, dùng các đồ siêu phức tạp, siêu cầu kì.
Trên thực tế, anh H. vẫn đang dùng một cái iPhone SE, và ghi chú bằng Google Keep.
Hội chứng đồ chơi mới
Phải chấp nhận một thực tế là khi công nghệ càng phát triển thì việc trên thị trường xuất hiện nhiều công cụ chuyên môn hóa là điều không thể tránh khỏi. Điều này đã xuất hiện ở trong ngành dữ liệu, và bây giờ cũng có thể nhìn thấy trong các công cụ quản trị năng suất. Obsidian hay Roam ra đời sau Notion và tập trung duy nhất vào việc phát triển hệ thống kiến thức cá nhân hai chiều (cho phép các note liên kết tới nhau siêu dễ). Superhuman hay Hey! ra đời sau Gmail và tập trung duy nhất vào trải nghiệm đọc email siêu tốc. Sự nổi lên của các công cụ này tạo ra ảo giác new shiny toy syndrome (hội chứng đồ chơi mới… lấp lánh?), khiến chúng ta nghĩ rằng chúng ta cần phải thử nó ngay. Nó làm ta nghĩ là chúng ta có vấn đề đó, nhưng trên thực tế thì không (đã bao giờ bạn nằng nặc đòi bố mẹ mua một món đồ chơi về chỉ để vứt xó sau đúng 1 tuần?)
Mình chưa có biện pháp nào để tránh được điều này. Bản thân mình vẫn là nạn nhân hạnh phúc của nó (thế nên mới có Many One Percents hehe). Mình luôn tư duy thế này:
- Công cụ có thể thay đổi. Mình sẽ dùng một công cụ cho đến khi nhu cầu của mình quá lớn hoặc đã quá khác biệt để công cụ đó có thể đáp ứng. Lúc đó mình sẽ đổi. Và với tâm lý này, mình sẽ dùng thử bất cứ công cụ nào mình cảm thấy là tốt.
- (Vì điều trên nên) mình thường coi việc lựa chọn một công cụ như đầu tư dài hạn. Việc đổi từ cái này sang cái kia rất tốn thời gian, và dễ mất dữ liệu. Do vậy, khi mình chọn ứng dụng, hoặc review về sản phẩm, mình hay nhìn cả nhà phát triển phần mềm (xem họ có tín không), cộng đồng người sử dụng (xem họ có active không), sự mở của sản phẩm (mình có thể truy xuất dữ liệu và import vào công cụ khác không). Không phải sự lựa chọn nào của mình cũng đúng, nhưng ít nhất với các tiêu chí này mình có thể giảm thiểu rủi ro.
Việc lựa chọn một công cụ mới có thể xảy ra nhờ hai thứ: do nó quá nổi tiếng, ai cũng nhắc đến, hoặc do chúng ta đang có một vấn đề cháy bỏng cần được giải quyết. Lý do thứ nhất không bao hàm việc ứng dụng đó có giúp ta giải quyết vấn đề hay không. Lý do thứ hai cũng không bao hàm việc ứng dụng chúng ta lựa chọn có dễ dàng tìm thấy hay không. Mình không cổ súy cho lý do nào cả. Tuy nhiên, mình nghĩ rằng cuộc sống của mỗi người sẽ tốt đẹp hơn nếu chúng ta tự tìm ra được vấn đề của mình thay vì có người khác bảo rằng ta có vấn đề đó.
