Deep Work (có thể) không dành cho bạn. Đừng buồn.

Mình sẽ bắt đầu bài viết này bằng một bức ảnh. Bạn có nhận ra điều đặc biệt?

Chưa ư? Hãy xem tiếp tấm hình này:

Nốt, này thì quá rõ rồi:

Nếu bạn chưa nhận ra, hãy quay lại và để ý đoạn đường được lát gạch, và đoạn đường mòn.

Hãy nhìn vào hướng của người đi. Họ sẽ tới đích sớm hơn nếu đi đoạn đường lát gạch, hay đoạn đường mòn?

---

Một trong những cuốn sách/thuật ngữ mình hay nghe mọi người nhắc tới nhất khi tìm hiểu về việc tối ưu năng suất là Deep Work (Cal Newport).

Chủ đề này có nhiều người quan tâm tới mức có tận mấy trăm bạn đến dự buổi conference mà mình chia sẻ về Cách mình Deep Work ở nơi công sở.

Có rất nhiều người tìm đến mình và hỏi cách để có thể vào được Deep Work, hay Flow – trạng thái siêu tập trung khiến bạn quên đi cảm giác về thời gian và không gian xung quanh. Những bạn ấy cảm thấy tệ vì đã thử mọi cách mà không:

• sắp xếp được công việc để vào Flow
• sắp xếp công việc được rồi nhưng cũng không vào được Flow

Vậy ai sai?

Anh sai? Em sai? Hay chúng ta sai?

Mình trách cuốn sách Deep Work. Cuốn sách đó sai. Vì nó làm bạn nghĩ là bạn có thể Deep Work.

Trên thực tế, Deep Work không dành cho tất cả mọi người.

Lời hứa về sự năng suất tuyệt đối

Trước hết, chúng ta cần phải hiểu: vì sao cuốn sách Deep Work (DW) lại mê hoặc đến thế? Viết DW, Cal Newport đem lại một lời hứa về sự năng suất tuyệt đối, khi mà chỉ cần dành vài tiếng đồng hồ là bạn đã tạo ra thành quả trị giá cả chục giờ làm lan man.

Chỉ cần loại bỏ hết các xao nhãng như mạng xã hội hay email, và dành đủ thời gian để “làm nóng máy”, bạn sẽ “in the zone” – sẽ “thoát xác”.

Nhưng đâu phải công việc nào cũng có thể làm vậy?

---

Mình có một đứa em, hiện đang làm quản lý ở một quỹ đầu tư mạo hiểm có tiếng ở châu Á. Công việc của hắn cần phải liên tục trả lời điện thoại, tin nhắn của CEO, CTO ở các startup, chuẩn bị thuyết trình cho sếp, đọc báo cáo tài chính, nghiên cứu thị trường, đến thăm nhà máy, xí nghiệp. Nói chung, chẳng thấy lúc nào cu cậu có thời gian nghỉ cả.

Mình lại có đứa em khác, vừa làm phát triển sản phẩm ở một startup kì lân Việt Nam, vừa làm quản lý nghệ sĩ. Đang ăn cơm cũng phải chạy ra ngoài nghe điện thoại tới lúc anh em rửa bát mới vào. Họp hành thì liên miên, vừa có thời gian nghỉ để làm công việc thường ngày thì lại hết người này tới người kia nhắn tin giục trả lời mấy thứ pending từ hôm trước.

Hai bạn này đều đến hỏi mình cách để sắp xếp mớ hỗn độn mình vừa miêu tả để có thời gian Deep Work

Nhưng hỡi ôi, làm sao có thể sắp xếp được khi bản chất của những công việc này là sự hỗn độn?

Đâu có thể bảo anh CEO của công ty A đừng gọi vì em sắp “vào Zone”. Bây giờ mà không nghe máy, anh lại đi nhậu mất thì sao?

Đâu có thể bảo nghệ sĩ lùi lịch biểu diễn chỉ vì công tác hậu cần gặp sai sót? Nghệ sĩ đổi quản lý thì sao?

Có những công việc mà thời gian chúng ta phản hồi thực sự ảnh hưởng tới kết quả. Chỉ riêng thời gian nghĩ xem nên làm gì trước, sau, đã bị lỡ mất một cái gì đó quan trọng.

Đặc biệt trong bối cảnh ở các công ty Tech, các phòng ban làm việc rất chặt chẽ với nhau, và giao tiếp (tức thời) gần như là một điều không thể thiếu. Những bạn làm trong ngành này (có mình), đôi khi bị phụ thuộc vào người khác. Không phải lúc nào cũng làm việc A trước rồi mới làm B.

Bởi vì A thì phải đợi chị X làm xong mới làm được tiếp. Chẳng nhẽ trong lúc đợi không làm B? Nhưng trong lúc làm B thì chị X lại nhắn tin hỏi A. Chẳng nhẽ để chị đợi thì A sẽ không bao giờ được hoàn thành mất.

Thế nên mặc dù mình/bạn/họ biết rằng làm mọi thứ theo thứ tự ưu tiên là quan trọng, và chúng ta cần dừng lại để đánh giá, nhưng chúng ta chấp nhận chạy tiếp.

Lúc bận và rối và hỗn độn và có quá nhiều người phụ thuộc vào mình, làm một thứ với 50% hiệu suất tại ngay thời điểm đó còn hơn là để nó bị trễ và kể cả có làm với 100% hiệu suất thì cũng chỉ mang về được vài phần trăm kết quả.

Cuốn sách DW đã không bao quát khía cạnh này.

Đi trước, lát sau

Trường đại học bang Michigan (Mỹ), thay vì vẽ ra sẵn hệ thống đi lại ở trong khuôn viên và lát gạch chúng, lại để cho học sinh và các giáo sư thích đi thế nào thì đi.

Sau khi các nhà thiết kế và kiến trúc sư nhìn thấy các con đường mòn xuất hiện do nhiều người đi qua đi lại, họ mới bắt đầu kẻ đường và lát gạch chính những con đường đó.

Làm vậy, họ vừa giúp cho học sinh/giáo sư có thể di chuyển nhanh nhất giữa các lớp học (vì thường họ sẽ tìm con đường ngắn nhất, dễ đi nhất), lại vừa tiết kiệm công sức thiết kế từ đầu, mà còn vừa tránh tình trạng xây một đằng mà mọi người lại cứ è cỏ mà dẫm một nẻo.

Con đường mòn mà các học sinh của trường Michigan lựa chọn cũng giống những con đường mòn trong 3 bức ảnh đầu bài. Chúng được hình thành một cách tự nhiên, dựa trên nhu cầu và ngữ cảnh xung quanh.

Điểm khác biệt nằm ở chỗ, trong ba bức ảnh đầu bài, con đường mòn sinh ra sau khi người ta đã lát gạch con đường chính. Còn với trường Michigan, con đường mòn là con đường chính được lát gạch.

Với mình, con đường mòn chính là “The perfect work routine”.

Một routine hoàn hảo là routine được phát triển một cách tự nhiên. Nó phù hợp với workflow của bạn nhất, và nó thay đổi dựa trên workflow của bạn.

Nếu bạn bận rộn tới mức lịch làm việc mỗi ngày một khác, thì đó chính là ngữ cảnh của bạn, và do đó routine hoàn hảo nhất sẽ trông hỗn độn không khác gì sự bận rộn trong ngày của bạn.

Đừng tìm kiếm một hệ thống cố định kiểu như Eisenhower hay Eat The Frog, cũng đừng tìm một ứng dụng all-in-one giúp bạn dọn dẹp mọi thứ. Không một nhà phát triển sản phẩm nào sẽ dại dột làm một ứng dụng phù hợp cho sự bất ổn của cuộc đời bạn, vì như vậy bạn sẽ là người sử dụng duy nhất mà thôi.

Mỗi người sẽ bận rộn một kiểu và không app nào có thể bao quát được hết các trường hợp. Tương tự, Eisenhower hay Eat The Frog được sinh ra với giả định bạn có đủ thời gian cho việc ngồi sắp xếp, và tiêu chí cho việc quan trọng nhất và việc cấp thiết nhất sẽ thay đổi dựa trên sự vận động của thị trường, dựa trên thời gian, hay đơn giản là “mood” của khách hàng.

Thay vào đó, hãy để ý “con đường mòn” mà bạn đang tạo ra để giải quyết sự hỗn độn trong cuộc sống. Và tìm cách nâng cấp nó lên. Từng thứ một.

• Bạn có quá nhiều việc và nhiều người cần hỏi, nên bạn đang dùng một cái sticky note trên màn hình để luôn kịp thời ghi chú. Những sticky note này khi dày lên sẽ rất lộn xộn, khó tìm kiếm, và còn dễ bị (bấm nhầm) mất –> Hãy nâng cấp lên thành một ứng dụng ghi chú xịn xò (đọc bài viết: Ứng dụng ghi chú nào phù hợp với bạn?)

• Bạn sử dụng email như một công cụ để “nhắc việc”, vì bạn hay trao đổi công việc với khách hàng. Nhưng email mà dùng lâu thì thế nào hòm thư cũng đầy mail rác, mail quảng cáo lẫn với mail của khách –> Hãy nâng cấp ứng dụng quản lý email, và nâng cấp kĩ năng quản lý hộp thư (đọc bài viết: Sử dụng email hiệu quả như Bill Gates và Các công cụ và phương pháp quản lý email hiệu quả)

Có thể bạn không kiểm soát đc ngày làm việc (ai mà ngờ bà khách hàng đấy tự nhiên đổi brief??) nhưng bạn kiểm soát được những gì bạn làm lúc trước và sau giờ làm. Những gì bạn làm trong lúc này sẽ ảnh hường tới cách bạn đi “con đường mòn” trong ngày.

Bạn có thể tập trung cải thiện những điều tốt bạn đang làm, hoặc bổ sung thêm nếu bạn chưa bắt đầu, trong khoảng thời gian này.

Hay mất tập trung khi làm? Tập thiền mỗi sáng giống anh Huy Nguyễn (CEO Holistics)
Hay bực bội khi nói chuyện với khách? Tập viết nhật kí giống Vũ Hoàng Long – Người Kể Chuyện (Chief of Editor ở Vietcetera)
Hay làm cho mọi người cáu, không biết thông cảm? Đọc fiction.

Không biết cách quản lý công việc? Đọc blog tuanmon.com.

Giải pháp cho context switching

Mình muốn dành phần này cho những bạn có một công việc biến hóa khôn lường, luân phiên dị hợp giống mình – Product Management.

Cụ thể, mình liên tục phải nhắn tin và họp với rất nhiều team khác nhau, về các chủ đề khác nhau. Mỗi team, mỗi chủ đề, lại là một vấn đề cần một hành lang suy nghĩ khác nhau để giải quyết. Bản thân mình vẫn có những công việc cần làm một mình, nhưng gần như rất hiếm khi có một khoảng trống tinh thần trong ngày để tập trung.

Mỗi lúc phải chuyển từ người này sang người kia, từ công việc này sang công việc kia, từ mental framework này sang mental framework kia, có một sự thay đổi về ngữ cảnh, gọi là context switching.

(Và nó không hề tốt cho năng suất chút nào)

Với những công việc kiểu như này, hãy luôn ở trong tâm thế linh động cho dễ bề xoay chuyển. Càng mong đợi một sự gọn gàng, một sự không xao nhãng, thì chúng ta càng vật lộn.

Dưới đây là một vài cách mình đã thử và thấy khá hiệu quả để giảm thiểu sự hao hụt năng suất khi context switching:

• Trước khi chuyển sang làm một việc gì khác, chỉ cần dành 30 giây để note lại chỗ mình đang làm dở (đang làm gì, với ai, thảo luận tới đâu rồi). Để lúc mình quay lại, mình chỉ cần đọc cái note ngắn đó là có thể làm tiếp ngay. Bạn có thể sử dụng phương pháp Getting Things Done kèm theo một ứng dụng todolist như Todoist hay TickTick.

• Cố gắng “chèn” thêm niềm vui vào trong công việc. Nó sẽ giúp tạo cho bạn một ngữ cảnh đủ mạnh để khi quay lại công việc cũ bạn sẽ nhớ nó đang như thế nào và có thể làm tiếp.
  Ví dụ, mình có nhờ một bạn Dev trong công ty làm việc nọ. Nhờ xong mình khen bạn đó đẹp trai vl, giống hệt tên bạn ấy (vì tên bạn ấy dịch từ Trung -> Việt có nghĩa là đẹp trai). Thế là bạn ấy cười. Từ đó mình nhớ được “Bạn đẹp trai đang làm việc X”.

• Ngủ thật đủ. Dùng trà/cafe nếu cần thiết.
  Task switching tốn rất, rất, rất nhiều năng lượng. Nếu bạn muốn trụ tới cuối ngày, đừng đánh giá thấp giấc ngủ.

Kết bài

Phương pháp làm việc tốt nhất là phương pháp được phát triển một cách tự nhiên dựa trên tính chất công việc hằng ngày của bạn, và được nâng cấp từ từ thông qua thử nghiệm và thói quen.

Đôi khi, những gì được vẽ ra (như cuốn DW) chưa chắc lại là giải pháp tốt nhất, nhanh nhất cho bạn (như con đường mòn của trường Michigan).

Lúc này, không câu nào hợp hơn câu này để kết thúc bài viết 3200 chữ:

“Hữu xạ tự nhiên hương”

Đăng ký nhận Newsletter

Many One Percents là newsletters về công nghệ và năng suất đầu tiên của Việt Nam với mục tiêu giúp các bạn trẻ cải thiện năng suất trong công việc và cuộc sống thông qua công nghệ.

Khi đăng ký Many One Percents (cùng gần 2000 bạn đọc khác), bạn sẽ nhận được:

• Đọc các bài blog sớm nhất (3-4 tuần trước khi mình publish lên mạng xã hội)
• Weekly Discovery (các khám phá công nghệ thú vị nhất tuần)
• Weekly learning (một bài học mình học được trong tuần)
• Giveaway code để sử dụng các sản phẩm công nghệ miễn phí
• Những cập nhật và dự định mới nhất về blog và podcast thuộc hệ sinh thái Many One Percents