Skip to main content

Đây là bài viết thứ hai trong series “Chìa khóa giúp bạn trở nên siêu tập trung trong thời đại công nghệ số” – những bài học giá trị mình đã rút ra được từ video cùng tên của diễn giả Nir Eyal và Vishen (CEO của Mindvalley). Bạn có thể đọc phần 1 tại đây.

Trong bài viết này, mình chia sẻ về những góc nhìn thú vị của Nir và Vishen về những ứng dụng todo list, phương pháp quản lý thời gian Timebox và cách đo lường năng suất giúp cho bạn cảm thấy tích cực hơn mỗi ngày.

Vì sao Todo list làm chúng ta cảm thấy tồi tệ?

Các ứng dụng todo list luôn quảng cáo rằng sẽ giúp chúng ta “làm được nhiều hơn” hay “cuộc sống trở nên gọn gàng hơn” và vô hình chung đã khiến nhiều người nhầm tưởng rằng số lượng checkbox mà họ tick được mỗi ngày đại diện cho sự năng suất của cuộc sống. Đây là một điều rất nguy hiểm vì todo list không được sinh ra để làm công cụ đo lường độ năng suất của con người.

Lý do rất đơn giản: Vì todo list không có giới hạn.

Bạn có thể thêm 10, 100, hoặc 1000 task mỗi ngày vào todo list, thậm chí còn nhiều hơn. Chính vì sự vô hạn tiện lợi (convenient limitlessness) này sẽ khiến cho danh sách công việc của chúng ta cứ dài mãi, dài mãi và chẳng bao giờ kết thúc được.

Chưa kể đến là các phần mềm todo list hiện nay đang được thiết kế sao cho chúng có thể giúp chúng ta ghi chép những thứ mình cần làm một cách nhanh nhất có thể. Nào là làm extension cho web này (tôi không nói anh đâu, Evernote!), nào là phím tắt để thêm task nhanh này, nào là tích hợp với Watch để chỉ cần “hây Siri” là đã có thể thêm ngay một giỏ trứng vào trong list đồ cần mua này. Đấy, dễ dàng như thế thì làm sao mà todo list của chúng ta ngắn lại được. Mình tạm gọi đây là “định luật bảo toàn độ dài của todo list”

Capture một việc cần làm chưa bao giờ dễ đến thế!

Khi mà todo list chúng ta cứ dài, dài mãi như vậy (mà chúng ta lại đo sự năng suất của mình bằng “những việc đã làm xong trong todo list” thì rõ là chúng ta sẽ chẳng bao giờ thấy bản thân mình làm hết được mọi thứ mình đề ra cả. Và sự tồi tệ này cứ kéo dài mãi, dài mãi cho đến khi chúng ta cảm thấy quá tồi tệ (và phải tìm đến Tuanmon.com để đọc cho khuây khỏa?)

Trong video, Vishen nói rằng ông đã bỏ hẳn ứng dụng todo list và thay vào đó dùng Google Calendar. Theo Vishen, khi sử dụng Google Calendar (hay bất cứ một ứng dụng lịch nào), chúng ta đang đưa yếu tố thời gian (hữu hạn) vào trong việc đo lường năng suất. Theo đó, một ngày chúng ta sẽ chỉ có (thường là) 8 tiếng làm việc và tối đa là 24 tiếng. Kể cả chúng ta có dành hết thời gian trong ngày để làm việc đi, thì khối lượng ta làm được cũng sẽ bị giới hạn bởi 24 giờ này. Nếu chúng ta muốn thêm công việc, chúng ta sẽ phải dời chúng lại sang ngày hôm sau. Bằng cách này, chúng ta có thể giảm thiểu việc thêm quá nhiều công việc muốn làm một cách vô tội vạ vào danh sách công việc trong ngày.

Mình thấy phương pháp này khá hay, nhưng mình thấy sự bài trừ todo list là không cần thiết, vì những ứng dụng ghi chú vẫn có mục đích riêng, và vẫn rất hữu ích nếu sử dụng đúng cách.

Một minh chứng rõ ràng cho việc todo list vẫn rất hữu ích đó là Adam Savage. Bạn còn nhớ chú dẫn chương trình MythBusters ngày xưa hay chiếu trên Discovery không? Chú ấy đó. Chú vừa là người thiết kế hiệu ứng hình ảnh, vừa là diễn viên, vừa là người dẫn chương trình rất nổi tiếng (bạn có thể xem thêm những công việc và thành tựu của chú ở đây, dài quá, viết không nổi…). Đối với Adam, todo list chính là cách để chú quản lý tất cả mọi thứ và trở nên sáng tạo hơn, và chú đã dùng nó từ những ngày đầu tiên trong sự nghiệp của mình. Welp, todo list không sai, chỉ có cách ta dùng nó sai mà thôi.

Nguồn ảnh: Wired

Phương pháp Timeboxing 🥊

You can’t call sth a distraction unless we know what it distracts us from

– Nir Eyal

Chúng ta không thể nói rằng một thứ xao nhãng chúng ta khi chúng ta không biết chúng ta đang bị xao nhãng khỏi cái gì. Đây là điều mình vô cùng, vô cùng, vô cùng (x3 lun cho máu) thấm thía khi nói về chủ đề năng suất. Nhiều người luôn nói rằng mình bị xao nhãng, nhưng giả dụ họ không bị xao nhãng thì chưa chắc họ đã biết mình muốn tập trung làm điều gì.

Đó là khi Nir đưa ra phương pháp Timeboxing – sự thay thế cho Todo list.

Phương pháp Timeboxing là cách chúng ta tự chủ động phân bổ mỗi giờ trong ngày với một công việc mình muốn thực hiện. Khác với todo list, chúng ta sẽ lên kế hoạch ngay trên lịch của chính mình. Do vậy, số lượng công việc sẽ bị giới hạn bởi khoảng thời gian chúng ta có. Phương pháp này buộc chúng ta xem xem việc nào là quan trọng nhất cần giải quyết trước, và hạn chế tối đa việc thêm thắt quá nhiều công việc vào danh sách mỗi ngày.

Có hai cách để bạn sử dụng Timeboxing bằng lịch.

Cách thứ nhất, bạn có thể ghi lại những công việc chi tiết theo giờ sao cho nó lấp đầy được lịch của bạn (dĩ nhiên, nhớ để thời gian nghỉ ngơi, ăn trưa nhé). Với cách này mình thích nhất là sử dụng Tick Tick vì nó cho phép mình kéo thả các task vào trực tiếp trên giao diện lịch luôn (đã đồng bộ với Google). Mình cũng thích cách này hơn cách thứ hai vì nó giúp mình tránh bị dây dưa quá lâu vào một công việc nào đó.

Cách thứ hai, nếu công việc của bạn có quá nhiều task nhỏ nhỏ mà bạn không muốn liệt kê hết ra, bạn có thể tạo các block lớn liên quan đến một chủ đề nào đó, và làm tất cả những công việc liên quan đến chủ đề đó trong khoảng thời gian chỉ định.

Ví dụ ở Holistics, vào những ngày không có việc đột xuất hoặc nhiều meeting, mình sẽ đặt ra khung giờ 10-12h mỗi ngày để xử lý các việc của Squad, 14-15h là để đọc (mình sẽ đọc những thứ liên quan đến product management để bổ sung kiến thức), 15-17h là customer support (trả lời email, gọi điện…). Nếu có việc đột xuất buộc mình phải làm, và việc đó nằm ngoài chủ đề của block, thì mình chỉ cần di chuyển toàn bộ block đó sang một ngày khác là xong. Bằng cách này, mình vừa tạo ra sự linh hoạt cho bản thân, mà vừa giữ cho bản thân tập trung vào những thứ quan trọng. Đây là cách mà anh Product Lead của công ty mình đang sử dụng và anh nói rằng đối với anh nó rất hiệu quả.

Nhớ dành thời gian cho ăn uống, nghỉ ngơi nữa nhé!

Lưu ý quan trọng: Chúng ta nên có một khoảng thời gian trên lịch riêng để lướt mạng xã hội, xem phim, chơi game. Đây là những nhu cầu thiết yếu và mình không nghĩ là nên loại bỏ hoàn toàn. Có một khung thời gian riêng cho các hoạt động này là một lời khẳng định với bản thân rằng: “Hây, chúng ta có thời gian cho chuyện đó, nhưng trước mắt hãy cùng làm xong công việc này đã nhé.”

Cách đo đạc sự năng suất (uy tín)

Khi ta thay đổi cách sử dụng công cụ để quản lý công việc, ta cũng nên thay đổi cách đo lường về năng suất. Với phương pháp Timeboxing, số lượng công việc chúng ta làm mỗi ngày sẽ bị giới hạn. Do đó, thay vì hỏi rằng “Hôm nay mình đã làm được bao nhiêu việc”, câu hỏi phù hợp hơn sẽ là:

Mình đã làm công việc mình đề ra trong khoảng thời gian mình đề ra mà không bị xao nhãng hay chưa?

Nếu câu trả lời là có, thì xin chúc mừng, bạn đã dành được toàn tâm toàn ý cho một thứ gì đó. Trong thế giới mà cái gì cũng đang níu kéo sự chú ý của chúng ta, đây là một thành công đáng kể và xứng đáng được coi là thước đo về năng suất. Có thể bạn không cảm thấy hài lòng vì chất lượng (chúng ta là những người làm sáng tạo mà, chất lượng sẽ có lúc lên, lúc xuống), nhưng ít nhất, bạn ạ, chúng ta đã không bị phân tâm. Hãy thấy vui và tự hào vì điều đó.

Xin lưu ý rằng, cần phân biệt rõ giữa xao nhãng và nghỉ ngơi. Mình không cổ súy chuyện làm việc liên tục mà không nghỉ, bởi nó rất có hại cho sức khỏe. Khi nghỉ ngơi, tốt nhất nên tránh xa những thứ dễ làm chúng ta xao nhãng (chúng ta có thời gian riêng cho chúng về sau mà!) và để cho đầu óc chúng ta vẫn nằm trong guồng quay của công việc.

Với mỗi một khoảng thời gian bạn làm việc tập trung, bạn đã tự nói với bản thân rằng mình là một người kỉ luật và vượt qua được xao nhãng. Chỉ cần mỗi ngày bạn tự nói với mình được 3-4 lần như thế, và cứ thế kéo dài trong nhiều tháng, nhiều năm, bạn sẽ thực sự trở thành phiên bản “siêu tập trung” mà bạn hằng mong đợi.

Tổng kết cuối buổi học

Mình cứ nghĩ sẽ hoàn thành bài post này nhanh, nhưng phải mất đến hai ngày mới xong được hết, và mình phải chia bài này thành 2 phần để bạn không bị quá tải về mặt kiến thức. Đây thực sự là một buổi học rất bổ ích, không chỉ với những bạn đang gặp khó khăn trong việc tập trung, mà còn cả với những bạn đang muốn thử nghiệm một phương pháp quản lý thời gian mới hiệu quả hơn.

Cá nhân mình vừa kết hợp sử dụng Todo list, vừa kết hợp sử dụng Timeboxing thì thấy hiệu quả hơn khá rõ rệt. Mình dùng Todo list để lưu lại công việc mình muốn làm, và dùng lịch (tích hợp trong todo list luôn) để lên kế hoạch trong ngày.

Mình hi vọng rằng, series hai bài viết vừa rồi đã giúp bạn trở nên năng suất hơn 1% trong công cuộc quản lý sự tập trung của bản thân. Nếu bạn thấy format nội dung này hay và ý nghĩa, nhớ để lại comment cho mình biết để mình tiếp tục tìm kiếm, hấp thu và chia sẻ lại với các bạn những khóa học hay hơn nữa nhé!

Chia sẻ bài viết tại:

Nếu đây là lần đầu bạn đến với blog của mình, đừng quên join newsletters của Many One Percents cùng 350+ bạn đọc mỗi tuần. Bạn sẽ được:

  • Đọc các bài blog sớm nhất (1 tuần trước khi mình publish lên mạng xã hội)
  • Đọc Weekly Discovery (sản phẩm thú vị nhất tuần) – độc quyền cho các bạn subscribe newsletters
  • Giveaway code để sử dụng các sản phẩm công nghệ miễn phí – độc quyền cho các bạn subscribe newsletters
  • Những cập nhật và dự định mới nhất về blog – độc quyền luôn

5 Comments

  • Hải Đường says:

    Bài viết của anh rất hay ạ. Nhưng cá nhân em cảm thấy, nếu mình theo một lịch trình dày đặc và chính xác đến từng phút thì bản thân sẽ bị quá máy móc, mình sẽ dễ bị burn out vì phải chạy theo thời gian và cũng sẽ xuất hiện cảm giác có lỗi khi kh thể hoàn thành theo lịch trình. Tại vì trước đây em cũng có thói quen lên task ở todolist và căn thời gian vào Google Calendar, nhưng càng theo em càng cảm thấy ngột ngạt vì giờ giấc quá chặt chẽ ấy ạ. Thay vào đó thì em lên 3 tag ở todolist là morning, afternoon và evening và thêm task lần lượt vào 3 tag này để phân rõ làm việc gì vào sáng, làm việc gì vào chiều và tối. Em thấy như vậy thì sẽ thoải mái với bản thân hơn, giảm cảm giác có lỗi khi không thể hoàn thành đúng giờ, vì một ngày sẽ có rất nhiều những việc không tên đột nhiên nảy ra và mình phải xử lí làm ảnh hưởng tới thời gian của mình.
    Tuy nhiên cách làm việc mỗi người là khác nhau, đây là cách planning mà em nghĩ là hiệu quả với em và có thể có ích cho ai đó cũng giống như em.
    Em rất thích blog của anh vì em cũng là người thiên về sử dụng công nghệ, em rất thích tìm hiểu các app, tìm được blog của anh em mừng lắm ạ =))
    Chúc anh ngày càng thành công và giới thiệu với độc giả chúng em nhiều bài viết hơn nữa hihi

    • Tuanmonn says:

      Hello em!

      Cảm ơn em đã chia sẻ! Anh đã thử cách sắp xếp theo từng phút và đúng là không thể nào thở được, ngột ngạt lắm. Vì vậy bây giờ anh follow cách thứ hai mà anh đề cập trong bài là sẽ block một khung thời gian lớn cho một topic gì đó mình muốn làm, và trong khoảng thời gian đó thì chỉ cần làm công việc liên quan tới topic đó là được. Anh thấy cách này vừa liberating hơn mà vừa đỡ tốn thời gian schedule hơn 😀

      Cảm ơn em đã ủng hộ Many One Percents trên các mặt trận nhé! Anh sẽ cố gắng cải thiện blog và hi vọng sẽ nhận được nhiều phản hồi từ em. Have a good evening!

      • Hải Đường says:

        Ngày nào em cũng vào blog của anh hóng bài mới ấy ạ vì đúng gu của em lắm lắm luôn anh ơi, nghe cả podcast nữa í ạ =)) Em cũng muốn góp ý một chút về các bài ở blog, liệu anh có thể tạo ra một list tập hợp tất cả các bài của One Many Percent từ các topic khác nhau và sắp xếp theo từ mới nhất đến cũ nhất được không ạ? Em nghĩ như vậy để mọi người dễ update bài anh mới ra hơn ạ ^^

        • Tuanmonn says:

          Cám ơn em nhiềuu! Bây giờ subscribe newsletters rồi thì bao giờ anh có bài mới sẽ báo em ngay. Hiện nay anh mới tổng hợp lại theo dạng topic ở trang này:https://tuanmon.com/productivity/ Khi em bấm vào mỗi topic sẽ ra các bài từ mới nhất đến cũ hơn. Không biết như vậy có đúng ý em không?

  • Thoai pham says:

    Cảm ơn bài viết rất hay của bạn.

    Quan điểm của mình là thật ra Todo List không xấu, ngược lại rất tốt, vì nó giúp giải phóng đầu óc khỏi phải nhớ các việc cần làm. Còn việc Todo list có giúp tăng hiệu suất hay không thì hoàn toàn do người dùng.

    Hiệu suất không liên quan nhiều đến việc mình hoàn thành bao nhiêu việc, mà quan trọng đó là các việc nào. Làm rất ít việc nhưng toàn các việc quan trọng thì tốt hơn nhiều lần so với một loạt các việc linh tinh. Cái khó nhất là tìm ra được những việc nào thực sự quan trọng. Bản thân mình dùng phương pháp 3 MITs – giới hạn tối đa chỉ có 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày cần hoàn thành, và thấy nó rất hiệu quả.

    Timeboxing/Timeblocking cũng là phương pháp rất hiệu quả để giảm sự trì hoãn và tăng sự tập trung. Theo quy tắc Parkinson, công việc sẽ dài ra theo thời gian hiện có để thực hiện nó, nếu không giới hạn thời gian thì sẽ dễ trì hoãn/xao nhãng. Bản thân mình cũng từng timeboxing chi tiết đến từng phút nhưng thường thì những việc đột xuất chen ngang khiến các timeline mình đặt ra thường xuyên bị vỡ kế hoạch. Hiện tại mình thường chỉ đặt estimated time cần hoàn thành cho mỗi việc.

    Sau khi thử rất nhiều hệ thống về hiệu suất thì hệ thống hiệu quả nhất với mình như sau:
    – Đặt ra 3 MITs mỗi ngày (3 việc quan trọng nhất cần làm), có estimated time cho từng việc. Tốt nhất là từ đêm hôm trước.
    – Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống theo tầm quan trọng.
    – Bắt đầu từ việc quan trọng nhất, hoàn thành xong mới đến việc tiếp theo (Trừ khi có việc đột xuất buộc phải làm chen ngang).
    – Dùng phương pháp Pomodoro để tăng sự tập trung.

    Với hệ thống này thì mình vẫn hoàn thành được các việc quan trọng, đồng thời đảm bảo được sự linh hoạt, chứ không còn cảm thấy tội lỗi khi không thể theo được timeblock mình đặt ra như trước đây.

    Chia sẻ cùng bạn!

Leave a Reply